Tag Archives: cyfathrebu

Allwch chi fynd heb e-bost mewnol?

Ai e-bost yw’r dyfodol o fyd gwaith, neu gall ffyrdd newydd helpu ni i rannu gwybodaeth yn fwy effeithlon? Siaradodd Dyfrig Williams i Lee Mallon o Rarely Impossible i gael gwybod.

Logo Dadfentora LocalGovDigital

Rydyn ni gyd yn gwybod y teimlad o ddychwelyd i’r gwaith ar ôl gwyliau i ffeindio mynydd o negeseuon e-bost. Rydw i wastad yn cael y teimlad bod angen i mi fynd i’r afael â’r negeseuon hynny cyn i mi ddechrau gyda fy “ngwaith go iawn”.

Yn ddiweddar, blogiodd fy nghydweithiwr Beth am yr adolygiad diweddar o’n Treialon Coffi ar Hap, sy’n paru pobl i drafod y pwnc o’u dewis.

Ochr yn ochr â hynny, rydw i wedi bod yn cymryd rhan yn Dadfentora LocalGovDigital, ei fersiwn nhw o’r Treialon Coffi ar Hap. Yn fy nhrafodaeth ddiweddaraf cefais gyfle i glywed os oedd e-bost yn wir yn gymorth neu’n rhwystr trwy ddal i fyny gyda Lee Mallon o Rarely Impossible, sydd wedi rhoi’r gorau i e-bost ar gyfer cyfathrebu mewnol.

Pam trafod e-bost?

Mae gan e-bost ychydig o broblemau, ac mae lot ohonyn nhw achos ein hymddygiad ni. Efallai bod pobl yn anfon negeseuon e-bost i bobl sydd ddim wedi gofyn amdanynt, neu ryw ddefnydd amheus o gopïo pobl i e-bost i gyfiawnhau teimlad o bwysigrwydd (cewch gipolwg ar flogiau Chris Bolton ar arferion e-bost drwg), mae lot o’r problemau yn deillio o ni fel defnyddwyr. Mae’r podlediad Natter On diweddaraf yn rhoi ystyriaeth i ddwy ochr y ddadl e-bost: da v drwg.

Problem arall gydag e-bost yw ei fod yn tueddu i ganolbwyntio ar waith unigolion yn hytrach na thimau. Dyma le y gall offer fel Slack helpu o bosibl, gan fod y fformat yn annog pobl i weithio mewn timau. Gall offer fel Trello helpu hefyd – pam nad ydyn ni’n mewngofnodi i checio’r sefyllfa yn lle anfon cyfres hir o ddiweddariadau e-bost?

Dyw hwn ddim i ddweud bod newid y dull yn ateb ynddo’i hun. Mae mabwysiadu teclynnau newydd yn dod â materion hefyd. Mae’n bosib na fydd pobl yn arbennig o hapus am gael ffynhonnell arall o gyfathrebu i checio, ac ydy dull cyfathrebu anffurfiol fel Slack (sydd gyda Emojis a GIFs) yn anathema i ddiwylliant gweithio rhai sefydliadau?

Ond os mae cymdeithas yn newid, ac mae disgwyliadau pobl o wasanaethau cyhoeddus yn newid, oes yna angen i ddarparwyr gwasanaethau cyhoeddus newid eu ffordd o weithio hefyd? Mae lot wedi cael ei ysgrifennu am sut na allwn ni barhau i gyfathrebu yn yr un modd (gan gynnwys blogbost grêt Helen Reynolds ar seicopathi a chyfryngau cymdeithasol). A allwn ni wir cysylltu â chymunedau mewn modd priodol pan mae ein ffordd ni o gyfathrebu yn hollol wahanol? Mae yna arwyddion yn barod bod pobl ifanc yn dewis cyfathrebu trwy apps yn lle e-bost.

Beth mae Rarely Impossible yn gwneud?

Dyma pam roedd fy sgwrs i gyda Lee mor werthfawr. Roedd e’n hapus i rannu ei brofiadau dros y ffôn, ac roedd e hefyd yn hapus i rannu adnoddau ar ôl hynny. Roedd e’n hynod o ddiddorol i glywed am y sianeli roedd Rarely Impossible yn gweithio trwyddo ar ôl 6 mis, ac mae eu blogbost “1 flwyddyn ar ôl y newid” yn ganllaw wych ar leihau eich dibyniaeth ar e-bost.

