Tag Archives: cyngor bwrdeistref sirol torfaen

Cyfrifyddu yn erbyn y Cloc

Cau cyfrifon yn gynt yng Nghymru – a ydym i gyd yn barod am yr her?

Cyfrifyddu

Bydd y Gyfnewidfa Arfer Da yn cynnal dwy seminar Cau yn Gynt yng Nghaerdydd a gogledd Cymru cyn bo hir. John Herniman o’n Uwch Dîm Arwain sy’n rhannu ei farn ar Gau yn Gynt a’r hyn y mae’n ei olygu i Gymru.

Rydym wedi clywed llawer dros y misoedd diwethaf am gau cyfrifon yn gynt. Yn Lloegr, llwyddodd cynghorau Oldham a Westminster i ragori ar eu cofnodion blaenorol ar gyfer cau eu cyfrifon, gan wneud hynny erbyn diwedd mis Mai. Yn nes at adref, gwnaeth Cyngor Bwrdeistref Sirol Torfaen gau ei gyfrifon 2014/15 o fewn yr amser cyflymaf erioed, sef erbyn 8 Gorffennaf, 10 wythnos cyn y terfyn amser. Ceir hefyd y pwysau parhaus i gyflymu cyhoeddi Cyfrifon Llywodraeth Gyfan blynyddol y mae cyfrifon cyrff Llywodraeth Leol yn cael eu cydgrynhoi iddynt.

Fel y gwyddom, y terfynau amser presennol ar gyfer paratoi cyfrifon cyrff Llywodraeth Leol a’u harchwilio yw 30 Mehefin a 30 Medi yn y drefn honno. Yn ddiweddar, mae Llywodraeth Cymru wedi ymgynghori ar symud y dyddiadau hyn ymlaen i 31 Mai a 31 Gorffennaf dros y blynyddoedd nesaf. Er y gall y terfynau amser cynharach ymddangos fel her bell i ffwrdd na ddylem fod yn bryderus amdani eto, mae graddau’r newidiadau sy’n ofynnol i ymarferwyr ac archwilwyr fel ei gilydd yn golygu bod yn rhaid i’r cynllunio ddechrau nawr.

Beth yw’r manteision?

Er y gall hyn ymddangos yn frawychus, gwyddom fod llawer o fanteision ynghlwm wrth gau yn gynt. Mae’r rhain yn cynnwys ond heb fod yn gyfyngedig i wella amseroldeb cyflwyno adroddiadau i randdeiliaid a chael sicrwydd cynharach o ran safle’r flwyddyn flaenorol cyn dechrau ar benderfyniadau ariannol mawr ar gyfer y dyfodol. Mae’r sector preifat a rhannau eraill o’r sector cyhoeddus i gyd yn cau eu cyfrifon yn gynharach felly’r cwestiwn i mi yw ‘Ble rydym yn dechrau?’

Cau yn gynt yng Nghymru

Bydd ein seminarau yn y Gyfnewidfa Arfer Da ym mis Hydref a mis Tachwedd yn rhoi dealltwriaeth inni o sut y gwnaeth sefydliadau penodol gychwyn ar eu taith. Nid yw’r seminarau hyn yn mynd i ganolbwyntio ar brosesau manwl ond yn hytrach y newidiadau sefydliadol a diwylliannol sydd eu hangen i gychwyn ar y daith. Cynhelir seminarau a gweithdai pellach dros y blynyddoedd i ddod a fydd yn trafod agweddau manylach ar gau yn gynt.

Bydd y sefydliadau dan sylw yn rhannu eu dulliau â ni ac, yn bwysicaf oll, y gwersi a ddysgwyd o gau’r cyfrifon yn gynt. I mi yn bersonol, bydd clywed am yr heriau a wynebwyd ganddynt ar y camau cynnar a sut y gwnaethant eu goresgyn o ddiddordeb arbennig

Her newydd

Nid oes amheuaeth y bydd yr agenda cau yn gynt yn cyflwyno heriau mawr i ymarferwyr ac archwilwyr wrth inni weithio gyda’n gilydd i ddatblygu ffyrdd newydd o weithio a dysgu ohonynt. Rwy’n cofio’r tro diwethaf y symudwyd y dyddiadau cau ymlaen, o ddiwedd mis Rhagfyr i fis Medi. Ar y pryd roedd hynny’n swnio’n amhosibl, ond fe ddaeth yn arfer cyffredin yn gyflym iawn gyda’r terfynau amser tynnach yn cael eu cyflawni.

