Tag Archives: dan slee

Elect Social: your handy cut-and-paste social media purdah guidelines

This was originally posted by Dan Slee on his blog. We have reblogged this in order to share it further and make it available in the Welsh language, as it’s a really useful resource and a fantastic guide for Local Authorities in Wales.

Elect Social / Etholi'n Gymdeithasol

Gone are the press releases from politicians and in comes quotes from officers. Why? To ensure that the council cannot be accused of political bias in the run up to polling day.

It’s been around for decades and local government comms teams have got a pretty good grasp of what this entails. It means under The Code of Recommended Practice on Local Authority Publicity (Local Government Act 1986) that newsletters, press releases, conferences, badges and web pages are affected.

The code says:

The period between the notice of an election and the election itself should preclude proactive publicity in all its forms of candidates and other politicians involved directly in the election.

Publicity should not deal with controversial issues or report views, proposals or recommendations in such a way that identifies them with individual members or groups of members.

However, it is acceptable for the authority to respond in appropriate circumstances to events and legitimate service enquiries provided that their answers are factual and not party political.

Members holding key political or civic positions should be able to comment in an emergency or where there is a genuine need for a member level response to an important event outside the authority’s control.

Proactive events arranged in this period should not involve members likely to be standing for election.

What this means is that the council’s resources must not be or even appear to an observer to be used for party political ends in this period of heightened political sensitivity.

Six golden rules during Purdah

  1. No publicity will be given to matters which are politically controversial.
  2. The general presumption will be that no references will be made to individual politicians in press releases (except where there is a valid emergency as set out below)
  3. Great caution will be exercised before undertaking any significant media exercise unless it can be demonstrated that this was included in the forward diary before the election was called.
  4. No photographs of candidates in the election will be issued
  5. Before any request for council photographs and other materials is considered, enquiries will be made as to the use to which they are to be put and an appropriate restriction on use imposed if supplied.
  6. The position of Mayor as the figurehead of the authority is different and material will be issued, providing it is not of a political nature.

But what teams struggle with is social media. How does this affect the Twitter stream? Here’s a cut-out-and-keep guidance for people who operate council social media channels (disclaimer: check it with your legal team first).

Twitter

  1. Please explain that as a council channel of communication you are governed by Purdah in a period before an election. It may be helpful to tweet a link to an explanation of Purdah for guidance.
  2. Do not retweet political parties, politicians or political opinion.
  3. Do not tweet on matters which are politically controversial.
  4. Do not tweet images of political parties, politicians or subjects which are politically controversial.
  5. Do not stage a significant Twitter-based campaign unless it can be demonstrated that this was included in the forward diary before the election was called.
  6. Tweets by and about the Mayor may be retweeted as long as they are not of a political nature.
  7. In exceptional circumstances please first seek permission from the communications unit to tweet or retweet a comment by a politician during Purdah.

Facebook

  1. Please explain that as a council channel of communication you are governed by Purdah in a period before an election.
  2. Do not post or share updates from political parties, politicians or political opinion.
  3. Do not post or share images from political parties, politicians or political opinion.
  4. Monitor your page and delete any content which is politically controversial with an explanation that this has been done so because of the rules that govern Purdah linking to this advice.
  5. Tweets by and about the Mayor may be retweeted as long as they are not of a political nature.
  6. Do not stage a significant Facebook-based campaign unless it can be demonstrated that this was included in the forward diary before the election was called.
  7. In exceptional circumstances please first seek permission from the communications unit to tweet or retweet a comment by a politician during Purdah.

YouTube

  1. Please explain that as a council channel of communication you are governed by Purdah in a period before an election.
  2. Do not post or share updates from political parties, politicians or political opinion.
  3. Do not post or share images from political parties, politicians or political opinion.
  4. Monitor your page and delete any content which is politically controversial with an explanation that this has been done so because of the rules that govern Purdah linking to this advice.
  5. Videos by or about the Mayor may be added as long as they are not of a political nature.
  6. Do not stage a significant YouTube-based campaign unless it can be demonstrated that this was included in the forward diary before the election was called.
  7. In exceptional circumstances please first seek permission from the communications unit to add a YouTube clip by a politician during Purdah.

