Tag Archives: dvla

Sut mae meddylfryd digidol yn ymwneud â Deddf Llesiant Cenedlaethau’r Dyfodol?

Mae Deddf Llesiant Cenedlaethau’r Dyfodol yn galw am newid sylweddol yn y ffordd rydyn ni’n cynllunio a darparu gwasanaethau, ac mae technoleg wedi newid yr amgylchedd cymdeithasol sylfaenol rydyn ni’n gweithio ynddo. Yn y blogbost yma, mae Dyfrig Williams yn edrych ar sut all y ddeddf cefnogi meddylfryd digidol strategol ar gyfer gwasanaethau cyhoeddus.

Mae Deddf Llesiant Cenedlaethau’r Dyfodol yn ddeddfwriaeth uchelgeisiol sy’n mynnu bod ein gwasanaethau cyhoeddus yn cael eu darparu mewn ffordd wahanol iawn i modd y gorffennol. Mae’r Ddeddf wedi bod yn thema o’n gwaith ni dros y ddwy flynedd ddiwethaf (gwaith sydd wedi yn amrywio o barciau cyhoeddus i archwilio mewnol), ac mae’n parhau i fod yn thema ar gyfer ein seminar ar Ailgynllunio gwasanaethau cyhoeddus: Pwysigrwydd strategol llwyfannau digidol.

Mae diddordeb da fi mewn beth mae meddylfryd digidol yn golygu i wasanaethau cyhoeddus ers i mi redeg cyrsiau e-gyfranogaeth Cyfranogaeth Cymru yn fy swydd ddiwethaf, achos roeddwn i’n edrych ar sut all technoleg helpu’r cyhoedd i ddweud eu dweud ac i dargedu adnoddau’n effeithiol.

Cyn i mi ddechrau’r blog ‘ma yn go iawn, rhaid i mi fod yn glir am beth rwy’n golygu pan rwy’n sôn am feddylfryd digidol, sy’n blogbost yn ei hun. Yn ffodus, mae Stephen Foreshew-Cain wedi gwneud hyn yn barod, sy’n cynnwys y trydar yma gan Tom Loosemore:

Hefyd, mae Carl Haggerty (sy’n cynnal gweithdy yn ein digwyddiad gyda’r Cynghorydd Barry Parsons ar gynnwys aelodau etholedig mewn dull digidol) wedi ysgrifennu blogpost gwych lle mae’n edrych ar arweinyddiaeth a symud i ffwrdd o “awtomeiddio prosesau sydd wedi cael ei etifeddu ac sy’n deillio o hen ffyrdd o wneud pethau”.

Felly yn union fel Deddf Llesiant Cenedlaethau’r Dyfodol, mae meddylfryd digidol yn gofyn am ffordd newydd o feddwl i’r un sydd wedi bod wrth wraidd gwasanaethau cyhoeddus yn draddodiadol. Mae gan lot o sefydliadau meddylfryd patriarchaidd – ymdeimlad mai “ni fel darparwyr sy’n gwybod orau” ac y dylai’r cyhoedd derbyn ein gwasanaethau a bod yn ddiolchgar amdanynt. Pan weithiais i â Phanel Dinasyddion ar gyfer Gwasanaethau Cymdeithasol yng Nghymru, clywais sawl stori dorcalonnus a wnaeth pwysleisio nad yw’r meddylfryd yma yn addas ar gyfer gwasanaethau effeithiol.

Anghenion defnyddwyr

Y ffocws ar “anghenion defnyddwyr” a wnaeth rili dechrau fy niddordeb i mewn meddylfryd digidol. I fod yn onest, dydw i ddim yn ffan fawr o’r dywediad, ond rydw i yn bendant yn gefnogwr o’r gwasanaethau gwell y mae’r meddylfryd wedi ysbrydoli. Os ydych chi wedi adnewyddu eich treth car gyda’r DVLA yn ddiweddar, byddwch yn ymwybodol o sut mae proses anodd wedi trawsnewid yn gyfan gwbl i fod yn wasanaeth symlach sy’n bodloni’r person sy’n ei ddefnyddio.