Mae cau yn gynt yn gromlin ddysgu i bob un ohonom; bydd dealltwriaeth o Dorfaen, Kent a Westminster yn gyfle inni gyd weithio o’r un ffynhonnell gyda man cychwyn da wrth inni gychwyn ar y daith tuag at gau yn gynt.

Banc Doethineb

Beth yw’r Banc Doethineb a sut all wefan helpu pobl Torfaen i ddatblygu perthynas well gyda’u gilydd a gwasanaethau cyhoeddus? Isod mae Matt Basham o Gyngor Bwrdeistref Sirol Torfaen yn dweud mwy wrthym.

Banc Doethineb Torfaen

Mae pobl yn gwybod pethau defnyddiol.

Mae hynny’n wir ac yn syml.

Mae gan bawb lyfrgell o gynghorion, awgrymiadau a gwybodaeth – beth am i ni eu galw’n “Ddoethineb” – maent yn eu cludo o gwmpas y lle gyda hwy, yn eu pen. Wrth i ni ddechrau edrych ar ein cymunedau lleol yn eu cyfanrwydd, ac wedyn lluosogi’r adnoddau gwybodaeth yma gyda’r holl bobl sy’n byw yno, rydyn ni’n delio â rhywbeth arwyddocaol a gwerthfawr iawn. Fel rhywun sy’n gweithio i awdurdod lleol, fe ddylwn i fod â llyfrgell enfawr o ddoethineb ar flaenau ’mysedd, sy’n bodoli yn y trigolion, y cymunedau a’r busnesau lleol. Pe bawn i’n gallu datgloi’r adnoddau yma, byddwn yn gallu cael gwybodaeth a chyngor a allai sicrhau manteision enfawr i gymdeithas. Fe allwn i gynnig cefnogaeth i bobl fregus, cyngor i’r anghenus, deallusrwydd i fusnesau lleol, a help i’r rhai sydd ei angen fwyaf, o ffynhonnell maent yn ymddiried ynddi ac yn ei pharchu.

Er hynny, mae cymdeithas yn newid. Mae bywyd modern yn rhy brysur a does gennym ni ddim amser bob tro i sgwrsio gyda’r bobl o’n cwmpas ni. Dydyn ni ddim yn cyfarfod ein cymdogion mor rheolaidd ag yr oeddem yn arfer ei wneud. Dydyn ni ddim yn taro ar ffrindiau yn y neuadd bentref, yn y ganolfan gymunedol neu yn y dafarn leol hyd yn oed. Yn rhy aml, dydyn ni ddim yn gwybod beth yw enw ein cymdogion ni hyd yn oed.

Mewn oes gyda chymaint o gysylltu, byddai rhywun yn disgwyl ei bod yn haws rhannu gwybodaeth ddefnyddiol a lleol ar-lein o leiaf. Ond nid yw hynny’n wir yn ôl pob tebyg. Mae nifer o rwystrau arwyddocaol yn atal gwybodaeth rhag symud yn ôl ac ymlaen rhwng trigolion, sefydliadau a busnesau:

  • Mae maint enfawr a natur fyd-eang y rhyngrwyd yn ei gwneud yn fwy anodd cael hyd i wybodaeth berthnasol sy’n adleisio ein profiad ni ein hunain. Rydym yn cael ein mygu gan ormod o wybodaeth.
  • Mae cyfranwyr posib yn ofni cyfrannu rhag cael eu cyhuddo o seibr fwlio neu drolio. Faint o fideos defnyddiol, llawn gwybodaeth, ydych chi wedi’u gweld ar YouTube sydd wedi cael eu cyfarch gan watwar, sarhad a sen?
  • Mae’r brandiau cyfryngau cymdeithasol sydd wedi’u sefydlu’n wamal, yn bell oddi wrth bobl ac mae ganddynt obsesiwn â selebs

Rhannu Gwybodaeth ar y Banc DoethinebY sefyllfa hon sydd wedi arwain at sefydlu’r Banc Doethineb. Y nod yw sefydlu amgylchedd lleol i greu adnoddau gan y gymuned ar gyfer y gymuned.

Mae strategaeth ddiogelwch fanwl yn gosod y pŵer adrodd yn ôl yn nwylo’r defnyddiwr. Mae unrhyw gynnwys y ceir cwyn amdano, gan gynnwys ymateb fforwm unigol, yn cael ei wahardd dros dro ar unwaith, i aros cymedroli. Mae hyn yn golygu bod modd cael gwared ar seibr fwlis a thrôls yn lleol. Does dim rhaid aros am ymateb polisi gan weithrediaeth y we ymhell i ffwrdd yn Nyffryn Silicon. Mae posib gweithredu’n lleol ar unwaith.