Third party social media profiles

Council staff who update third party social media profiles as part of their job are governed by Purdah. These profiles include business partnership profiles which the council supports.

There are two options:

  1. Opt out: For the duration of Purdah hand over ALL admin to a non-council member of the partnership and allow them to add Purdah-restricted content that council staff are unable to post. Resume adding content and managing after the election.
  2. Opt in: Council employees can continue to add content or share admin duties but ALL content is governed by Purdah restrictions.

Flickr

  1. Please explain that as a council channel of communication you are governed by Purdah in a period before an election.
  2. Do not post or share pictures from political parties, politicians or political opinion.
  3. Monitor your page and delete any content which is politically controversial with an explanation that this has been done so because of the rules that govern Purdah linking to this advice.
  4. Images by or about the Mayor may be added as long as they are not of a political nature.
  5. Do not stage a significant Flickr-based campaign unless it can be demonstrated that this was included in the forward diary before the election was called.
  6. In exceptional circumstances please first seek permission from the communications unit to add a YouTube clip by a politician during Purdah.
  7. Please disable the ability to download images of politicians during Purdah.

Creative commons credit
Election van: https://www.flickr.com/photos/48600108001@N01/463965443/

Etholi’n Gymdeithasol: canllawiau defnyddiol ar y cyfryngau cymdeithasol yn ystod purdah

Cafodd hwn ei bostio’n wreiddiol gan Dan Slee ar ei blog. Rydym wedi ail-blogio hwn er mwyn ei rannu ymhellach a sicrhau ei fod ar gael yn y Gymraeg, gan ei fod yn adnodd defnyddiol iawn ac yn ganllaw gwych i Awdurdodau Lleol yng Nghymru.

Elect Social / Etholi'n Gymdeithasol

Ceir cyfnod rhyfedd cyn etholiad lle mae ymddygiad timau cyfathrebu llywodraeth leol yn newid.

Caiff y datganiadau i’r wasg gan wleidyddion eu disodli gan ddyfyniadau gan swyddogion. Pam? Er mwyn sicrhau na ellir cyhuddo’r cyngor o duedd wleidyddol yn ystod y cyfnod cyn diwrnod yr etholiad.

Mae hyn wedi bod yn wir ers degawdau ac mae gan dimau cyfathrebu llywodraeth leol ddealltwriaeth gadarn o’r hyn y mae’n ei olygu. Yn unol â’r Cod Arfer a Argymhellir ar Gyhoeddusrwydd Awdurdodau Lleol (Deddf Llywodraeth Leol 1986), caiff effaith ar gylchlythyrau, datganiadau i’r wasg, cynadleddau, bathodynnau a gwefannau.

Noda’r cod y canlynol:

Yn ystod y cyfnod rhwng yr adeg y cyhoeddir etholiad a’r etholiad ei hun, dylid osgoi unrhyw fath o gyhoeddusrwydd rhagweithiol mewn perthynas ag ymgeiswyr a gwleidyddion eraill sy’n ymwneud yn uniongyrchol â’r etholiad.

Ni ddylai cyhoeddusrwydd ymdrin â materion dadleuol na chyflwyno safbwyntiau, cynigion nac argymhellion mewn ffordd sy’n eu cysylltu ag aelodau unigol neu grwpiau o aelodau.
Fodd bynnag, o dan amgylchiadau priodol, mae’n dderbyniol i’r awdurdod ymateb i ddigwyddiadau ac ymholiadau dilys am wasanaethau ar yr amod bod ei atebion yn ffeithiol ac nad ydynt yn wleidyddol.

Dylai aelodau mewn swyddi gwleidyddol neu ddinesig allweddol allu cyflwyno sylwadau mewn argyfwng neu pan fo angen ymateb yn wirioneddol ar lefel aelodau i ddigwyddiad pwysig y tu allan i reolaeth yr awdurdod.

Ni ddylai digwyddiadau rhagweithiol a gaiff eu trefnu yn ystod y cyfnod hwn gynnwys aelodau sy’n debygol o sefyll yn yr etholiad.

