Tag Archives: arfer da

Manteision gweithio gyda’r Gyfnewidfa Arfer Da

Mae Sophie Knott yn siarad am ei phrofiad o weithio gyda’r Gyfnewidfa Arfer Da ar weminar arfaethedig.

Yma yn Swyddfa Archwilio Cymru cawn ein hannog i gydweithio ar draws gwahanol feysydd o fewn y sefydliad i rannu gwybodaeth a chynnig gwell gwasanaeth i gleientiaid a’r cyhoedd. Fodd bynnag, weithiau mae pwysau amser ac adnoddau’n golygu ein bod yn esgeuluso agweddau megis defnyddio tîm y Gyfnewidfa Arfer Da yn ystod ein gwaith archwilio arferol.

Yn ogystal â rhannu canllawiau arfer da ac astudiaethau achos ar-lein drwy eu gwefan a’u blog, mae tîm y Gyfnewidfa Arfer Da yn cynnal seminarau a gweminarau dysgu ar y cyd. Roeddwn yn gwybod am y digwyddiadau hyn, ond doeddwn i ddim yn sylweddoli bod y tîm yn cynnal mwy nag un o’r rhain bob mis ar gyfartaledd, ac ar ystod eang o bynciau allweddol ar gyfer y sector cyhoeddus yng Nghymru. Mae’r Gyfnewidfa yn cydnabod nad oes un dull sy’n gweddu i bawb pan ddaw i rannu gwybodaeth, felly gall gweminarau a seminarau fod yn ddefnyddiol fel ffyrdd gwahanol o rannu gwybodaeth.

Fy mhrofiad

Sophie Knott o Swyddfa Archwilio Cymru

Sophie Knott o Swyddfa Archwilio Cymru

Yn ddiweddar, cefais gyfle i weithio gyda’r Gyfnewidfa ar weminar arfaethedig ar ddatblygu gweithlu’r gwasanaethau cyhoeddus. Deilliodd y weminar o ganlyniad i’n hastudiaeth genedlaethol Rheoli ymadawiadau cynnar yng ngwahanol gyrff cyhoeddus Cymru, a gyhoeddwyd ym mis Chwefror 2015. Er mai’r bwriad gwreiddiol oedd cysylltu’n uniongyrchol â themâu allweddol yr adroddiad, ymgymerais â mwy o waith ymchwil i weld beth oedd cynadleddau a seminarau eraill yn ei drafod, ac erthyglau newyddion a blogiau eraill, ac esblygodd cynnwys y weminar o hynny.

Wedi hynny, rwy wedi helpu i ddewis siaradwyr posibl ar gyfer y weminar, a’r cwestiynau allweddol y byddwn yn eu gofyn; ac wedi cynnal trafodaethau ynglŷn â’r weminar gyda’r Archwilydd Cyffredinol, a arweiniodd at gais ganddo i fod yn un o’r siaradwyr! Rwyf hefyd wedi datblygu deunydd i friffio siaradwyr ac wedi creu nodyn cadw dyddiad ar gyfer cyfranogwyr i’w e-bostio a’i osod ar ein gwefan.

Mae tasgau ar gyfer y dyfodol yn cynnwys hyfforddiant Twitter fel y gallaf drefnu trydariadau i’w cyhoeddi ar y dydd; dwyn ynghyd sleidiau ar gyfer y cyflwyniad gweminar; heb sôn am fynychu’r weminar ei hun i gydgysylltu’r gwaith o ofyn cwestiynau a anfonir gan y cyfranogwyr ar y dydd i’r siaradwyr, a thrydaru’n fyw o’r digwyddiad. Mae’r ymgysylltu hwn ar y dydd yn bwysig iawn ac yn galluogi cyfranogwyr i rannu eu safbwyntiau’n uniongyrchol â’r panel a chyfranogwyr eraill, ond caiff y weminar hefyd ei recordio fel bydd pobl yn gallu gwrando arni ar adeg sy’n gyfleus iddyn nhw.