Serch hyn, mae terminoleg sy’n seiliedig ar ddiffyg dal yn fy mhoeni i. Mae’n israddio pobl, staff a chymunedau sy’n allweddol ar gyfer gwasanaethau effeithiol fel “defnyddwyr”, ac mae’r term “angen” yn awgrymu mai gwasanaethau cyhoeddus sydd a’r pŵer. Mae gwasanaethau cyhoeddus yn dibynnu yn fwy ac yn fwy ar bobl a chymunedau i ddarparu agweddau o wasanaethau, sy’n dangos bod rhaid i ni ystyried os mae’r model yma’n cyd-fynd gydag ymagwedd sy’n seiliedig ar asedau pobl a beth allan nhw wneud. Mae’n werth edrych ar y fideo yma o Cormac Russell yn esbonio’r Ymagwedd Datblygu Gymunedol sy’n Seiliedig ar Asedau a meddwl amdano rydyn ni’n gweithredu.

Ceir enghreifftiau lle mae gwasanaethau cyhoeddus yn meddwl amdano sut maen nhw’n addasu i’r rôl hon. Clywais yn LocalGovCamp am sut mae Cyngor Sir Dyfnaint yn cwestiynu rôl llywodraeth leol, a hefyd cefais sgwrs Dadfentora gwych gyda Kelly Doonan ar eu meddylfryd o alluogi gwasanaethau cyhoeddus gwell.

Felly sut mae Deddf Llesiant Cenedlaethau’r Dyfodol yn ymwneud â hyn?

Mae rhai adnoddau gwych mas ‘na ar feddylfryd digidol a darpariaeth gwasanaethau cyhoeddus, gan gynnwys Egwyddorion Dylunio Gwasanaethau Digidol Llywodraeth y DU. Mae fe wedi fy nharo i fod rhaid pwysleisio nad yw Digidol a Deddf Llesiant Cenedlaethau’r Dyfodol yn cystadlu yn erbyn ei gilydd, ond eu bod nhw’n gweithio’n dda iawn ar y cyd. Dyma sut mae’r pum ffordd o weithio o fewn y ddeddf yn cyd-fynd â meddylfryd digidol:

  • Integreiddio a chydweithredu
    Sut all defnydd digidol helpu gwasanaethau i weithio gyda’i gilydd? Oes rhaid i ni gyd defnyddio systemau cwbl wahanol? Gallwn ni adeiladu ar yr egwyddor o weithio’n agored a rhannu gwybodaeth?
  • Dulliau ataliol a thymor hir
    Mae hyn yn cyd-fynd â’r egwyddor o wneud llai – “Os ydyn ni’n dod o hyd i ffordd o wneud rhywbeth sy’n gweithio, dylai ni sicrhau ein bod ni’n ailddefnyddio a rhannu yn hytrach na ailddyfeisio’r olwyn bob tro. Mae hyn yn golygu adeiladu llwyfannau a chofrestrau gall eraill adeiladu arno, darparu adnoddau (fel APIs) bod eraill yn gallu defnyddio, a’i chysylltu i waith eraill. Dylem ganolbwyntio ar y craidd anostyngadwy”
  • Cynhwysiad
    Dyma’r ffocws ar y defnyddiwr rydw i wedi trafod yn y blogbost yma. Gall gwasanaethau ffocysu ar y person heb eu cynnwys?

Mae hyn i gyd yn golygu bod rhaid i ni symud y tu hwnt i fodelau cyfredol o feddwl i ystyried y cyfleoedd y gall gwasanaethau digidol a’r ddeddf caniatáu, ac rydyn ni’n gobeithio y gall y digwyddiad yma helpu mynychwyr i wneud hynny. Hoffwn ni cael eich mewnbwn naill ai’n uniongyrchol yn y digwyddiad neu drwy #WAOdigital. Achos trwy ddod â’n gwybodaeth at ein gilydd a rhannu ein dulliau gweithredu digidol, gallwn ni sicrhau ein bod ni’n darparu gwasanaethau sy’n addas i’w diben yn yr unfed ganrif ar hugain.