Mae brand newydd ar y we, a chynllun arloesol i’r safle, yn annog cyfranogiad cymunedol. Nod y Banc Doethineb yw cael ei gydnabod fel cyrchfan ar gyfer gwybodaeth o safon.

Gydag amser, rydym eisiau i’r safle weithio fel banc, gyda phobl yn gosod gwybodaeth sydd ganddynt i’w rhannu ynddo, ac yn tynnu gwybodaeth allan pan maent angen cyngor. Mae’r adnoddau gwybodaeth hyn nid yn unig yn ddefnyddiol, ond yn eithriadol werthfawr hefyd. Maent yn helpu i gadw pobl yn hapus, yn iach ac yn ddiogel. Maent yn helpu pobl i ddod o hyd i waith, ac ymdopi â straen neu sefyllfaoedd anodd. Maent yn helpu busnesau lleol i fasnachu a ffynnu. Felly sut mae creu a chynnal cysylltiadau cymdeithasol defnyddiol yn y byd modern? Rydyn ni wedi gweld potensial y rhyngrwyd ar gyfer cysylltu a dod â phobl at ei gilydd ond, hyd yma, does neb wedi datblygu rhywbeth sy’n gweithio mewn cyd-destun lleol, i ddarparu gwybodaeth o safon.

A dyma pam y mae arnom ni angen y Banc Doethineb, i greu amgylchedd ar-lein lleol ble gall pobl rannu eu gwybodaeth. Er mwyn i drigolion a busnesau lleol weithio gyda’r Banc Doethineb a chyfrannu ato, mae’n rhaid i ni greu amgylchedd sy’n addas i’w hanghenion.

Rydyn ni wedi gweithio’n galed i wneud y safle mor ddiogel â phosib, gan ddatblygu strategaeth ddiogelwch fanwl iawn.

Rydyn ni wedi sicrhau bod y Banc Doethineb yn gweithio’n effeithlon, ac wedi datblygu safle clir a hawdd ei ddefnyddio.

Yn fwy na dim, mae’r safle’n groesawus ac rydym wedi sicrhau bod cymunedau’n gallu gosod ffilmiau a thudalennau gwe ynddo, er mwyn rhannu eu gwybodaeth. Rydym yn credu bod gan ein trigolion a’n busnesau wybodaeth bwysig i’w rhannu ac rydym yn rhoi adnoddau iddyn nhw i gyflawni hyn.

Yn ogystal â gosod ffilmiau a thudalennau ar y wefan, mae’r Banc Doethineb yn creu rhwydweithiau ar-lein newydd hefyd, yn seiliedig ar ddiddordebau cyffredin yn hytrach na chyfeillgarwch ymlaen llaw. Rydym yn rhoi adnoddau cyfathrebu amrywiol i’r defnyddwyr fel eu bod yn gallu rhyngweithio, cymryd rhan a chefnogi ei gilydd.

Yn y pen draw, bydd ansawdd a phŵer y Banc Doethineb yn dibynnu ar sut mae ein cymunedau’n cymryd rhan a faint maent yn dewis cyfrannu.

Fel sefydliad, mae Cyngor Bwrdeistref Sirol Torfaen yn credu’n gryf y bydd ein trigolion yn ymateb yn gadarnhaol ac yn creu adnodd arbennig ac unigryw er lles pawb.

Ewch i www.wisdombank.org.uk i edrych ar botensial y dull newydd hwn o ddefnyddio cyfryngau cymdeithasol.

Adolygiad o sesiwn Miri Mawrth

GovCamp Cymru

Dyma blogbost gwadd gan Helia Phoenix o Gynulliad Cenedlaethol Cymru, sy’n edrych yn ôl dros sesiwn ‘Gwallgofrwydd Mawrth’ yn GovCamp Cymru. Cafodd y sesiwn ei redeg gan Jo Carter o’r Satori Lab, sydd hefyd wedi blogio am y pwnc.