Manteision i bawb

Mae wedi bod yn ddiddorol iawn cymryd rhan mewn rhywbeth ychydig yn wahanol a dysgu rhai sgiliau newydd ar yr un pryd. Rhoddodd gyfle i mi siarad â phobl na fyddwn wedi siarad â nhw fel arfer, fel Prif Weithredwr awdurdod lleol. Mae hefyd o bosib wedi cynyddu effaith a darllenwyr un o’n hadroddiadau cenedlaethol, ar ôl i mi gynnwys manylion amdano ar nodyn cadw dyddiad y weminar. Byddwn yn argymell bod pob aelod o staff yn ystyried cyfleoedd ar gyfer gweminar neu seminar o fewn eu gwaith eu hunain, hyd yn oes nad ydynt wedi mynd ymhellach na’r cam cynllunio. Rwy’n siŵr y byddai tîm y Gyfnewidfa’n falch o glywed gennych!

Mae’r weminar ‘Datblygu gweithlu i ateb heriau diwygio gwasanaethau cyhoeddus’ yn cael ei chynnal ddydd Iau 14 Ionawr rhwng 10:30 a 11:45. Gallwch gofrestru yma neu gall staff Swyddfa Archwilio Cymru wrando ar y dydd yn Ystafell 14 yn swyddfa Caerdydd neu Ystafell 1 yn swyddfa Ewlo.

Trosglwyddo Asedau: Beth allwn ni ddysgu oddi o Gyngor Dinas Birmingham

Trosglwyddo Tir ac Eiddo

Pan mae’r Gyfnewidfa Arfer Da yn chwilio am enghreifftiau i rannu yn ein digwyddiadau, yn aml byddwn yn dod ar draws prosiectau gwych hoffwn ni rhannu, ond dydyn ni ddim yn gallu arddangos e achos dyw’r bobl ddim ar gael ar ddyddiadau’r seminar. Dyma beth ddigwyddodd yn ein Seminar Dysgu a Rennir ar Drosglwyddo Tir ac Eiddo, lle wnaethon ni clywed am waith diddorol gan Gyngor Dinas Birmingham.

Mae’r prosiect wedi dod i ben, ond mae’n wych i ddarllen yn ei blog nhw bod y dull hwn wedi arwain ato ddull cyson o drosglwyddo asedau ar gyfer yr holl grwpiau gwirfoddol a chymunedol yn Birmingham.

Mae llawer o adnoddau defnyddiol iawn ar gael ar y wefan, gan gynnwys dogfen sy’n helpu cyfrifo’r gwerth cymdeithasol o drosglwyddo ased i’r gymuned. Mae’n cael ei ddefnyddio i gyfrifo ad-daliad rhent ar gyfer prydlesi o dan Brotocol Trosglwyddo Asedau Cymunedol y Cyngor. Gallwch hefyd ddod o hyd i’r canllawiau yma.

Llun o set Flickr Trsoglwyddo Asedau Cymunedol / Picture from Community Asset Transfer Flickr Set

Llun gan @podnosh o set Flickr Trsoglwyddo Asedau Cymunedol / Picture by @podnosh from Community Asset Transfer Flickr Set

Wrth drosglwyddo ased i gorff arall neu i’r gymuned, mae’n rhaid mai dyma’r opsiwn synhwyrol. Fe wnaethon ni clywed yn y seminar bod rhai Cynghorau Tref a Chymuned yn cael eu gofyn i gymryd arno asedau, ond rhaid i’r amgylchiadau ariannol fod yn iawn er mwyn i’r trosglwyddiad fod yn llwyddiannus. Yn yr achos hwn, mae’n wych bod y ddogfen gychwynnol a gytunwyd gan y ddau barti yn rhan o’r brydles a’i bod yn cael ei ddefnyddio fel sail i’r adolygiadau.