Y Swyddfa Ystadegau Gwladol: Defnyddio ystadegau ar gyfer Gwelliant Parhaus

Sut mae’r Swyddfa Ystadegau Gwladol yn mynd ati i wella’n barhaus? Aeth Dyfrig Williams ar ymweliad â’r Gymuned Gwelliant Parhaus Cymru Gyfan i ffeindio allan mwy.

Logo Swyddfa Ystadegau Gwladol

Cwpl o wythnosau yn ôl fe wnes i fynd i Gasnewydd i ddysgu am ddull Gwelliant Parhaus y Swyddfa Ystadegau Gwladol, a wnaeth ennill Gwobr Lean Six Sigma y Sefydliad Ansawdd Prydeinig yn 2014.

Beth yw Lean Six Sigma?

Mae Six Sigma yn set o dechnegau a dulliau sy’n cael eu defnyddio i wella prosesau trwy nodi a chael gwared ar gamgymeriadau er mwyn cael canlyniadau mwy cyson. Mae’n gwneud hyn yn bennaf trwy ddefnyddio data ac ystadegau. Mae gwelliant y sefydliad yn cael ei chefnogi gan bobl o’i fewn sy’n arbenigwyr ynddo.

Fel rhan o’n cyflwyniad i Six Sigma, dangoswyd y cylch gwella DMAIC i ni. Mae’n ddull defnyddiol o ymdrin â phroblemau mewn ffordd systematig. Mae DMAIC yn sefyll am:

Define (diffinio): Beth sydd angen gwella?
Measure (mesur): Beth yw’r llinellau sylfaen i fesur gwelliant yn erbyn?
Analyse (dadansoddi): Beth mae’r data yn dweud yw’r broblem a beth yw’r effaith?
Improve (gwella): Dod o hyd i’r ateb a’i roi ar waith.
Control (rheoli): Monitro’r broses a chywiro unrhyw wyriadau o’r targed.

Llun DMAIC

Cafodd Lean ei datblygu i leihau’r gwastraff sy’n dod o’r llif o ddeunyddiau a gwybodaeth mewn proses. Mae gan y ddau syniad lot mewn cyffredin, felly maen nhw wedi cael ei roi at ei gilydd i greu Lean Six Sigma.

Dechrau’r gwaith

Gan fod Lean Six Sigma yn ddull sy’n seiliedig ar ystadegau, mae’n cyd-fynd yn dda â gwaith a diwylliant y Swyddfa Ystadegau Gwladol. Dechreuodd y peilot yn 2011, cyn cael ei roi ar waith gyda gweddill y mudiad.

Mae lot o’r gwaith wedi cymryd lle yn yr Is-adran Data Busnes, gan mai dyma’r rhan fwyaf o’r sefydliad. Gan fod lot o arferion cyffredin o fewn yr adran, gall newidiadau bach arwain at ganlyniadau mawr.

Mae’n fusnes pobl

Mae’r tîm Gwelliant Parhaus yn dîm bach o dri, sy’n cefnogi gwaith Gwelliant Parhaus y sefydliad. Clywsom fod safle’r tîm yn y sefydliad yn bwysig iawn – dydyn nhw ddim yn rhan o’r adrannau Cyllid nag Adnoddau Dynol, felly dydyn nhw ddim yn cael ei gweld fel ffordd o dorri costau. Maen nhw’n cael ei weld fel adran sy’n sicrhau effeithlonrwydd, felly dyw newidiadau mewn strwythur y staff sydd o ganlyniad i waith Gwelliant Parhaus ddim yn cael ei gysylltu â dileu swyddi.

Dechreuodd y tîm gweithio gyda chwe hyrwyddwr Gwelliant Parhaus, ond erbyn hyn mae’r hyrwyddwyr yn cwmpasu’r sefydliad i gyd. Maen nhw wedi hyfforddi staff ehangach er mwyn codi ymwybyddiaeth o’r dull gweithredu. Dechreuodd hyn siwd cymaint o frwdfrydedd bod pobl eisiau rhedeg eu prosiectau eu hunain – problem neis i’w gael!

