Ceisio rheoli amser yn effeithiol

Gall rheoli eich amser mewn swyddfa brysur fod yn dasg fawr yn ei hun. Yn y blogbost yma mae Dyfrig Williams yn edrych ar sut mae ef wedi newid ei ffordd o weithio.

Mae newid mewn amgylchiadau personol wedi meddwl fy mod i wedi bod yn gweithio mwy o gartref. Nid fy nghartref yng Nghaerdydd, ond cartref fy nghariad yng Nghaerwysg. Mae Kelly yn sgwennu’n lot gwell ‘na fi, felly fe wnâi’ch cyfeirio at ei blogbost gwych ar ein perthynas a rhamant ddigidol yn lle amlinellu sut y dechreuodd hyn i gyd.

Cyn i mi ddechrau’n o iawn, rhaid i mi ddweud fy mod i’n hynod o lwcus i weithio mewn sefydliad sydd wedi fy helpu i i gydbwyso fy ymrwymiadau gwaith gyda fy hapusrwydd personol. Rydw i hefyd yn ddigon ffodus i weithio o fewn tîm ffantastig sy’n hynod o gefnogol. Dyw hyn ddim wedi achosi unrhyw drafferth mor belled. Efallai bod hyn achos ni’n gweithio mewn sawl lleoliad yn barod – mae Bethan yn byw ac yn gweithio yng Ngogledd Cymru ac ar hyn o bryd mae Chris yn treulio hanner ei amser ar secondiad gyda Phrifysgol Bangor. Yn ffodus i ni, mae Ena hefyd yn gweithio yn anhygoel o galed yn ein swyddfa yng Nghaerdydd.

Beth rydw i wedi dysgu

Ffotograff o galendr Dyfrig Williams, sy'n dangos sut mae Trello wedi'i integreiddio iddo

Fy nghalendr, sydd wedi’i integreiddio gyda Trello

Mae yna sawl her i weithio o gartref, ond mae’r ymarfer wedi fy ngalluogi i i edrych yn agosach ar sut rwy’n gweithio. I roi hyn mewn cyd-destun, rydw i’n anhrefnus i’r pwynt ble rydw i wedi bod ar ddau gwrs rheoli amser. Ni wnaeth un o’r rhain gweithio, a dydw i ddim yn sicr mai cwrs hyfforddiant oedd y ffordd fwyaf priodol i ddatrys y broblem. Serch hyn, rydw i’n ymwybodol iawn o fy ngwendid, felly rydw i wedi setio fyny systemau a phrosesau i fy helpu i i drefnu fy ngwaith yn fwy effeithiol. Rwy’n sefydlu bwrdd Trello ar gyfer pob pwnc rwy’n gweithio arno, a nawr mae Swyddfa Archwilio Cymru wedi uwchraddio meddalwedd Microsoft i Office 365, rydw i wedi sicrhau bod fy nghalendr Outlook wedi ei ddolenni iddo fel bod gennyf ddiweddariad pan fod rhaid i mi wneud tasg.

Yn fwy na dim, mae gweithio o gartref wedi dangos i mi faint o amser rwy’n gwastraffu yn ystod y diwrnod gwaith. Rwy’n credu’n gryf y dylai cyfryngau cymdeithasol fod yn gymdeithasol, felly roeddwn i’n mewngofnodi ar ein cyfrifon gwaith sawl gwaith y dydd i ddysgu oddi wrth eraill ac i rannu negeseuon allweddol. Fy ngwir bwrpas oedd addysgu fy hun yn y modd cymdeithasol a hwyl yma, ac i osgoi rhai o’r tasgau hanfodol undonog sy’n sicrhau bod y Gyfnewidfa Arfer Da yn gweithio’n effeithiol. Roedd rhaid i mi gael sgyrsiau anodd gyda fy hun. Nawr rwy’n canolbwyntio fy ngwaith o gwmpas sicrhau newid a dangos tystiolaeth o ganlyniadau.

Y dasg aruthrol o reoli negeseuon e-bost

Yn fy ngwaith ar brosiect Archwilio Sydd ar Flaen y Gad, rydw i wedi bod yn gofyn i aelodau o’n staff sut yr hoffan nhw glywed am newidiadau i’n systemau. Yr ymateb nodweddiadol oedd mai e-bost oedd y ffordd gorau yn ôl pob tebyg, ond bod rhaid i staff ddelio a nifer mawr ohonynt. Nid ni yw’r unig gorff sy’n wynebu’r her hon – ffeindiodd Tai Halton bod ei gweithwyr yn gwario 40% o’u hwythnos waith yn delio ag e-bost mewnol sydd ddim yn ychwanegu unrhyw werth i’r busnes. Fe wnaethon nhw droi ei e-bost mewnol i ffwrdd.