Rhaid hefyd cysidro gwerth cymdeithasol ased. Fi’n meddwl bod e’n wych bod cyfranogiad y gymuned yn rhan o’r asesiad ar gyfer defnydd a gweithgareddau arfaethedig, achos ar ôl i’r inc sychu ar y cytundeb, bydd y gymuned yn chwarae rhan enfawr mewn llwyddiant y prosiect.

Mae cydweithio hefyd yn ffitio mewn o dan adran Defnyddio Gwasanaeth yr Asiantaeth, sy’n mesur y defnydd a wneir o’r adeilad gan asiantaethau eraill. Yn yr achos hwn, mae’r llawlyfr yn gweithio ar y sail o £10 am bob metr sgwâr o ofod sy’n cael ei rhentu gan y mudiad.
Gallai llawer o agweddau’r pecyn cymorth cael ei haddasu i’w defnyddio yng Nghymru hefyd. Mae rhaglen Cymunedau yn Gyntaf yn seiliedig ar y Mynegai Amddifadedd Lluosog Cymru, ac mae’n ddiddorol gweld sut mae system sgorio’r pecyn cymorth yn edrych os yw’r ased mewn ward difreintiedig yn ôl Mynegai Amddifadedd Lluosog.

Gallwch wylio dadansoddiad o’r dull yma ato Drosglwyddo Asedau Cymunedol ar Gwe-ddarllediad Cyngor Dinas Birmingham.

Felly ar y cyfan , mae lot i feddwl amdano yn y pecyn cymorth yma, ac os ydych chi wedi defnyddio fe, yn edrych i ddefnyddio fe neu ei addasu, byddai’n grêt i glywed o chi.

Dyfrig

Y Flwyddyn y daeth Craffu yn gymdeithasol – Ymgyrch Cyfryngau Cymdeithasol y Gynhadledd Craffu – Alan Morris

Craffu

Ym mis Mehefin 2013, lansiwyd y gynhadledd ‘Goleuni ar Graffu’.  Os ydw i’n onest, doeddwn i ddim wedi meddwl rhyw lawer am y cyfryngau cymdeithasol fel modd o rannu gwybodaeth am y gynhadledd. Cefais fy annog gan dîm @GoodPracticeWAO (ar ran Partneriaid y Gynhadledd) i gefnogi’r defnydd o gyfryngau cymdeithasol fel modd o rannu a chodi ymwybyddiaeth. Rwy’n falch i mi wrando!

Wrth i ni gynllunio’r ymgyrch cyfryngau cymdeithasol, roedden ni’n ymwybodol o’r angen i beidio â phennu gormod o amcanion, felly aethom ati i ganolbwyntio ar y canlynol:

  1. Annog defnyddio amrywiaeth o gyfryngau cymdeithasol i ennyn diddordeb cydweithwyr yn y sector cyhoeddus;
  2. Codi ymwybyddiaeth o effaith bosibl craffu trwy flog y Gyfnewidfa Arfer Da;
  3. Parhau i rannu a dysgu gyda chydweithwyr craffu.

Er mai dyma oedd ein hamcanion allweddol, roedden ni’n glir iawn nad oeddem am i gynrychiolwyr ystyried y gynhadledd fel digwyddiad ‘untro’ ar 28 Tachwedd. Yn ein barn ni, dechreuodd y gynhadledd (trwy rannu gwybodaeth) yn ystod wythnos gyntaf mis Medi, pan bostiais ein blog craffu cyntaf. Dydyn ni ddim yn rhagweld y bydd y gynhadledd yn dod i ben cyn mis Chwefror/Mawrth 2014 gan y byddwn ni’n parhau i rannu allbynnau’r gynhadledd yn wythnosol.   

Rydym wedi dysgu o brofiad blaenorol bod rhoi digon o rybudd yn hollbwysig os ydych chi am ddod â grŵp priodol o bobl ynghyd i gynhadledd, yn enwedig gan fod gan lawer o ddarpar gynrychiolwyr bwyllgorau wedi’u cynllunio o leiaf chwe mis ymlaen llaw.