Mae’r tîm wedi cynnal gweithdai gydag uwch arweinwyr er mwyn galluogi iddynt ddeall a chefnogi’r gwaith Gwelliant Parhaus, ac maen nhw hefyd wedi gweithio gyda staff ehangach ar fabwysiadu diwylliant gwella ansawdd. Roedd rhaid i’r tîm dangos i unigolion, timau a’r is-adran y manteision o weithio mewn ffordd wahanol. Trwy ddefnyddio’r dull 5 Whys, roedden nhw’n gallu ffocysu ar wreiddiau’r gwrthwynebiad a symud ymlaen.

Mae’r Is-adran Datblygu Busnes yn dathlu llwyddiant staff drwy eu gwobrau BuDDI, sy’n codi ymwybyddiaeth o’r pethau da mae pobl yn gwneud. Mae’r gwobrau wedi bod yn llwyddiant mawr, felly mae rhannau eraill o’r corff nawr yn gwneud yr un peth.

Llif gwaith

Dysgon ni sut mae’r Is-adran Datblygu Busnes yn gwneud y gorau o’i capasiti. Maen nhw wedi newid ei amserlenni gwaith ar arolygon fel bod nhw’n gallu gwneud y defnydd gorau o’r staff sydd ar gael. Dyma’r dull Heijunka, sydd yn ymwneud â gweithio ar gyfradd gyson a lleihau gwastraff. I roi Heijunka ar waith, mae gan yr is-adran lot o bobl sy’n gweithio ar ei arolygon i ddechrau, ac ychydig o bobl sy’n gweithio i orffen y gwaith ar y diwedd.

Ble mae’r Gymuned Gwelliant Parhaus Cymru Gyfan yn mynd nesaf?

Mae ymweliad nesaf y Gymuned Gwelliant Parhaus Cymru Gyfan yn y DVLA, sy’n cynnwys ymweliad i’w Labordy UX. Sa i’n gallu dweud fy mod i’n hapus bod fi ddim yn gallu mynd, ond os yw’r ymweliadau dysgu yma yn swnio’n dda i chi, mae’n werth dod yn aelod o’r Gymuned Gwelliant Parhaus Cymru Gyfan. Weithiau yn y Gyfnewidfa Arfer Da, mae pobl yn dweud wrthym fod “arfer da yn deithiwr gwael” (ond mae’n werth darllen blog Chris Bolton ar pam nad yw hynny wastad yn wir). Mae ymweliadau fel hyn yn dangos bod yna siwd gymaint gallwn ddysgu o’n gilydd os ydyn ni’n barod i rannu ein ffordd o feddwl a dulliau gweithredu.

Office for National Statistics: Using stats for Continuous Improvement

How do the Office for National Statistics approach Continuous Improvement? Dyfrig Williams went on a visit with the All Wales Continuous Improvement Community to find out.

Office for National Statistics Logo

A couple of weeks ago I made my way to Newport to learn about the Office for National Statistics’ Continuous Improvement work, which won the British Quality Foundation Lean Six Sigma Award in 2014.

What is Lean Six Sigma?

Six Sigma is a set of techniques and tools for improving processes by identifying and removing the causes of errors and making results more consistent, mainly by using data and stats. The organisation’s improvement is supported by people within it who are experts in the approach.

As part of Six Sigma, we were introduced to the DMAIC improvement cycle, which is a really useful method of approaching problems in a systematic way. DMAIC stands for:

Define: What needs improving?
Measure: What are the baselines you can measure improvement against?
Analyse: What does the data say the problem is and what is its effect?
Improve: Find a solution and put it into practice.
Control: Monitor the process and correct any deviations from your target.

DMAIC ImageLean is a set of tools that were developed to reduce the waste that comes with the flow of materials and information in a process. Because both ideas have a lot in common, they’ve been brought together to create Lean Six Sigma.

Starting out

As Lean Six Sigma is a stats based approach it’s a good fit with the Office for National Statistics’ work and culture. They first piloted the method in 2011 before moving it out to other parts of the organisation.

Much of the work that has taken place is in the Business Data Division, as this is the largest part of the organisation. As there are a lot of common practices within the division, small changes can bring big results.