A rhag ofn eich bod chi’n meddwl bod e’n un peth i gwmni preifat i fynd heb e-bost a peth hollol wahanol i wasanaeth cyhoeddus, edrychwch ar beth sy’n digwydd yn Nhai Halton.

Er mai e-bost yw’r ffordd rydym yn cyfathrebu ar-lein yn fwyaf aml yn y swyddfa, rydym mewn cyfnod lle mae dulliau ac offer newydd yn cael eu datblygu drwy’r amser. Os yw’ch mudiad yn ystyried ffyrdd o fynd heb e-bost, byddai fe’n grêt i glywed o chi fel y gallwn ni rannu’r dysgu o’ch profiadau ac i glywed os yw’n helpu chi i ddarparu gwasanaethau cyhoeddus gwell.

Effaith Cyfathrebu MAWR y Gronfa Loteri Fawr

Mae’r Gronfa Loteri Fawr yn gyfrifol am rannu 40% o’r arian a godir ar gyfer achosion da gan y Loteri Genedlaethol. Yma, mae’r Swyddog Cyfathrebu, Rosie Dent yn trafod sut y cafodd un ymgyrch gyfathrebu effaith ystyrlon, fesuradwy.

Llun o Rosie Dent, a gafodd ei ddefnyddio ar gyfer ei hunanlun Loteri

#LotterySelfie Rosie Dent

Yng Nghymru, rydym yn rhoi tua £100,000 y dydd i brosiectau sydd â’r nod o wella bywydau pobl a chymunedau sydd â’r angen mwyaf. Y llynedd, gwnaethom lansio ein fframwaith strategol ar gyfer 2015-21 sy’n nodi beth y gall pobl ei ddisgwyl gennym fel ariannwr dros y chwe blynedd nesaf. Ein gweledigaeth yw y dylai pobl arwain y ffordd wrth wella eu bywydau a’u cymunedau.

Fel Tîm Cyfathrebu, rydym o’r farn mai un o’r ffyrdd gorau y gallwn gael pobl i arwain yw drwy roi’r ffocws arnynt hwy a rhoi’r adnoddau iddynt allu hyrwyddo’r gwaith gwych maent yn ei wneud, waeth pa mor fawr neu fach yw hynny. Y ffordd hon o feddwl a arweiniodd at lansio ein hymgyrch #LotterySelfie.

Mae dwy elfen i’r ymgyrch, un ohonynt yw annog prosiectau i rannu delweddau gyda ni drwy ddefnyddio’r hashnod #LotterySelfie. Y nod, wrth i ninnau rannu’r delweddau hyn, yw y gall prosiectau o bosib gyrraedd cynulleidfaoedd newydd. Mae’r elfen hon o’r ymgyrch wedi bod yn rhedeg ers mis Ionawr 2016 ac mae hyd at 600,000 o argraffiadau bob wythnos ar Twitter.

Ail elfen yr ymgyrch yw ‘Llythyr Syrpreis y Loteri’. Bob blwyddyn mae ein staff yn asesu miloedd o geisiadau ac yn anfon miloedd o lythyrau sy’n rhoi gwybod i ymgeisydd bod ei gais am grant wedi bod yn llwyddiannus. Gyda chynifer o lythyrau, mae’n hawdd anghofio sut y gall arian Loteri newid bywydau cymunedau yng Nghymru. Gwnaeth hyn i ni feddwl, beth am i fwy o staff ymweld â phrosiectau a gwneud i’r prosiectau deimlo’n arbennig drwy ddosbarthu rhai o’r llythyrau cynnig grant â llaw?

Y sefydliad a gafodd syrpreis gyntaf gyda Llythyr Syrpreis y Loteri oedd NuHi Cyf. yng Nghaerdydd sy’n cynnig ymwybyddiaeth, addysg a hyfforddiant ym maes camddefnyddio sylweddau i’r gymuned ehangach. Bydd yn defnyddio’r grant o £4,775 i greu ystafell TG a gwefan fel y gall pobl sy’n gwella o gamddefnyddio sylweddau gael gwybodaeth a chefnogaeth. Holly, gwirfoddolwraig, a orffennodd ei thriniaeth adsefydlu yr union ddiwrnod hwnnw, a gafodd y syrpreis. Gwnaethom gadw’r syrpreis yn syml. Yr oll oedd gennym oedd llechen, llythyr cynnig ac wrth gwrs siec enfawr (oherwydd pwy sydd ddim yn breuddwydio am gael siec enfawr?), gan ei gwneud yn ymgyrch hynod o rad, sy’n costio dim heblaw am amser staff.