Alan Morris

Fodd bynnag, pan gyhoeddwyd y gynhadledd ym mis Mehefin 2013, doedd dim modd i ni ragweld y byddai’r gynhadledd mor boblogaidd. Erbyn dechrau mis Medi, roedd y llefydd i gyd wedi’u llenwi ac roedd gennym ni restr aros. Roedd hyn hefyd yn golygu bod gennym ni bwyllgor craffu parod ar waith i gyfathrebu ag ef.

Cyn y gynhadledd, roedd ein hymgyrch cyfryngau cymdeithasol yn canolbwyntio’n bennaf ar flog wythnosol ar wasg y Gyfnewidfa Arfer Da. Aethom ati i e-bostio dolen y blog yn wythnosol a defnyddio Twitter i hyrwyddo’r blog yn ehangach trwy’r hashnod ‘#scrutiny13’. Ar ddechrau mis Tachwedd, aethom ati i drydar negeseuon dyddiol er mwyn codi ymwybyddiaeth o’r gynhadledd ac annog rhannu gwybodaeth. Ar ôl i ni bostio hanner dwsin o flogiau, aethom ati i ddefnyddio Pintrest i hyrwyddo elfennau gweledol y blogiau, a’u trydar.

Ein prif ffocws mewn perthynas â’r cyfryngau cymdeithasol ar ddiwrnod y gynhadledd oedd Twitter. Aethom ati i greu ‘Tîm Twitter’, a ddyrannwyd i weithdai a chyfarfodydd llawn penodol. Eu tasg oedd rhannu gwybodaeth â chydweithwyr na fyddent yn gallu dod i’r gynhadledd a siarad â phobl eraill a fyddai’n trydar yn y gynhadledd. Roedd pob trydar yn cynnwys yr hashnod #scrutiny13  (a gallwch gweld rhain ar Storify). Dyma oedd fy mhrofiad cyntaf o ymgyrch Twitter ‘fyw’ mewn digwyddiad. Ar ôl dechrau araf, dechreuais ymgyfarwyddo â’r gwaith o nodi a thrydar negeseuon allweddol gan siaradwyr a chynrychiolwyr.

Aethom ati hefyd i lunio amserlen ffilmio ar ddiwrnod y gynhadledd, gan roi cyfle i holl siaradwyr y gweithdai a’r cyfarfodydd llawn rannu diben eu sesiwn a’r negeseuon allweddol yr oedden nhw am eu cyfleu. O ganlyniad i hyn, ar ôl y gynhadledd aethom ati i ddatblygu cyflwyniad byr a oedd yn cyfuno prif elfennau’r digwyddiad trwy fideo, y cyfryngau cymdeithasu a sleidiau. Mae’r deunydd hwn yn darparu adnodd rhannu gwybodaeth gwerthfawr i gynrychiolwyr a chydweithwyr nad oedden nhw’n gallu dod i’r gynhadledd. Rydym wedi cynnwys dolen i becyn sleidiau y gall cynrychiolwyr eu haddasu i’w hanghenion eu hunain trwy gynnwys negeseuon allweddol a gyflëwyd iddynt yn y gynhadledd.

Byddwn yn parhau i rannu’r allbynnau trwy flog y Gyfnewidfa Arfer Da, ac yn annog cydweithwyr i’w rhannu a rhoi eu sylwadau arnynt.

Felly beth rydyn ni wedi’i ddysgu o’r ymgyrch cyfryngau cymdeithasol?

