Tag Archives: grant thornton

From Financial Audit to Good Practice Exchange

Michelle Davies has recently been working with us at the Good Practice Exchange. It’s been great to have her on board, and we’ve been learning from her about her work and vice versa. In this blog Michelle tells us about her experiences of working with us.

Michelle DaviesI’ve recently completed a Good Practice project where I helped deliver the Facing Financial Challenges Webinar (which you can watch in full on Vimeo). For those of you who don’t know me, I’m normally found working in the Mid and West Wales Financial Audit Cluster working on the exciting stuff – Local Government and Health Accounts!

So, Why I did I want to get involved?

I was both curious and ignorant as to what went on with the Good Practice Exchange Team, what do they do and how do they do it, what circles do they move in, what are their goals in our organisation? After working in Financial Audit in the West for over 10 years, I was desperate for a change of scenery. Getting out and about more, even working in the Cardiff office was a change of scenery.

I learnt loads of new skills, from different approaches to researching topics which I had little or no knowledge of at all. And as for social media, well it would be safe to say I am a little rusty around the edges; I needed to move with the times and the promise of being taught how to ‘tweet’ was appealing. Don’t you just love it when people say “it’s easy?”

I guess to work differently; sometimes you have to work with different people. Although a little daunting at first, you soon learn personalities and expectations. You can learn so much from other people, a kind of inner confidence starts to grow as you bounce ideas off colleagues and share their experiences and excitement.

What I learnt

Researching
Firstly I had to research the subject area, surfing the web, trawling through the current relevant reports, any conferences, seminars, identify potential speakers and produce a scoping document to present with my findings and identify the key themes for discussion.

Briefing
Armed with my research material, I sat and discussed my findings with Ena and Anthony Barrett to agree on a punchier title and to identify speakers that were able to discuss current, relevant good practice identified within the public sector. I learnt the importance of does the title say what it does on the tin?

I held my first speakers briefing with Guy Clifton from Grant Thornton over the telephone, explaining the webinar structure, format and timings and taking away additional housekeeping issues he had for the Good Practice Exchange Team to confirm.

Social Media, i.e. twitter schedules and live tweeting
I had a lesson in tweeting and was asked to tweet live at a few seminars, helping the Good Practice Exchange Team when they were short staffed or at a larger event where there were several workshops running at the same time. A lesson in tweeting, was as I discovered, not always going to ensure it goes smoothly on the day!

Confidence in getting it done
Ummmm, what do I do now, what do I do next, am I doing this right, all my worries and part of the learning curve. Ena would smile at me and say, what do you think, tell me what you feel, what is your gut instinct? Now go and do it!

Behaviours
The Good Practice Exchange Team use a different way of working, they need to be ambidextrous within the team. You learn to work backwards. The team know what they want to achieve, so how do they get there, their focus is on impact.

The good, the bad and the ugly

I’ll do the ugly first – helping on an external seminar specifically to tweet live, I connected to the wifi, ok, sitting at the front of the audience listening to Huw Vaughan Thomas deliver his opening speech – I’m connected but hey – no internet! No matter what I tried it just wouldn’t work! At the end of the opening speech I managed to get Dyfrig’s attention and he miraculously connected my machine, phew! To play catch up I started copying and pasting from a twitter schedule – it wouldn’t work! It took about 15 attempts and a rising temperature before I realised that there were too many characters! Ok – no stopping me now…. except every photo I took of the speakers to upload with their key messages would appear upside down! No photos then!

The bad – well actually I don’t have any bad experiences, so far they have all been good or ugly, and even the ugly one is funny now. You learn from your experiences and I have, tweeting live at the webinar last week went well – phew!

The Good – I have thoroughly enjoyed my experiences, I have learnt a new set of skills and gained an inner confidence and passion that was missing. I have been fortunate in meeting many people from all walks of life, with a range of skills and personalities, some impressive, some humbling, some inspiring, and some eager and switched on.

What I would say to anyone else who wants to get involved

Do it! – You won’t regret it and if you have any concerns and worries I can help you overcome them. The sharing of information this way is important to the future of both our organisation and public services.

O Archwilio Ariannol i Gyfnewid Arfer Da

Mae Michelle Davies wedi bod yn gweithio gyda ni yn y Gyfnewidfa Arfer Da. Rydyn ni wedi dysgu lot oddi wrthi hi ei am ei gwaith ac i’r gwrthwyneb. Yn y blog yma, mae Michelle yn dweud wrthym am ei phrofiadau o weithio gyda ni.