It’s a people business

The Continuous Improvement team is a small team of three, which supports the rest of the organisation’s Continuous Improvement work. We heard that where the team sits is really important – they’re not based in Finance like in some organisations, so they’re not seen as a vehicle to cut costs. Instead they’re seen as delivering efficiency, which means that changes in staff structure that result from Continuous Improvement work hasn’t seen been linked to redundancy.

The team initially worked with six Continuous Improvement champions, but now the champions cover the whole of the organisation. They trained wider staff to raise awareness of the approach, which garnered so much enthusiasm that people wanted to run their own projects – a nice problem to have!

The team has run workshops with senior leaders so that they can support and understand the Continuous Improvement work, and they have also worked with wider staff on adopting a quality improvement culture. The team had to demonstrate the benefits of working differently to individuals, teams and the division as a whole. By using the 5 Whys tool, they could examine the resistance to change and move forward.

The Business Development Division celebrates staff success through their BuDDI awards, which raise awareness of the good things that people are doing. This has been so successful that other parts of organisation have taken the concept on.

Work flow

We learnt how the Business Development Division is making the most of its capacity. It’s changed the way that it schedules who’s working on its surveys, so that it makes the best use of the staff available. This is the Heijunka approach, which is all about working at a constant rate and reducing waste. To put Heijunka into practice, the division often has lots of people working on its surveys to begin with, and a few people working to clean up and finish off the work at the end.

Where is the All Wales Continuous Improvement Community going next?

The next scheduled All Wales Continuous Improvement Community visit is to the DVLA, which includes a visit to their UX Lab. I’m gutted that I can’t make as it, but if these learning visits sound like your cup of tea, it’s well worth becoming a member of the All Wales Continuous Improvement Community. At the Good Practice Exchange, we sometimes hear the line that “good practice is a bad traveller” (though it’s worth reading Chris Bolton’s blog on why that’s not necessarily the case). Visits like this show that there’s so much we can learn from each other if we’re willing to share our thinking and approaches.

Agile programme and project management

Leading Programmes and Projects / Arwain Rhaglenni a Phrosiectau

As someone who has never been anywhere near a project management job, there was a lot for me to learn at our recent Leading Programmes and Projects Shared Learning Seminar.

Lately, I’ve seen the word ‘agile’ bandied around like nobody’s business. Many of the GovCamp Cymru discussions were about how Gov.UK had changed the way that people interact with public services, with the tax disk and DVLA in particular getting lots of praise. Having followed the development of Gov.UK as it’s looked to simplify online access to public services, I was interested to learn more about its Agile approach.

Fortunately for me, I facilitated James Scrimshire from AdaptAgility’s workshop on Servant Leadership and Agile project and programme management. I’d already read about some of James’ workshops on Chris Bolton’s blog, so I was looking forward to it. Unfortunately there wasn’t a game of Battleships this time, but the workshop was a great guide to Servant Leadership.

I was confronted with lots of new terms at the workshop, but what struck me was that these were developments of ideas that some public service projects are already considering as new ways of delivering public service projects. At the Good Practice Team, we clearly recognise there isn’t a one size fits all fits approach. But given how empowering this method is, it’s certainly worth a look.

What I particularly liked about Servant Leadership is the power dynamic, as it puts the needs of others first and helps people develop and perform. It’s at odds with the traditional role of the Manager, where they keep the power to themselves. Listening to James discuss the concept, it struck me how closely this is linked to good staff engagement. It builds on motivating staff and ensuring that their voices are heard.

James Scrimshire of/o AdaptAgility

James Scrimshire of AdaptAgility

The Scrum Master’s role is to remove barriers so that the team can deliver the project aims. Although Richard Wilson’s presentation wasn’t on Agile, I could draw direct links between his points on the need for managers to empower the workforce and the Agile philosophy.

In case you’re thinking that Agile is strictly for digital projects, this blog by the Ministry of Justice gives plenty of food for thought. This post offers lots of scope for putting it into practice, from organisational change to recruitment.

Having had no direct experience of leadership myself, this session helped redefine my understanding of good leadership. Strong leadership isn’t about power and control; it’s about enabling staff to improve their programmes and their projects.

