Tag Archives: cyngor gwynedd

Sut mae Cyngor Gwynedd yn meddwl ar ffurf systemau

Mae Cyngor Gwynedd wedi bod yn edrych ar sut allai ddarparu gwasanaethau mwy effeithiol. Siaradodd Dyfrig Williams â Dilwyn Williams, Prif Weithredwr y Cyngor i weld beth allwn ddysgu o’r gwaith yma.

Ffotograff o Dilwyn Williams

Dilwyn Williams, Prif Weithredwr Cyngor Gwynedd

Cyflwynwyd dull meddwl ar ffurf systemau i Dilwyn Williams a Chyngor Gwynedd yng nghynhadledd Cymdeithas Llywodraeth Leol Cymru rai blynyddoedd yn ôl. Mae’r dull yn cael ei ddefnyddio gan sefydliadau gwasanaeth i ganolbwyntio’r meddwl sefydliadol ar beth sy’n bwysig i drigolion a sut allwn gael gwared a rhwystrau systemig sy’n atal staff (sydd yn aml yn gydwybodol) rhag cyflawni hynny. Mae’r dull hefyd yn ceisio newid meddylfryd gorchymyn a rheoli i ddull arfogi wrth ddylunio a rheoli gwaith. Penderfynwyd cynnal seminarau ar y dull i aelodau a swyddogion, ac arweiniodd hyn at wneud gwaith penodol ar ddigartrefedd a chynnal a chadw adeiladau.

Fe wnaeth y seminarau yma gofyn cwestiynau caled am y ffordd roedd Cyngor Gwynedd yn darparu gwasanaethau:

  • Ydy’r gwasanaethau’n wir ffocysu ar anghenion dinasyddion?
  • Sut ellir goresgyn rhai o’r anawsterau sy’n meddwl nad yw’r sefydliad yn gallu perfformio i’r eithaf, megis trefniadau gwaith hanesyddol a gorbwyslais ar risg a chyllidebau?

Gofynnir i staff ystyried bob tro ‘Beth sy’n bwysig i bobl Gwynedd?’ a phenderfynwyd mesur hynny yn hytrach na’r canlyniadau traddodiadol. Wrth ofyn i ddefnyddwyr gwasanaethau sgorio gwasanaeth y gorffennol bu’r Cyngor yn defnyddio’r ffaith fod y cyfartaledd sgôr yn symud o 7 i 8 yn brawf o berfformiad da ond bellach tra bod y sgôr yn rhoi syniad o lefel gymharol o berfformiad, y cwestiwn pam nad yw’n 10 yw’r cwestiwn sylfaenol y gofynnir i bawb ystyried ac a yw’r rheswm hwnnw yn rhywbeth y gallwn wneud rhywbeth amdano. Mae hyn yn gorfodi newid mewn diwylliant a meddylfryd newydd, drwy symud o weld rheoli perfformiad yn llai o broses cymharu rhifau i fod yn fwy o gyfundrefn edrych am gyfleoedd gwella. Fel dywedodd Dilwyn, ‘Y pam sy’n bwysig – pam dim 10? Dyma’r cyfle i wella.’

Prosiectau peilot

Fe lwyddodd y prosiect cynnal a chadw, ac mae nawr ganddynt fesurau gwahanol nag o’r blaen. Daeth yn glir o’r gwaith paratoadol mai’r mesurau pwysig i ddefnyddwyr y gwasanaeth oedd cyflymder gwneud y gwaith a bodlonrwydd gyda’r gwaith a sut y gwnaethpwyd ef. Mae’r lefel o fodlonrwydd yn cynnig cyfle clir am welliant trwy ofyn y cwestiwn ‘Pam nad yw’n 10?’

Ar yr un pryd a gwella’r gwasanaeth, arweiniodd hyn i’r Cyngor safio arian trwy stopio anfon arolygwyr allan i edrych a nodi beth oedd angen ei wneud. Nawr dywedir wrth gontractwyr i fynd yno a thrwsio beth sydd angen ei wneud ar sail perthynas o ymddiried, ac os yw’r contractwyr yn bradychu’r ymddiriedaeth yna, yna’n amlwg mae yna oblygiadau i hynny.

Ni wnaeth y prosiect digartrefedd gweithio cystal efallai, ond nid oherwydd ymdrechion y timau fu’n ymwneud ag ef ond yn fwy efallai oherwydd methiant arweinyddiaeth. Ond fe ddysgodd y Cyngor lot mwy o beth wnaeth ddim gweithio drwy hynny ac amlygwyd pwysigrwydd arweinyddiaeth dda.