Os ydych chi’n gweithio mewn tîm prysur fel fi, gyda phawb yn rhuthro i wneud eu gwaith, fe fyddwch chi’n wrthi’n brysur drwy’r dydd. Dylai cyllidebu am y flwyddyn i ddod fod yn un o brif flaenoriaethau eich gwaith, a dylech ailedrych ar y cynllun gydol y flwyddyn, gan wneud newidiadau fel bo angen. Ond dyw rhai pobl ddim yn ymdopi cystal ag y gallen nhw. Unigolion o awdurdodau lleol a chymdeithasau tai fu’n cymryd rhan yn y sesiwn, a buom yn trafod y prinder arian dybryd sydd yn y sector cyhoeddus ar hyn o bryd, sy’n golygu ei bod hi’n bwysicach nag erioed i gyllidebu’n gall. Rhannodd y grŵp enghreifftiau o arferion da o sut i reoli cyllideb.

Helia Phoenix at GovCamp Cymru / Helia Phoenix yn GovCamp Cymru

Photo by Sasha Taylor, available at http://bit.ly/1sFVNQ4 / Llun gan Sasha Taylor, ar gael o http://bit.ly/1sFVNQ4

Cafwyd dwy enghraifft ardderchog; un syml iawn, y gallai unrhyw un ei gyflawni yn eu tîm eu hunain, ac un arall llawer mwy cymhleth a fyddai’n gofyn am gymorth eich uwch reolwyr.

1 – yr ateb syml gan Gyngor Torfaen. Gydol y flwyddyn, mae’r tîm hwn yn gweithredu drwy wario ar bethau sy’n hanfodol i fusnes, ond mae hefyd yn gwneud rhestr o bethau y byddent yn eu gwneud pe bai arian i’w gael ar ddiwedd y flwyddyn (uwchraddio eu technoleg, prynu meddalwedd newydd efallai, ac ati). Yna, ym mis Chwefror, os yw’r tîm wedi tanwario, fe all ddefnyddio’r arian i wario ar bethau o’r fath. Felly, mae’r tîm yn dal i brofi patrwm gwario ‘Miri Mawrth’ ond mae’n gwneud hyn gyda threfn sy’n sicrhau ei fod yn defnyddio’r arian yn y ffordd orau bosibl.

2 – yr ateb cymhleth. Mae gan Gyngor Sir Fynwy gronfa ganolog o arian a ddefnyddir fel cronfa arloesi. Mae adrannau sy’n llwyddo i arbed arian ac sydd wedi tanwario ar ddiwedd y flwyddyn yn cyfrannu’r arian i’r gronfa honno. Defnyddir hanner yr arian i dalu dyledion, ond mae’r hanner arall ar gael i adrannau wneud cais amdano. Maent yn cyflwyno syniadau am brosiectau maent am eu cynnal, a bydd yr uwch reolwyr yn penderfynu sut i ddosbarthu’r arian i’r prosiectau hynny. Mae hyn yn gwobrwyo adrannau am drefniadau rheoli ariannol da, ac yn rhoi rhywfaint o ryddid iddynt arbrofi gyda gwahanol ddulliau o gyflawni eu gwasanaethau na fyddent wedi gallu rhoi cynnig arnynt fel arall o bosibl.

Helia Phoenix at GovCamp Cymru / Helia Phoenix at GovCamp Cymru

Photo by Sasha Taylor, available at http://bit.ly/1om3AUS / Llun gan Sasha Taylor, ar gael o http://bit.ly/1om3AUS

Efallai na lwyddwch chi i berswadio unrhyw un yn eich sefydliad i weithredu Ateb 2, ond mae Ateb 1 yn ffordd hawdd iawn o drefnu gwariant fel bo arian yn cael ei ddefnyddio yn y ffordd orau bosibl, ac mae’n hawdd iawn i’w wneud. Gall unrhyw un roi hyn ar waith.

– Helia

Defnydd personol o gyfryngau cymdeithasol

Social Media

Cyn dechreuais i’r swydd ‘ma yn Gyfnewidfa Arfer Dda Swyddfa Archwilio Cymru, roeddwn i’n cadw trydar gwaith ar wahân i drydar personol.

Roeddwn i wastad yn teimlo roedd yna bosibilrwydd byddwn i’n dod â gwarth ar fy nghydweithwyr trwy drydar rhywbeth amhriodol. Ond ar ôl i mi fod yn ddigon ffodus i dderbyn y swydd yma, fe wnes i sylweddoli roeddwn i’n debygol o golli cysylltiadau achos doedd dim cyfrif Twitter gan y prosiect ar y pryd (ond mae ‘na un nawr). Penderfynais i i gymysgu busnes gyda phleser.