Dyfrig

Rheoli rhaglenni a phrosiectau ystwyth

Leading Programmes and Projects / Arwain Rhaglenni a Phrosiectau

Fel rhywun syth byth wedi bod unrhyw le’n agos i reoli prosiect, roedd lot i mi ddysgu o’n seminar dysgu a rennir ar Arwain Rhaglenni a Phrosiectau.

Yn ddiweddar, rydw i wedi gweld y gair ‘ystwyth’ bron ym mhobman. Roedd lot o’r trafodaethau yn GovCamp Cymru ynglŷn â sut mae Gov.UK wedi newid y ffordd mae pobl yn rhyngweithio â gwasanaethau cyhoeddus, gyda’r ddisg treth a’r DVLA yn benodol yn cael lot o ganmoliaeth. Gan fy mod i wedi dilyn datblygiad Gov.UK a’i bwriad o symleiddio sut mae pobl yn defnyddio gwasanaethau cyhoeddus ar-lein, roedd gen i diddordeb i ddysgu mwy am y dull Ystwyth a gafodd ei ddefnyddio.

Yn ffodus i mi, fe wnes i hwyluso gweithdy James Scrimshire o AdaptAgility ar Arweinyddiaeth Gwas a rheoli rhaglen a phrosiect Ystwyth. Roeddwn i wedi darllen am rai o weithdai James ar blog Chris Bolton, felly roeddwn i’n edrych ymlaen atynt. Yn anffodus doedd dim gêm o Battleships y tro ‘ma, ond roedd y gweithdy’n llawn gwybodaeth ddefnyddiol ar Arweinyddiaeth Gwas.

Roedd yna lot o dermau newydd yn y gweithdy, ond beth wnaeth taro fi oedd bod rhain yn ddatblygiadau o syniadau sydd eisoes yn cael ei ystyried fel ffyrdd newydd o ddarparu prosiectau gwasanaethau cyhoeddus. Yn y tîm arfer da, ni’n cydnabod yn glir dyw’r un dull ddim yn addas i bawb. Ond o gofio sut mae’r dull yma’n grymuso pobl, mae’n sicr yn werth edrych arno.

Un o’r pethau wnes i hoffi mwyaf amdano Arweinyddiaeth Gwas oedd y ddeinamig pŵer, gan ei fod yn rhoi anghenion pobl eraill yn gyntaf ac yn helpu iddynt ddatblygu a chyflawni’u gwaith. Mae’n groes i rôl draddodiadol y rheolwr, ble maen nhw’n cadw’r pŵer i’w hun. Wrth i mi wrando ar James yn trafod y cysyniad, fe wnaeth e daro fi ei fod wedi’i gysylltu’n agos ag ymgysylltiad da gyda staff. Mae’r dull yn adeiladu ar ysgogi staff a sicrhau bod eu lleisiau nhw’n cael eu clywed.

James Scrimshire o AdaptAgility

James Scrimshire o AdaptAgility

Rôl y Meistr Sgrym yw cael gwared ar rwystrau fel bod y tîm yn gallu diwallu amcanion y prosiect. Er doedd cyflwyniad Richard Wilson ddim ar Reolaeth Ystwyth, roedd yna gysylltiadau uniongyrchol rhwng ei bwyntiau ar yr angen i reolwyr grymuso’r gweithlu a’r athroniaeth ystwyth.

Rhag ofn eich bod chi’n meddwl bod Rheolaeth Ystwyth jyst ar gyfer prosiectau digidol, mae’r blog yma gan y Weinyddiaeth Gyfiawnder yn rhoi digon i feddwl amdano. Mae’r blogbost yma’n rhoi lot o sgôp o’i roi ar waith, o newid sefydliadol i recriwtio.

Achos dydw i ddim wedi gael unrhyw brofiad uniongyrchol o arweinyddiaeth fy hunain, helpodd y sesiwn fi i ailddiffinio fy nealltwriaeth i o arweinyddiaeth dda. Dyw arweinyddiaeth gref ddim amdano bŵer; mae fe amdano alluogi staff i wella eu rhaglenni a’u prosiectau.

Dyfrig