Sut rhoddwyd y dysgu ar waith

Deilliodd Strategaeth Ffordd Gwynedd o’r 2 prosiect peilot, sy’n cymryd beth ddysgodd y Cyngor o brofiad Vanguard a’i roi ar waith yng nghyd-destun y diwylliant lleol. Mae Ffordd Gwynedd yn ymddangos ar agenda cyfarfod y Penaethiaid Gwasanaeth pob mis, gan fod perchnogaeth Uwch Arweinyddiaeth yn hollbwysig. Nawr pan mae ymyraethau yn cymryd lle, mae’r gwaith yn dechrau gyda’r pennaeth ac mae sesiwn briffio yn cael ei chynnal gydag arweinydd y gwaith.

Mae gwaith dwys yn cymryd lle gyda rheolwyr, gan fod nifer ohonynt wedi bod yn gweithio i’r cyngor am amser maith ac wedi eu trwytho mewn diwylliant traddodiadol a’r technegau rheoli sydd wedi dod o’r byd cynhyrchu. Efallai bod rhai wedi bod yn gweithio gyda’r un meddylfryd am 20 mlynedd y aml ar sail yr hyn a welir mewn llyfrau rheoli traddodiadol, ond mae’r byd wedi symud ymlaen. Dechreuwyd grŵp hunan-ddysgu a thrafod i edrych ar nodweddion tîm ar gyfer Ffordd Gwynedd. Yna ar gyfer y dyfodol bwriedir edrych i weld os yw timau’n dangos pob elfen ac os ydyn nhw’n glir am eu pwrpas. Defnyddir mantra meddwl ar ffurf systemau Vanguard, sef pwrpas, mesurau a dull. Rhaid mesur beth sy’n bwysig ac mae’r sefydliad yn gweithio trwyddo hyn ar y foment er mwyn creu diwylliant gwahanol.

Y bwriad yw creu “arbenigwyr” yn y diwylliant ym mhob gwasanaeth ac maent yn gofyn i wasanaethau roi rheolwr ymlaen i’w hyfforddi’n ddyfnach i arwain y gwaith o herio. Mae yna elfen o gynllunio parhad yma, sy’n rhoi’r cyfle i bobl i ennill profiad er mwyn arwain y gwaith yn y dyfodol, gan fod Rheolwyr yn gweithio 3 dydd yr wythnos ar Ffordd Gwynedd a 2 dydd yn ôl yn y gwasanaeth fel bod y profiad hynny yn bwydo i mewn iddo.

O ran staff, gofynnir iddynt ystyried beth maen nhw’n gwneud i roi pobl wrth wraidd gwasanaethau. Oes ganddynt gyfle i drafod hyn yn ei gyfarfodydd tîm? Mae rhai yn teimlo mai lle’r rheolwr efallai yw gwella gwasanaethau a’i rôl nhw yw dilyn yr hyn y mae’r rheolwr yn ei ddweud. Mae Strategaeth Ffordd Gwynedd yn pwysleisio os oes unigolyn yn gwybod am rwystr i gyflawni i bobl Gwynedd yna mae yna ddyletswydd ar bawb i wneud rhywbeth amdano. Mae’r Cyngor yn dangos bod nhw’n herio sut mae gwasanaethau yn cael ei darparu, ac wrth wneud hynny mae’n bwysig does yna ddim diwylliant o fai, gan fod angen i bobl cymryd y cyfle i newid sut maen nhw’n gweithio a rhoi’r diwylliant ar waith. Mae arbrofi gyda threfniadau newydd yn gallu golygu methiant ond dim ond drwy wneud hynny y ceir arloesedd go iawn. Law yn llaw a hyn, gellir dysgu o gwynion a’i defnyddio fel ffordd o ddysgu o fethiant.

Gwersi a ddysgwyd

Un o’r pwyntiau dysgu rhannodd Dilwyn oedd os ydych chi’n dechrau’r gwaith gyda’r meddylfryd o arbed arian, nid ydych chi’n wir yn gallu rhoi pobl yn gyntaf ac ail-ddylunio gwasanaethau er eu budd nhw. Wrth gwrs fedrwch chi ddim anwybyddu’r ochr ariannol ond drwy roi ystyried sut allwch cwrdd ag anghenion bobl yn iawn yn gyntaf a gosod ystyriaethau ariannol dros hynny wedyn, yn aml iawn gellir cwrdd ag anghenion – yn aml yn rhatach.