Michelle DaviesYn ddiweddar rwyf wedi cwblhau prosiect Arfer Da lle gwnes i helpu i gyflwyno’r Webinar Wynebu Heriau Ariannol (a gallwch wylio hwn yn llawn ar Vimeo). I’r rhai ohonoch nad ydych yn fy adnabod i, fel arfer rwy’n gweithio yng Nghlwstwr Archwilio Ariannol Canolbarth a Gorllewin Cymru yn gweithio ar y pethau cyffrous – Cyfrifon Llywodraeth Leol ac Iechyd!

Felly, pam oeddwn i’n awyddus i gymryd rhan

Roeddwn yn chwilfrydig ac yn anwybodus ynghylch yr hyn oedd yn digwydd gyda Thîm y Gyfnewidfa Arfer Da, beth maen nhw’n ei wneud a sut maen nhw yn ei wneud, pa gylchoedd y maent yn symud ynddynt, beth yw eu nodau yn ein sefydliad? Ar ôl gweithio ym maes Archwilio Ariannol yn y Gorllewin am dros 10 mlynedd, roeddwn yn ysu am newid. Roedd mynd allan mwy, a hyd yn oed gweithio yn y swyddfa yng Nghaerdydd yn newydd.

Dysgais lawer o sgiliau newydd, o wahanol ddulliau i ymchwilio i bynciau nad oedd gen i ond ychydig wybodaeth amdanyn nhw neu ddim o gwbl. Ac o ran y cyfryngau cymdeithasol, wel byddai’n saff dweud fy mod ychydig yn rhydlyd; roedd angen i mi symud gyda’r oes ac roedd yr addewid o gael fy nysgu sut i ‘drydar’ yn apelio. Onid ydych chi jyst wrth eich bodd pan fydd pobl yn dweud “mae’n hawdd?”

I weithio’n wahanol weithiau mae’n rhaid i chi weithio gyda phobl wahanol. Er ei fod ychydig yn frawychus ar y dechrau, byddwch yn dysgu’n fuan am bersonoliaethau a disgwyliadau. Gallwch ddysgu cymaint oddi wrth bobl eraill, mae rhyw fath o hyder mewnol yn dechrau tyfu wrth i chi drafod syniadau gyda chydweithwyr a rhannu eu profiadau a’u cyffro.

Yr hyn a ddysgais i

Ymchwilio
Yn gyntaf roedd rhaid i mi ymchwilio i’r pwnc, drwy syrffio’r we, darllen drwy’r adroddiadau cyfredol perthnasol, unrhyw gynadleddau, seminarau, nodi siaradwyr posibl a chynhyrchu dogfen gwmpasu i’w chyflwyno gyda fy nghanfyddiadau a nodi’r themâu allweddol i’w trafod.

Briffio
Gyda fy neunydd ymchwil, eisteddais a thrafodais fy nghanfyddiadau gydag Ena ac Anthony Barrett i gytuno ar deitl mwy siarp ac i ddynodi siaradwyr a oedd yn gallu trafod arfer da cyfredol, perthnasol a nodwyd o fewn y sector cyhoeddus. Dysgais pa mor bwysig yw ystyried a yw’r teitl yn dweud yr hyn y mae’n ei wneud ar y tun?

Cynhaliais fy sesiwn briffio gyntaf gyda Guy Clifton o Grant Thornton dros y ffôn. Esboniais strwythur, fformat ac amseroedd y webinar gan gymryd oddi arno faterion cadw tŷ ychwanegol i’r tîm GPX eu cadarnhau.

Cyfryngau Cymdeithasol, h.y. amserlenni trydar a thrydar byw
Cefais wers mewn trydar a gofynnwyd i mi drydar yn fyw mewn ychydig o seminarau, gan helpu’r tîm GPX pan oeddent yn brin o staff neu mewn digwyddiad mwy lle roedd nifer o weithdai yn cael eu cynnal yr un pryd. Ond doedd gwers mewn trydar, fe wnes i ddarganfod, ddim bob amser yn mynd i sicrhau fod pethau’n mynd yn esmwyth ar y diwrnod!