  1. Mae’r cyfryngau cymdeithasol yn gyfle da i hysbysebu digwyddiadau a rhannu gwybodaeth mewn ffordd hygyrch, rhad ac am ddim.
  2. Rydym yn dysgu mwy am gyfryngau cymdeithasol o hyd. Mae manteision yr ymgyrch i’w gweld yn glir – bob tro rydyn ni’n e-bostio blogiau i’r gymuned graffu, mae mwy o gydweithwyr yn cofrestru i dderbyn ein blogiau’n awtomatig. Mae’r un peth yn wir am nifer y cynrychiolwyr sy’n ein dilyn ni ar Twitter.
  3. Ychydig iawn o gydweithwyr sy’n gwneud sylwadau uniongyrchol ar ein blogiau; ond rydyn ni’n gwybod bod llawer o bobl yn darllen ein blogiau – mae’r ystadegau isod yn brawf o hynny. Yn ogystal, mae llawer o gydweithwyr yn cyfeirio at y blog mewn sgwrs neu e-bost. Rydym yn cydnabod bod hon yn broses hirdymor.
  4. Ar ddiwrnod y gynhadledd, aeth 82 o gynrychiolwyr ati i drydar eu sylwadau gan ddefnyddio’r hashnod #scrutiny13. Roedd y defnydd o’r hashnod yn hanfodol er mwyn i ni allu mesur effaith y cyfryngau cymdeithasol.
  5. Cyrhaeddodd eu negeseuon trydar hyd at  48,717 o bobl ledled y DU a thu hwnt.
  6. Mae’r cyfryngau cymdeithasol yn llawer mwy na chyfrwng ‘i ffwrdd â hi’. Gall negeseuon trydar gael eu harbed a’u defnyddio fel cofnod o safbwyntiau cynrychiolwyr ar y dydd.
  7. Mae terfyn 140 llythyren Twitter yn eich gorfodi chi i ganolbwyntio ar yr hyn sy’n bwysig a’i gyfleu mewn neges fer a bachog. Mae’n rhaid i mi ddweud y byddai fy hen athro Saesneg wrth ei fodd â Twitter gan ei fod yn atgyfodi’r grefft o grynhoi!
  8. Rydyn ni wedi gallu ymgysylltu â chyfranwyr craffu o bob cwr o’r DU (a thu hwnt) sydd wedi rhannu ein negeseuon ac ychwanegu at ein gwybodaeth.

Felly, oedd yr ymgyrch cyfryngau cymdeithasol yn werth yr holl ymdrech?

Oedd, yn sicr! Yn ogystal â deall sut roedd cynrychiolwyr wedi elwa ar y gynhadledd, rydyn ni wedi cyfrannu at greu pwyllgor craffu mwy hirdymor sy’n barod i rannu a dysgu gan ei gilydd. Dyna yw gwir ystyr Cymdeithasu i mi!

Alan Morris

Defnydd personol o gyfryngau cymdeithasol

Social Media

Cyn dechreuais i’r swydd ‘ma yn Gyfnewidfa Arfer Dda Swyddfa Archwilio Cymru, roeddwn i’n cadw trydar gwaith ar wahân i drydar personol.

Roeddwn i wastad yn teimlo roedd yna bosibilrwydd byddwn i’n dod â gwarth ar fy nghydweithwyr trwy drydar rhywbeth amhriodol. Ond ar ôl i mi fod yn ddigon ffodus i dderbyn y swydd yma, fe wnes i sylweddoli roeddwn i’n debygol o golli cysylltiadau achos doedd dim cyfrif Twitter gan y prosiect ar y pryd (ond mae ‘na un nawr). Penderfynais i i gymysgu busnes gyda phleser.

Pan weithiais i yn WCVA, roeddwn i’n edmygu sut roedd fy nghydweithiwr i Michelle Matheron yn llwyddo i wneud hyn drwy drydar am wleidyddiaeth Cymru i’r trydydd sector a (yn ei geiriau hi) “girlie nonsense”. Ond mae’r “girlie nonsense” mae hi’n trydar yn rhoi cyd-destun i’w gwaith . Fe wnaeth e hefyd dangos i mi nad swydd yn unig oedd gweithio gyda gwleidyddiaeth Cymraeg i Michelle, ond yn hytrach roedd e’n ddiddordeb. Mae dilysrwydd ei thrydar yn ychwanegu pwysau i beth mae hi’n ddweud , ac mae’n atgoffa fi gallai ymgysylltu â hi yn uniongyrchol.