Hefyd dywedodd Dilwyn fod dilyn proses yn gallu bod yn saffach i unigolion yn enwedig os aiff rhywbeth o’i le gan mai dilyn proses a osodwyd gan rywun arall oeddent. Felly mae’n angenrheidiol i rymuso pobl fel bod nhw’n gallu gwneud pobl yn ganolog i wasanaethau.

Dywedodd Dilwyn fod rhaid i’r bobl ar frig y mudiad meddwl ar ffurf systemau fel bod y ffordd o feddwl yn un strategol sy’n gyson ar draws y mudiad. Mae rhai aelodau yn awyddus i symud yn gyflym achos maen nhw’n gweld canlyniadau positif o’r gwaith, ond mae’n bwysig i gofio bod y gwaith yn ceisio newid diwylliant, ac nid yw hyn yn digwydd dros nos. Hefyd rhaid cadw’r strategaeth yn syml – y mwyaf syml yw’r strategaeth, y mwyaf dealladwy yw i’r holl staff ac agos i’w realiti. Po fwyaf cymhleth yw’r strategaeth, y mwyaf anodd ydyw i’w rhoi ar waith yn y modd a fwriadwyd.

Mae Cyngor Gwynedd nawr yn cynnal cyfres o ddigwyddiadau gyda staff i glywed barn staff am y gwahaniaeth mae’r gwaith wedi gwneud. Sut mae eu gwaith nhw’n cymharu nawr a ble oedden nhw flwyddyn a hanner yn ôl? Rydyn ni’n edrych ymlaen at glywed mwy fel bod ni’n gallu rhannu’r dysgu.

Gwesty Seren: Trosglwyddo asedau yn effeithiol a dull newydd o ofal ysbaid

Yn yr hinsawdd economaidd sydd ohoni, mae’n debyg fe fydd llawer o gyrff gwirfoddol a Chynghorau Tref a Chymuned yn mynd ati i drosglwyddo asedau o’r Cyngor Sir. Aeth Dyfrig Williams i Westy Seren i ddysgu am ei brofiad nhw o drosglwyddo ased a sut maen nhw’n darparu gofal ysbaid.

Rydym yn cael ein arwyddbostio ato arfer da yn aml, ond nid yw’n aml ein bod ni’n clywed am un prosiect sydd gydag arfer da i’w rhannu mewn sawl gwahanol faes.

Aethom i Westy Seren i ddysgu am sut mae ased wedi cael ei drosglwyddo i’r cymuned yn lwyddiannus. Ond roedd gen i ddiddordeb ehangach yn y gwaith gan fy mod i wedi clywed am y gwaith arloesol maent yn wneud wrth ddarparu gofal ysbaid.

Gwaith yr elusen

Llun o Westy Seren

Gwesty Seren

Cwmni ag elusen yw Seren sydd â phencadlys ym Mlaenau Ffestiniog. Prif waith yr elusen yw cynnig gofal i bobl sydd ag anawsterau dysgu. Sefydlwyd yr elusen 20 mlynedd yn ôl o dan Ofal yn y Gymuned. Bwriad yr elusen oedd cael pobl ag anawsterau dysgu allan o sefydliadau ac i fyw yn y gymuned. Mae pobl sydd yno yn creu crefft a chelf ac yn rhedeg siop a gardd farchnad. Mae hwn yn rhoi annibyniaeth i’r bobl sy’n gweithio achos nad yw pobl jyst yn dibynnu ar ffioedd o Gyngor Gwynedd neu unigolion preifat, ac mae fe hefyd yn rhoi cyfle i bobl cael blas ar waith. Mae’r meddylfryd yma wedi parhau wrth roi profiad o waith i bobl yng Ngwesty Seren.

Penderfynodd Seren gwneud mwy na chreu gwasanaeth ysbaid wrth ffurfio’r Gwesty. Roedden nhw eisiau gwell ansawdd na thŷ, felly creuwyd gwesty 3 seren sy’n ffocysu ar anabledd a phobl sydd ag anawsterau dysgu. Mae’r toiledau ac ystafelloedd wedi’u datblygu i fod yn hygyrch i bawb.