Mae hyn yn golygu na ddylai adnoddau’r cyngor gael eu defnyddio at ddibenion gwleidyddol yn ystod y cyfnod hwn sy’n gyfnod sensitif iawn yn wleidyddol, ac na ddylid ymddangos eu bod yn cael eu defnyddio at ddibenion o’r fath.

Chwe rheol euraidd yn ystod cyfnod Purdah

  1. Ni roddir unrhyw gyhoeddusrwydd i faterion sy’n wleidyddol ddadleuol.
  2. Rhagdybir yn gyffredinol na wneir unrhyw gyfeiriadau at wleidyddion unigol mewn datganiadau i’r wasg (ac eithrio lle y bydd argyfwng dilys fel y nodir isod)
  3. Dylid gochel cyn cynnal unrhyw ymarfer sylweddol yn y cyfryngau oni ellir dangos ei fod wedi’i gynnwys yn y blaen-ddyddiadur cyn galw’r etholiad.
  4. Ni chyhoeddir unrhyw ffotograffau o ymgeiswyr yn yr etholiad
  5. Cyn y caiff unrhyw gais am ffotograffau a deunyddiau eraill gan y cyngor ei ystyried, gwneir ymholiadau ynghylch y defnydd a wneir ohonynt a rhoddir cyfyngiad priodol ar y defnydd a wneir ohonynt os cânt eu darparu.
  6. Mae sefyllfa’r Maer fel arweinydd yr awdurdod yn wahanol a chyhoeddir deunydd, ar yr amod nad yw o natur wleidyddol.

Ond mae’r cyfryngau cymdeithasol yn peri problemau i’r timau. Sut mae hyn yn effeithio ar ffrwd Twitter? Dyma ganllawiau cadw i bobl sy’n gweithredu sianelau cyfryngau cymdeithasol cynghorau (ymwadiad: gofynnwch i’ch tîm cyfreithiol fwrw golwg drostynt yn gyntaf).

Twitter

  1. Eglurwch fel un o sianelau cyfathrebu’r cyngor eich bod wedi’ch rheoli gan Purdah yn ystod y cyfnod cyn etholiad. Gall fod yn ddefnyddiol trydar dolen i esboniad o Purdah er mwyn darparu arweiniad.
  2. Peidiwch ag aildrydar safbwyntiau pleidiau gwleidyddol, gwleidyddion na safbwyntiau gwleidyddol.
  3. Peidiwch â thrydar ar faterion sy’n wleidyddol ddadleuol.
  4. Peidiwch â thrydar delweddau o bleidiau gwleidyddol, gwleidyddion na phynciau sy’n wleidyddol ddadleuol.
  5. Peidiwch â chynnal ymgyrch sylweddol ar Twitter oni ellir dangos ei bod wedi’i chynnwys yn y blaen-ddyddiadur cyn galw’r etholiad.
  6. Gellir aildrydar negeseuon Twitter gan y Maer ac am y Maer ar yr amod nad ydynt o natur wleidyddol.
  7. O dan amgylchiadau eithriadol, gofynnwch am ganiatâd gan yr uned gyfathrebu yn gyntaf cyn trydar neu aildrydar sylw gan wleidydd yn ystod Purdah.

Facebook

  1. Eglurwch fel un o sianelau cyfathrebu’r cyngor eich bod wedi’ch rheoli gan Purdah yn ystod y cyfnod cyn etholiad.
  2. Peidiwch â chyflwyno na rhannu diweddariadau gan bleidiau gwleidyddol, gwleidyddion na safbwyntiau gwleidyddol.
  3. Peidiwch â chyflwyno na rhannu delweddau gan bleidiau gwleidyddol, gwleidyddion na safbwyntiau gwleidyddol.
  4. Dylech fonitro eich tudalen a dileu unrhyw gynnwys sy’n wleidyddol ddadleuol gan roi esboniad eich bod wedi gwneud hyn oherwydd rheolau Purdah sy’n gysylltiedig â’r cyngor hwn.
  5. Gellir aildrydar negeseuon Twitter gan y Maer ac am y Maer ar yr amod nad ydynt o natur wleidyddol.
  6. Peidiwch â chynnal ymgyrch sylweddol ar Facebook oni ellir dangos ei bod wedi’i chynnwys yn y blaen-ddyddiadur cyn galw’r etholiad.
  7. O dan amgylchiadau eithriadol, gofynnwch am ganiatâd gan yr uned gyfathrebu yn gyntaf cyn trydar neu aildrydar sylw gan wleidydd yn ystod Purdah.