 

Beth oedd y canlyniad i NuHi?

Pan ofynnwyd sut roedd hi’n teimlo ynglŷn â’r syrpreis, dywedodd y Sefydlydd Yaina: “Mae’r gwirfoddolwyr yn dal i fod yn wên o glust i glust”. Roedd Yaina yn teimlo bod morâl staff wedi cynyddu ers y syrpreis.

O fewn pythefnos i’r syrpreis, roedd y sylw ar gyfryngau cymdeithasol wedi arwain yn uniongyrchol at sefydliadau eraill yn cysylltu â nhw ynglŷn â gweithio mewn partneriaeth a gwahoddiad i fod yn siaradwr gwadd mewn digwyddiad entrepreneuraidd.

Gwnaeth y sylw hefyd arwain at roddion cyhoeddus ac, o ganlyniad, rhoddodd NuHi fotwm rhoddion ar ei wefan. Credwn fod hyn yn ganlyniad hynod gadarnhaol i NuHi gan y gallai rhoddion gynyddu cynaliadwyedd y sefydliad. Roedd hefyd wedi arwain at dri ymholiad newydd am gymorth gan bobl sy’n gwella o gamddefnyddio sylweddau.

Llun o bobl sy'n ymwneud â NuHi Cyf.

NuHi Cyf.

A fu effaith ar staff y Gronfa Loteri Fawr?

Dywedodd Liz Hertogs a fu’n asesu’r cais ac a ffilmiodd y syrpreis wrthym, “Dyma oedd fy ymweliad prosiect cyntaf, felly roedd yn wych cael cwrdd ag un o’n deiliaid grant, ac roeddem yn gallu rhoi ein pecyn cynnig iddo a thrafod beth sy’n digwydd nesaf ar yr un pryd. Roedd bod yno pan wnaeth ddysgu ei fod yn cael ei ariannu gennym yn brofiad arbennig iawn.”

Cawsom lawer o sylwadau cadarnhaol ynglŷn â’r fideo gan staff ac aelodau’r pwyllgorau. Nid ydym erioed wedi gweld staff wedi cyffroi cymaint am gynnyrch cyfathrebu o’r blaen! Roeddech yn gallu clywed staff yn sôn amdano o amgylch y swyddfa am ddyddiau, roedd wir yn teimlo fel ei fod wedi creu cyffro yn ein swyddfeydd, yng Nghaerdydd a’r Drenewydd. Roedd y cyffro hwnnw’n heintus, cawsom sylwadau gan dimau’r Gronfa Loteri Fawr yn Lloegr, yr Alban a Gogledd Iwerddon, yn ogystal â Camelot a thîm Achosion Da y Loteri Genedlaethol.

Pa sylw a gafodd y fideo?

O fewn diwrnodau roedd 8,800 o bobl wedi gweld y fideo ar Facebook, gan ei wneud yn un o’r pethau mwyaf poblogaidd i ni ei bostio ar y llwyfan. Cafodd cynnwys cyfryngau cymdeithasol ei rannu gan Gynulliad Cenedlaethol Cymru, Achosion Da y Loteri a We Are Cardiff, i enwi dim ond rhai.

Cafodd fideo a stori Holly, y wirfoddolwraig, eu cynnwys ar Wales Online, a chafodd yr erthygl ei rhannu ar gyfryngau cymdeithasol dros 340 o weithiau.

Myfyrio

Fel mae timau Cyfathrebu eraill yn ei ganfod mae’n siŵr, gall fod yn anodd casglu tystiolaeth am ganlyniadau eich gwaith, yn enwedig canlyniadau cadarn. Fodd bynnag, mae effaith yr ymgyrch hon wedi bod yn anhygoel ac wedi rhagori ar ein disgwyliadau. Roedd llawer o’r canlyniadau, fel rhoddion cyhoeddus ac ymholiadau am gymorth gan y prosiect, yn annisgwyl ac maent yn dangos sut y gall cyfathrebu, gan gynnwys cyfryngau digidol, ychwanegu gwerth a chael effaith ystyrlon ar sefydliadau a chymunedau.