Hyder i wneud y gwaith
Ymmmm, beth ddylwn i ei wneud nawr, beth ddylwn i ei wneud nesaf, ydw i’n gwneud hyn yn iawn, fy holl bryderon a rhan o’r gromlin ddysgu. Byddai Ena yn gwenu arnaf ac yn dweud, be’ wyt ti’n feddwl, dyweda wrtha i be’ wyt ti’n deimlo, be’ fyddai dy ddewis greddfol? Nawr ewch a gwnewch e’!

Ymddygiadau
Mae’r tîm GPX yn defnyddio ffordd wahanol o weithio, mae angen iddynt fod yn gallu amrywiaeth fawr o bethau o fewn y tîm. Byddwch yn dysgu gweithio tuag yn ôl. Mae’r tîm yn gwybod yr hyn y maen nhw am ei gyflawni, felly sut maen nhw yn cyrraedd yno, mae eu ffocws ar effaith.

Y da, y drwg a’r hyll

Fe wna’ i’r hyll yn gyntaf – wrth helpu ar seminar allanol yn benodol i drydar yn fyw, fe gysylltais â’r WiFi, iawn. Eisteddais ym mlaen y gynulleidfa yn gwrando ar Huw Vaughan Thomas yn cyflwyno ei araith agoriadol – rydw i wedi fy nghysylltu, ond hei – dim gwe! Beth bynnag roeddwn i yn ei drio doedd o jyst ddim yn gweithio! Ar ddiwedd yr araith agoriadol llwyddais i dynnu sylw Dyfrig, ac yn wyrthiol fe gysylltodd fy mheiriant, yn lwcus iawn! I ddal i fyny fe ddechreuais gopïo a gludo o amserlen trydar – ond wnâi e ddim gweithio! Cymerodd tua 15 o ymdrechion gyda’r tymheredd yn codi cyn i mi sylweddoli fod yna ormod o nodau! Iawn – doedd yna ddim stopio arna’ i nawr … ond byddai pob llun a gymerwn o’r siaradwyr i’w lanlwytho gyda’u negeseuon allweddol yn ymddangos wyneb i waered! Dim lluniau felly!

Y drwg – wel mewn gwirionedd does gen i ddim unrhyw brofiadau gwael, hyd yn hyn maent i gyd wedi bod yn dda neu’n hyll, ac mae hyd yn oed y profiad hyll yn ddoniol nawr. Rydych yn dysgu o’ch profiadau ac rydw i wedi gwneud hynny, ac fe aeth y trydar byw yn y webinar yr wythnos ddiwethaf yn iawn – diolch byth!

Y da – Rydw i wedi mwynhau fy mhrofiadau yn fawr iawn, rwyf wedi dysgu set newydd o sgiliau ac ennill hyder mewnol ac angerdd nad oedd yno o’r blaen. Rwyf wedi bod yn ffodus i gyfarfod llawer o bobl o bob lliw a llun, gydag amrywiaeth o sgiliau a phersonoliaethau, rhai ohonynt yn drawiadol, rhai yn gwneud i chi deimlo’n ostyngedig, rhai yn ysbrydoledig, a rhai yn awyddus ac yn gwybod beth maen nhw’n ei wneud.

Yr hyn y byddwn yn ei ddweud wrth unrhyw un arall sydd am gymryd rhan

Ewch ati! – Wnewch chi ddim difaru ac os oes gennych unrhyw bryderon galla’ i’ch helpu i’w goresgyn. Mae rhannu gwybodaeth fel hyn yn bwysig i ddyfodol ein sefydliad a’n gwasanaethau cyhoeddus.

Have you got the right people on your board?

Governance

It’s been a busy couple of months for us here at the Good Practice Exchange. Far from winding down to the festive period, we’ve run events looking at issues for trustees and in governance. We’re now in the process of collating all the outputs together and making sure we get them sent out to attendees and shared through social media.

As a team we try and ensure that our events reach as many different sectors as possible, as we believe that there’s a lot that we can learn from each other. It’s a point that the Auditor General for Wales made in the opening session at the Trustees seminar – that governance issues aren’t confined to either big or small public service organisations.

Governance

It was fascinating to see common issues crop up at both the Trustees event, where the audience was predominantly from charity and community groups, and the Governance event, where people were mainly board members and staff from the public sector.

At the governance events I facilitated Grant Thornton’s session on ‘Approaches to governance from further afield’. In the discussion following the presentation we heard from delegates on issues of ensuring that the right people are on the board.