Pan weithiais i yn WCVA, roeddwn i’n edmygu sut roedd fy nghydweithiwr i Michelle Matheron yn llwyddo i wneud hyn drwy drydar am wleidyddiaeth Cymru i’r trydydd sector a (yn ei geiriau hi) “girlie nonsense”. Ond mae’r “girlie nonsense” mae hi’n trydar yn rhoi cyd-destun i’w gwaith . Fe wnaeth e hefyd dangos i mi nad swydd yn unig oedd gweithio gyda gwleidyddiaeth Cymraeg i Michelle, ond yn hytrach roedd e’n ddiddordeb. Mae dilysrwydd ei thrydar yn ychwanegu pwysau i beth mae hi’n ddweud , ac mae’n atgoffa fi gallai ymgysylltu â hi yn uniongyrchol.

Ar yr adeg yma doeddwn i ddim yn siŵr byddai fi’n gallu fod yn bersonol mewn cyd-destun proffesiynol neu wneud y gwrthwyneb, ond ers cymryd y cam ‘ma rwy’n falch fy mod i wedi gwneud hynny. Does ‘da fi ddim cefndir mewn archwilio o gwbl, felly mae ‘da fi lot i ddysgu. Mae Twitter wedi rhoi’r cyfle i mi ddysgu mwy am beth mae staff Swyddfa Archwilio Cymru yn gwneud, ac mae fe hefyd wedi rhoi’r cyfle i mi ddod i nabod nhw fel unigolion. Mae llawer o bobl yn y Swyddfa sy’n werth dilyn, ond er mwyn rhoi dwy enghraifft dda i chi, mae’n werth dilyn Huw Lloyd-Jones, sydd wedi tynnu sylw at arferion trydar da mewn llywodraeth leol yng Ngogledd Cymru, a Mike Palmer, achos mae ei frwdfrydedd e ar gyfer datblygu cynaliadwy yn glir o’i drydar.

Mae cyfryngau cymdeithasol hefyd yn rhoi’r cyfle i ni ddatblygu perthnasau ag eraill, sy’n codi posibiliadau cyffrous ar gyfer sut mae gwasanaethau cyhoeddus yn ymwneud â phobl.

Rydyn ni mewn sefyllfa well i wybod beth trydar effeithiol yn edrych fel i ddinasyddion os ydym ar gyfryngau cymdeithasol yn bersonol. Y peth gwych yw bod llawer o wasanaethau cyhoeddus yn defnyddio cyfryngau cymdeithasol mewn modd personol, cyfeillgar a defnyddiol yn barod. Mae mudiadau fel Cyngor Bwrdeistref Sirol Torfaen yn rhyngweithio yn gyflym, yn effeithlon ac yn y cyfrwng mae’r unigolyn yn dewis (Twitter yn yr achos ‘ma).

Mae fe’n glir dyw mudiadau ddim yn gallu parhau i weithio yn yr un ffordd ag oeddent cyn cyfryngau cymdeithasol. Mae’n amlwg bod y ffordd mae pobl yn cael gafael ar wybodaeth wedi newid, yn ogystal â’r ffordd maen nhw’n cyfathrebu. Mae’r blog gwych yma o Comms 2.0 yn amlinellu pam mae angen newid – gan fod pobl eisiau clywed oddi wrthym mewn iaith maen nhw’n deall, mewn iaith maen nhw’n defnyddio’n bersonol, lle mae’n glir mai pobl sy’n cynnal gwasanaethau cyhoeddus hefyd.

Mae defnyddio cyfryngau cymdeithasol yn bersonol yn ffordd wych o fynd i’r afael â’r hyn a ddisgwylir o fudiad. Ond yn fwy na hynny, drwy ddefnyddio nhw fel unigolion, ni’n rhoi gwybod i bobl sut mae mudiadau ni’n gweithio, sut ni’n cyrraedd y penderfyniadau ni’n gwneud a pham. Fel mae Tim Lloyd yn dweud yn y blog yma ar gyfer Adran Busnes a Sgiliau Llywodraeth y Deyrnas Unedig, “mae wyneb, enw a gwybodaeth ddofn o faes polisi penodol, yn llawer mwy deniadol i’n cynulleidfaoedd na datganiadau dienw o gyfrif corfforaethol”. Sa i’n siŵr os yw hwn yn wir am bawb, ond mae hwn yn bendant yn wir yn bersonol, achos rwy’n dilyn lot mwy o bobl na mudiadau.

Dyfrig