Os hoffech gael rhagor o wybodaeth am Gronfa Loteri Fawr Cymru, ewch i’n gwefan, dilynwch @LoteriFawrCymru ar Twitter neu hoffwch Cronfa Loteri Fawr Cymru ar Facebook.

Ein siwrnai ni gyda Yammer – sut rydym wedi gweithredu rhwydwaith cymdeithasol ar gyfer menter yn Swyddfa Archwilio Cymru

Rydyn ni wedi cael sawl trafodaeth ar-lein ac all-lein yn ddiweddar am sut mae Swyddfa Archwilio Cymru yn defnyddio rhwydweithio cymdeithasol i wella cyfathrebu mewnol. Mae Mark Stuart Hamilton wedi ysgrifennu blogbost i ni am sut rydym yn ei ddefnyddio a sut rydym wedi ei roi ar waith.

The Wales Audit Office Intranet, with a Yammer feed on the right hand side / Intranet Swyddfa Archwilio Cymru, gyda ffrwd Yammer ar y dde

Mewnrwyd Swyddfa Archwilio Cymru, gyda’r ffrwd Yammer ar y dde

Rydym wedi cyflwyno Yammer yn Swyddfa Archwilio Cymru yn ddiweddar – at ddefnydd mewnol. Fel y cyfryngau cymdeithasol eraill, mae Yammer yn llwyfan ble mae pobl yn gallu anfon negeseuon i’w gilydd, cynnal sgyrsiau a rhannu gwybodaeth yn well.

Y gwahaniaeth rhwng Yammer a llawer o rwydweithiau cymdeithasol eraill yw bod Yammer wedi’i gynllunio’n benodol gyda ffocws ar fusnes.

Roeddem wedi bod yn ystyried lansio llwyfan cyfryngau cymdeithasol mewnol ers peth amser, ond roedd yn anodd dod o hyd i amser priodol. Ar ôl ailgynllunio ein mewnrwyd, edrychwyd ar y syniad eto.

Roedd gan ein hen fewnrwyd system o’r enw post-its ac roedd pobl yn gallu anfon negeseuon byr i’r dudalen flaen. Canolbwyntiodd y trafodaethau gwreiddiol ar ehangu’r system honno (fel targedu post-its at grwpiau penodol o bobl). Ond, yn fuan iawn, gwelsom fod angen ateb arall.

Ystyriwyd sawl opsiwn ac, ar ôl adolygu gofalus, cytunwyd y byddem yn dewis Yammer.

Mae gan Yammer fersiwn menter y telir amdano a fersiwn am ddim. Mae’r fersiwn menter yn cynnig mwy o adnoddau gweinyddol, ond roedd y fersiwn am ddim yn ddigon da i ni at bwrpas profi. Felly, sefydlwyd y fersiwn am ddim gennym, ynghyd â grŵp peilot bychan.

Ar y dechrau, roedd y peilot yma’n cynnwys pobl a oedd wedi gofyn am system fel Yammer yn bennaf, oherwydd byddent hwy’n fwy parod i ddechrau trafodaethau newydd a rhoi bywyd yn y system. Roeddem eisiau gweld cymaint o gynnwys â phosib ar Yammer cyn y lansiad, fel bod pobl yn meddwl am Yammer fel rhywbeth y mae eraill yn ei ddefnyddio’n ddyddiol – nid rhywbeth i ddefnyddio llawer arno am y diwrnod neu ddau cyntaf ac wedyn anghofio amdano. Yn unol â’r athroniaeth hon, cafodd y peilot ei ehangu dros amser, fel bod mwy a grwpiau a chynnwys yn cael eu creu.

Wedi dweud hynny, roeddem dal eisiau creu heip ar gyfer y prif lansiad a chyffroi pobl – i annog cymaint o staff â phosib i ymuno unwaith y byddai wedi’i lansio’n swyddogol. Mae gennym ddwy sgrin deledu yn y swyddfa yng Nghaerdydd sy’n dangos newyddion corfforaethol ar sioe sleidiau. Newidiwyd un o’r sleidiau hyn i ddarllen “Stop! Yammertime” a gosodwyd posteri gydag MC Hammer a’r un arwyddair arnynt o amgylch yr adeilad.