There are lots of resources on our Trustees Pinterest Board that relate to this. In 2013 Norma Jarboe’s presentation on Balanced Boards dealt with the topic head-on, and following up from that event we recorded a short podcast with Ray Singh from Velindre NHS Trust discussing their skills based boards.

At this year’s event Anna Bezodis from Wales Council for Voluntary Action and Alex Swallow of Young Charity Trustees ran a workshop specifically on having the right people on your board and succession planning.  There are some great points in the presentation on thinking about the skills available on your board. Vicky Holberry of Association of Voluntary Organisations in Wrexham helpfully shared a training-needs-analysis, which can be used by organisations to identify skills gaps.

As ever, we can accomplish a lot by sharing and working together. We always share the delegate list with everyone who attended the seminar with a list of ideas people are sharing and things they’d like to learn. Hopefully the cross-organisational and cross-sector learning will continue, and we will of course share any good practice that we unearth along the way.

Dyfrig

Oes ganddo’ch y bobl iawn ar eich bwrdd?

GovernanceRydyn ni wedi cael cwpl o fisoedd prysur yn nhîm y Gyfnewidfa Arfer Da. Dydyn ni ddim wedi cael y cyfle i ymlacio wrth i Nadolig agosáu, gan fod ni wedi cynnal digwyddiadau ar faterion i ymddiriedolwyr ac ar lywodraethu. Rydyn ni nawr yn casglu’r holl allbynnau at ei gilydd ac yn gwneud yn siŵr ein bod ni’n eu hanfon at fynychwyr a’u rhannu drwy gyfryngau cymdeithasol.

Fel tîm rydyn ni’n ceisio sicrhau bod ein digwyddiadau yn cyrraedd cymaint o wahanol sectorau â phosib, gan ein bod ni’n credu bod yna lot y gall pobl dysgu o’i gilydd. Fe wnaeth yr Archwilydd Cyffredinol pwyntio allan yn sesiwn agoriadol y seminar i Ymddiriedolwyr bod materion llywodraethu ddim yn cael eu cyfyngu i fudiadau mawr neu fach.

GovernanceRoedd e’n ddiddorol iawn i weld materion cyffredin yn cael eu codi yn y seminar Ymddiriedolwyr, lle’r oedd pobl yn bennaf o grwpiau elusennol a chymunedol, a’r digwyddiad Llywodraethu, lle’r oedd y rhan fwyaf o bobl yn aelodau bwrdd neu staff o’r sector cyhoeddus.

Fe wnes i hwyluso sesiwn Grant Thornton ar ‘Ymagweddau at lywodraethu o bell‘ yn y digwyddiad ar lywodraethu. Yn y drafodaeth ar ôl y cyflwyniad clywsom o gwpl o bobl ynglŷn â sicrhau bod ganddynt y bobl gywir ar y bwrdd.

Mae yna lot o adnoddau ar ein Bwrdd Pinterest i Ymddiriedolwyr sy’n ymwneud â hyn. Yn 2013 fe wnaeth Norma Jarboe cyflwyniad ar Fyrddau Cytbwys, ac yn dilyn y gweithdy hynny fe wnaethon ni recordio podlediad byr gyda Ray Singh o Ymddiriedolaeth GIG Felindre, a wnaeth trafod byrddau sy’n seiliedig ar eu sgiliau.

Yn nigwyddiad eleni, fe wnaeth Anna Bezodis o Gyngor Gweithredu Gwirfoddol Cymru ac Alex Swallow o Ymddiriedolwyr Elusennau Ifanc cynnal gweithdy ar gael y bobl iawn ar eich bwrdd a chynllunio olyniaeth. Mae yna bwyntiau grêt yn y cyflwyniad am nodi’r sgiliau sydd ar gael ar eich bwrdd. Rhannodd Vicky Holberry o Gymdeithas Mudiadau Gwirfoddol Wrecsam templed defnyddiol ar gyfer archwiliad sgiliau, sy’n gallu cael ei ddefnyddio i nodi bylchau sgiliau eich bwrdd.

Y neges glir yw gallwn gyflawni lot trwy rannu a chydweithio. Rydyn ni’n rhannu’r rhestr o gynrychiolwyr gyda phawb a fynychodd y seminar fel bod pobl yn gallu rhannu arfer da a phynciau ble hoffan nhw ddysgu mwy. Gobeithio bydd y dysgu trawsfudiad a thraws-sector yn parhau, ac wrth gwrs fe wnawn ni rhannu unrhyw arfer da sy’n amlygu ei hun ar hyd y ffordd.