Mae’r gwesty hefyd yn galluogi teuluoedd i aros yno. Dangosodd ei ymchwil bod lot o deuluoedd wedi derbyn gofal ysbaid gwael yn y gorffennol, ac felly nid oedden nhw’n hapus i adael eu plant yng ngofal trydydd person. Mae’r gwesty yn galluogi nhw i aros gyda’u plant os maent yn dymuno, ond hefyd i gael yr ysbaid sydd angen. Mae’r gwasanaeth unigryw yma yn meddwl bod y gwesty yn darparu llefydd i bobl sy’n derbyn gwasanaethau o gynghorau cyfagos fel Conwy a Cheredigion. Mae teuluoedd yn dod o Loegr i aros yn y gwesty hefyd.

Mae llwyddiant y Gwesty yn meddwl ei bod yn gweithio gyda thri chwmni sy’n arbenigo mewn gwyliau ar gyfer pobl sydd ag anawsterau dysgu ac, yn ddiweddar, penderfynodd dau gwmni arall sydd yn arbenigo mewn gwyliau ar gyfer pobol ag anableddau corfforol ddechrau ddefnyddio’ cyfleusterau. Mae’r bobl sydd wedi aros yn aml yn dod yn ôl ac yn wneud archebion bloc.

Hanes yr adeilad

Ffotograff o ystafell yng Ngwesty Seren

Ystafell yng Ngwesty Seren

Cafodd yr adeilad ei hun ei adeiladu’n wreiddiol gan yr Arglwydd Newborough yn 1728 fel ty haf. Parhaodd fel tŷ haf nes jyst ar ol y rhyfel byd cyntaf, pryd wnaeth teulu cymryd milwyr i fewn a oedd wedi cael damwain neu sioc yn y rhyfel i cael seibiant neu ysbaid.

Yn y 1930s cafodd yr adeilad ei roi i ddau fynach Assisi. Fe wnaethon nhw wahodd pobl ddigartref i mewn, gyda’r mynach ieuengaf yn trafaelu i Lundain i wahodd pobl i aros ym Mryn Llywelyn, fel y cafodd ei alw ar y pryd. Yna cafodd yr adeilad ei werthu i Gyngor Meirionnydd, ble roedd yn nhŷ preswyl i blant, cyn cael ei droi’n gartref preswyl i henoed. Yn 2010 penderfynodd y Cyngor ei gau.

Fe wnaeth Seren cais i Gronfa Trosglwyddo Asedau Cymunedol Llywodraeth Cymru a’r Gronfa Loteri Fawr. Cyflwynwyd cais llawn, cyn cychwyn y gwaith yn 2013. Cwblhawyd y gwaith yn Ebrill 2014.

Trosglwyddo’r adeilad

Fel arfer mae trosglwyddo asedau o’r sector cyhoeddus yn digwydd am ddim, ond yn yr achos yma penderfynodd y cyngor gwerthu am bris llai na’r farchnad. Bu rhaid i’r cyngor mynd trwy bwyllgorau a chodi ymwybyddiaeth trwy’r wasg, felly nid oedd yn broses cyflym.

Roedd y costau rhwng prynu a phob dim yn tua £1,000,000, ac roedd gwneud ceisiadau ar gyfer grantiau ac ati yn broses llafurus. Gan fod angen swm sylweddol, aeth yr elusen ati i fenthyg o’r Banc Elusennau.

Roeddent yn ymwybodol byddai cwestiynau yn cael ei ofyn am gymorth gwladwriaethol, felly aeth yr elusen at gwmni cyfreithiol yng Nghaerdydd sy’n arbenigo yn hyn. Ysgrifennwyd adroddiad ar finimeiddio’r risg ac fe wnaeth y ddogfen dangos y rhesymeg am pam nad oedd yn torri’r rheolau. Roedd yr adroddiad yma yn cymorth mawr wrth ddelio a Swyddfa Cyllid Ewropeaidd Cymru a Swyddogion Ewrop amdano’r gwesty.

Prif negeseuon

Felly’r prif neges o Westy Seren yw nad ydy’n broses cyflym sy’n digwydd mewn chwinciad. Ond serch hynny mae’n glîr trwy edrych ar y sylwadau ar ei dudalen TripAdvisor bod y gwaith caled wedi bod yn werth chweil. Ac os edrychwch chi ar y geirda yma o ofalwr neu’r erthygl yma mewn cylchlythyr, mae’n glîr bod y gwesty yn cynnig gofal ysbaid sy’n cael effaith mawr ar bywydau pobl, sydd wedi cyfranu at adfywio ardal Blaenau Ffestiniog gan greu 10 o swyddi llawn amser, ac wedi cyfrannu at y diwydiant twristiaeth.