YouTube

  1. Eglurwch fel un o sianelau cyfathrebu’r cyngor eich bod wedi’ch rheoli gan Purdah yn ystod y cyfnod cyn etholiad.
  2. Peidiwch â chyflwyno na rhannu diweddariadau gan bleidiau gwleidyddol, gwleidyddion na safbwyntiau gwleidyddol.
  3. Peidiwch â chyflwyno na rhannu delweddau gan bleidiau gwleidyddol, gwleidyddion na safbwyntiau gwleidyddol.
  4. Dylech fonitro eich tudalen a dileu unrhyw gynnwys sy’n wleidyddol ddadleuol gan roi esboniad eich bod wedi gwneud hyn oherwydd rheolau Purdah sy’n gysylltiedig â’r cyngor hwn.
  5. Gellir ychwanegu fideos gan y Maer neu am y Maer ar yr amod nad ydynt o natur wleidyddol.
  6. Peidiwch â chynnal ymgyrch sylweddol ar YouTube oni ellir dangos ei bod wedi’i chynnwys yn y blaen-ddyddiadur cyn galw’r etholiad.
  7. O dan amgylchiadau eithriadol, gofynnwch am ganiatâd gan yr uned gyfathrebu yn gyntaf cyn ychwanegu clip YouTube gan wleidydd yn ystod Purdah.

Proffiliau trydydd parti ar gyfryngau cymdeithasol

Caiff staff cynghorau sy’n diweddaru proffiliau trydydd parti ar gyfryngau cymdeithasol fel rhan o’u swydd eu rheoli gan Purdah. Mae’r proffiliau hyn yn cynnwys proffiliau partneriaethau busnes a gefnogir gan y cyngor.

Ceir dau opsiwn:

  1. Optio allan: Yn ystod cyfnod Purdah, trosglwyddwch yr HOLL waith gweinyddol i aelod o’r bartneriaeth nad yw’n gysylltiedig â’r cyngor gan ganiatáu iddo ychwanegu cynnwys wedi’i gyfyngu gan Purdah na all staff y cyngor ei gyflwyno. Gallwch ddychwelyd i ychwanegu cynnwys a’i reoli ar ôl yr etholiad.
  2. Optio i mewn: Gall cyflogeion cynghorau barhau i ychwanegu cynnwys neu rannu dyletswyddau gweinyddol ond caiff yr HOLL gynnwys ei reoli gan gyfyngiadau Purdah.

Flickr

  1. Eglurwch fel un o sianelau cyfathrebu’r cyngor eich bod wedi’ch rheoli gan Purdah yn ystod y cyfnod cyn etholiad.
  2. Peidiwch â chyflwyno na rhannu lluniau gan bleidiau gwleidyddol, gwleidyddion na safbwyntiau gwleidyddol.
  3. Dylech fonitro eich tudalen a dileu unrhyw gynnwys sy’n wleidyddol ddadleuol gan roi esboniad eich bod wedi gwneud hyn oherwydd rheolau Purdah sy’n gysylltiedig â’r cyngor hwn.
  4. Gellir ychwanegu delweddau gan y Maer neu am y Maer ar yr amod nad ydynt o natur wleidyddol.
  5. Peidiwch â chynnal ymgyrch sylweddol ar Flickr oni ellir dangos ei bod wedi’i chynnwys yn y blaen-ddyddiadur cyn galw’r etholiad.
  6. O dan amgylchiadau eithriadol, gofynnwch am ganiatâd gan yr uned gyfathrebu yn gyntaf cyn ychwanegu clip YouTube gan wleidydd yn ystod Purdah.
  7. Analluogwch y gallu i lawrlwytho delweddau o wleidyddion yn ystod Purdah.

Credyd Creative commons
Fan yr etholiad: https://www.flickr.com/photos/48600108001@N01/463965443/