Dyfrig

Hongian mas gyda Chynulliad Cenedlaethol Cymru

Craffu

Ers cynhadledd craffu llynedd, rydyn ni wedi bod yn cadw llygad ar beth sy’n digwydd ym maes craffu. Ym mis Rhagfyr rydyn ni’n cynnal seminar gyda’r Ganolfan Craffu Gyhoeddus a Grant Thornton ar lywodraethu da, felly mae fe wedi bod yn bwysig i ni gadw fyny gyda beth sy’n mynd ymlaen.

Mae sgyrsiau #scrusm ar Twitter wedi rhoi’r cyfle i ni glywed o fudiadau gwasanaethau cyhoeddus am beth maen nhw’n wneud. Un o’r dulliau sydd wedi cynhyrfu ni’r fwyaf yw defnydd Cynulliad Cenedlaethol Cymru o Google Hangouts.

National Assembly for Wales Google Hangout

Lluniau Google Hangout Cynulliad Cenedlaethol Cymru ar Flickr http://bit.ly/1wd3dwU

Wrth i gyfryngau cymdeithasol ddod yn fwy poblogaidd, mae gwasanaethau cyhoeddus wedi dechrau defnyddio nhw i ymgysylltu â’u cymunedau. Gan fod y defnydd o gyfryngau cymdeithasol yn rhad ac am ddim, mae yna gamsyniad bod y defnydd effeithiol ohonynt yn lot haws a chepach na dulliau traddodiadol. Ond dyw bod ar-lein yn ei hun, ac anfon neges bob nawr ac yn y man, ddim yn ddigon – rhaid i ni alluogi pobl i gymryd rhan.

A dyna pam rydw i wedi fy nghynhyrfu am ddefnydd Cynulliad Cenedlaethol Cymru o Google Hangouts. Roeddwn i fach yn amheus i ddechrau. Mae Google Plus wedi bod yn ddefnyddiol iawn i mi o ran gwaith (er enghraifft mae cymuned LocalGov Digital yn llawn syniadau digidol diddorol), ond sa i’n gallu dweud bod lot o bobl eraill ar y platfform.

Felly dyw Google Plus ddim cweit yn ticio’r blwch o ran mynd i bobl. Ond dyma le mae galluogi pobl i gymryd rhan yn dod mewn. Yn hytrach nag aros i bobl ddod iddyn nhw, fe wnaethon nhw weithio gyda phobl i’w helpu nhw i ddefnyddio’r dechnoleg fel bod nhw’n gallu cymryd rhan.

O ran y Hangout ar Addysg Uwch, roedd hyn yn golygu bod myfyrwyr o Gymru yn Lloegr neu’r Alban yn cael y cyfle i ddweud eu dweud am gyllid. Os doedden nhw ddim yn defnyddio Hangouts neu doedd dim cyfrif Google Plus ganddynt, roedd staff yn gweithio gyda nhw i ddod yn gyfarwydd â’r dechnoleg. Mae hyn yn wrthgyferbyniad llwyr â sut mae rhai cyrff yn anfon allan ychydig o drydar neu ddiweddariadau Facebook ac yn disgwyl i bobl dod atynt.

Mae hwn yn lot o waith, ond mae’r wybodaeth mae’r Cynulliad yn derbyn o’r Hangout yn lot fwy cyfoethog achos hynny. Gallwch glywed Jocelyn Davies AC a Julie Morgan AC yn trafod beth maen nhw wedi dysgu o’r Hangout yn y Audioboom uchod.

Mae fe hefyd yn werth gwylio’r fideo yma o Rhun Ap Iorwerth AC a Julie James AC yn siarad am ddefnyddio Hangouts i ymgysylltu ynghylch sgiliau STEM, a sut roedd cyfranogwyr yn fwy onest ac yn rhoi adborth mwy uniongyrchol nag mewn sesiwn tystiolaeth.

Beth sydd wedi dod i’r amlwg yw bod cyfranogiad cyhoeddus ar-lein da yn cymryd yr un faint o ymdrech ag ymgysylltu all-lein, ac os ydyn ni’n rhoi ymdrech mewn i wneud e’n dda, gallai gwella ansawdd ein gwaith.

Dyfrig