Ar y dechrau, ni chafodd unrhyw wybodaeth arall am Yammer ei darparu. Roeddem eisiau creu trafodaeth a rhyw deimlad o ddirgelwch. Gydag amser, datgelwyd mwy a mwy o wybodaeth, ond y bwriad drwy’r adeg oedd gwneud pobl yn gyson ymwybodol o Yammer, yn hytrach na’i gyflwyno’n gwbl annisgwyl.

Trefnwyd sesiynau hyfforddi i bobl eu mynychu ar sut mae defnyddio Yammer a chael y gorau ohono. Roedd rhai staff yn amheus o Yammer i ddechrau ac rydym wedi gweithio’n galed i ddangos sut gall Yammer fod yn fuddiol i fusnes, i rwydweithio ac ar gyfer rhyngweithio cymdeithasol gyda chydweithwyr. Er hynny, mae’n werth nodi bod marchnata Yammer fel “Facebook i fusnesau” yn debygol o greu adwaith mwy anffafriol gan bobl nad ydynt yn defnyddio Facebook (neu gyfrwng cymdeithasol arall) neu ddim yn ei hoffi.

Ychydig wythnosau ar ôl hysbysebu Yammer i ennyn diddordeb, ac ar ôl cynnal y ‘sesiynau blasu’, lansiwyd ein mewnrwyd ar ei newydd wedd yn swyddogol. Roeddem eisiau integreiddio Yammer yn rhan o’r hafan er mwyn cadarnhau rôl y fewnrwyd ymhellach fel y prif lwyfan cyfathrebu. Bellach mae’r hafan yn cynnwys sgyrsiau Yammer yn y bar ochr.

Yn wreiddiol, roedd bwriad i’r fewnrwyd newydd gynnwys eicon hysbysiadau Yammer, yn dangos nifer y negeseuon Yammer heb eu darllen oedd wedi’u derbyn. Er hynny, wrth ryddhau, ni chafodd yr elfen hon ei chynnwys am resymau technegol. Bydd yn cael ei hychwanegu’n nes ymlaen*.

Hefyd, newidiwyd ein hen system ‘sylwadau’ newyddion am sgwrs Yammer wedi’i hymgorffori ‘ar wahân’. Mae sylwadau Yammer yn darparu dolen awtomatig i’r erthygl sy’n cael ei darllen, diolch i’r protocol Graff Agored.

Cyn i ni lansio Yammer, ein gobaith oedd y byddai’n dod yn iwtopia rhannu gwybodaeth. Byddai popeth bron yn cael ei anfon at grwpiau penodol wedi’u targedu a byddai’r grwpiau hynny’n cael eu gwneud yn gyhoeddus. Byddai hynny’n golygu bod pobl mewn gwahanol feysydd yn gallu cyfrannu at bethau na fyddent yn gwybod amdanynt fel arall.

Yn ymarferol, mae’n anodd dweud faint o wybodaeth sydd wedi’i rhannu, oherwydd fel rheol nid yw pobl sy’n dysgu rhywbeth yn gadael sylw i ddweud eu bod wedi dysgu rhywbeth. Hefyd, nid oeddem wedi rhagweld pa mor bwysig fyddai grwpiau preifat. Mae rhai aelodau o staff yn teimlo’n fwy cyfforddus wrth beidio ag anfon eu negeseuon i’r sefydliad cyfan.

Byddwn yn gwneud ychydig o waith yn fuan i werthuso sut mae’n cael ei ddefnyddio gan staff ac i ddadansoddi’r defnydd, y cyfraddau gweithgarwch a’r gwerth i fusnes.

Ar y cyfan, rydym yn credu bod Yammer yn llwyddiant – yn seiliedig ar yr holl ryngweithio sy’n digwydd – ac rydym yn disgwyl i hynny barhau yn y dyfodol. Yn gyffredinol, mae wedi cael croeso cadarnhaol ac mae hyn yn cael ei adlewyrchu yn y math o drafodaethau sy’n digwydd.

*Ar gyfer y rhai chwilfrydig yn eich plith, mae’r eicon negeseuon heb eu darllen yn dwyllodrus o anodd ei greu. Yn gryno, mae angen creu ap Yammer, gan ddefnyddio API Yammer i wneud i’r ap ddynwared defnyddiwr drwy gael a storio ei docyn cludwr, ac wedyn cyfrif ei negeseuon heb eu darllen. Mae’r problemau’n gysylltiedig â pherfformiad a’r nod yw eu datrys drwy symud codau penodol ar ochr y cleient.