Ar yr adeg yma doeddwn i ddim yn siŵr byddai fi’n gallu fod yn bersonol mewn cyd-destun proffesiynol neu wneud y gwrthwyneb, ond ers cymryd y cam ‘ma rwy’n falch fy mod i wedi gwneud hynny. Does ‘da fi ddim cefndir mewn archwilio o gwbl, felly mae ‘da fi lot i ddysgu. Mae Twitter wedi rhoi’r cyfle i mi ddysgu mwy am beth mae staff Swyddfa Archwilio Cymru yn gwneud, ac mae fe hefyd wedi rhoi’r cyfle i mi ddod i nabod nhw fel unigolion. Mae llawer o bobl yn y Swyddfa sy’n werth dilyn, ond er mwyn rhoi dwy enghraifft dda i chi, mae’n werth dilyn Huw Lloyd-Jones, sydd wedi tynnu sylw at arferion trydar da mewn llywodraeth leol yng Ngogledd Cymru, a Mike Palmer, achos mae ei frwdfrydedd e ar gyfer datblygu cynaliadwy yn glir o’i drydar.

Mae cyfryngau cymdeithasol hefyd yn rhoi’r cyfle i ni ddatblygu perthnasau ag eraill, sy’n codi posibiliadau cyffrous ar gyfer sut mae gwasanaethau cyhoeddus yn ymwneud â phobl.

Rydyn ni mewn sefyllfa well i wybod beth trydar effeithiol yn edrych fel i ddinasyddion os ydym ar gyfryngau cymdeithasol yn bersonol. Y peth gwych yw bod llawer o wasanaethau cyhoeddus yn defnyddio cyfryngau cymdeithasol mewn modd personol, cyfeillgar a defnyddiol yn barod. Mae mudiadau fel Cyngor Bwrdeistref Sirol Torfaen yn rhyngweithio yn gyflym, yn effeithlon ac yn y cyfrwng mae’r unigolyn yn dewis (Twitter yn yr achos ‘ma).

Mae fe’n glir dyw mudiadau ddim yn gallu parhau i weithio yn yr un ffordd ag oeddent cyn cyfryngau cymdeithasol. Mae’n amlwg bod y ffordd mae pobl yn cael gafael ar wybodaeth wedi newid, yn ogystal â’r ffordd maen nhw’n cyfathrebu. Mae’r blog gwych yma o Comms 2.0 yn amlinellu pam mae angen newid – gan fod pobl eisiau clywed oddi wrthym mewn iaith maen nhw’n deall, mewn iaith maen nhw’n defnyddio’n bersonol, lle mae’n glir mai pobl sy’n cynnal gwasanaethau cyhoeddus hefyd.

Mae defnyddio cyfryngau cymdeithasol yn bersonol yn ffordd wych o fynd i’r afael â’r hyn a ddisgwylir o fudiad. Ond yn fwy na hynny, drwy ddefnyddio nhw fel unigolion, ni’n rhoi gwybod i bobl sut mae mudiadau ni’n gweithio, sut ni’n cyrraedd y penderfyniadau ni’n gwneud a pham. Fel mae Tim Lloyd yn dweud yn y blog yma ar gyfer Adran Busnes a Sgiliau Llywodraeth y Deyrnas Unedig, “mae wyneb, enw a gwybodaeth ddofn o faes polisi penodol, yn llawer mwy deniadol i’n cynulleidfaoedd na datganiadau dienw o gyfrif corfforaethol”. Sa i’n siŵr os yw hwn yn wir am bawb, ond mae hwn yn bendant yn wir yn bersonol, achos rwy’n dilyn lot mwy o bobl na mudiadau.

Dyfrig