Fe wnaeth un person cwestiynu sut oedd gan bobl yr amser i fynd ar Yammer. Beth rwy’n ffeindio’n ddiddorol yw bod pobl yn gweld gwahaniaeth clir rhwng dau fodd o sgyrsio a all arwain i’r un diben. Weithio mae’n ymddangos fel petai e-bost yn waith yn ei hun. Yn hytrach, nad yw e-bost yn tynnu ein sylw o waith cynhyrchiol? Roedd fy e-bost arfer bod ar agor drwy’r dydd. Roedd hyn yn golygu roeddwn i’n delio â negeseuon wrth iddynt ddod i mewn. Nawr rwy’n agor fy e-bost cwpl o weithiau pob dydd i ateb negeseuon. Wedi’r cyfan, does neb yn gyrru e-bost os oes yna argyfwng.

Ar ôl darllen erthygl Oliver Burkeman ar reoli amser (sydd hefyd ar gael fel podlediad), rwy’n sicr bod dull Inbox Zero Merlin Mann, sy’n anelu i gadw ein mewnflychau yn wag, yn arwain pobl i ateb negeseuon e-bost ar draul gwaith go iawn. Ac fel y dywedodd Burkeman, “mae prosesu e-bost mewn modd gor-effeithlon yn golygu fy mod i’n cael mwy o e-bost: wedi’r cyfan, mae’n aml yn wir fod ymateb i neges yn creu ateb i’r ateb hwnnw, ac yn y blaen.” Felly mae e-bost yn dod yn ddull diofyn o gyfathrebu, boed yn briodol neu beidio. Y dywediad yma gan Burkeman sydd wrth wraidd hyn i gyd: “Rydych chi dal yn Sisyphus, yn rholio eich clogfaen i fyny’r bryn am byth – ond nawr rydych chi’n gwneud hyn ychydig yn gyflymach”.

Oes angen cael gwared ar y swyddfa?

Mae gweithio o gartref wedi golygu bod gen i ddau ddiwrnod sy’n rhydd o gyfarfodydd pob wythnos, sy’n rhoi digon o gyfle i mi ymgymryd â gwaith dwfn heb ymyrraeth. Rwy’n person cymdeithasol tu hwnt felly dydw i ddim yn dadlau dros roi’r gorau i ryngweithio cymdeithasol. Mae Dydd Iau Heb Sgyrsio Basecamp a Rheolau Llyfrgell yn swnio fel uffern i mi. Rwy’n credu’n gryf bod angen pobl i fuddsoddi’n emosiynol ac i brynu mewn i’w gwaith, ac mae mwynhau gwaith yn rhan allweddol o sicrhau bod gwaith yn cael ei wneud. Fodd bynnag, gall offer fel Doodle ein helpu ni i ddewis amser priodol ar gyfer cyfarfodydd, gan fod rhaid i bobl optio mewn i amser penodol, yn hytrach na chreu amserlennu sy’n seiliedig ar yr amser rhydd yn ein calendrau.

I mi, mae dulliau Basecamp yn dangos does dim rheol blanced ar gyfer gweithio effeithlon. Dim ond trwy hap a damwain dwi wedi cael y cyfle i edrych ar sut rwy’n gweithio a beth sy’n gweithio mewn amgylcheddau gwahanol. Rydw i wedi ysgrifennu hwn o safbwynt personol, ac nid yw pawb yn gweithio yn yr un ffordd. Mae’n bwysig ein bod ni’n edrych ar y dulliau yma yng nghyd-destun sut allant fod yn fwy cynhyrchiol fel timau ac unigolion.

Dechreuais y blogbost yma drwy sôn am gydbwysedd bywyd/gwaith a sut mae Swyddfa Archwilio Cymru wedi hwyluso hynny. I mi, mae hyn wrth wraidd rheoli amser. Os ydych chi’n edrych i fod yn fwy effeithlon er mwyn gwneud gwaith diddiwedd, yna mae’n debyg na fyddwch yn osgoi’r straen rydych chi’n ceisio osgoi. Ond os ydych chi’n edrych i gydbwyso’ch bywyd yn well, mae’n gallu’ch helpu chi i sicrhau eich bod chi’n canolbwyntio ar ble mae gan eich gwaith y gwerth mwyaf. Mae’r dull yma wedi gwneud fy ngwaith yn fwy boddhaol, ac mae fe wedi fy ngalluogi i i ganolbwyntio ar fy mywyd personol a gwneud mwy o’r pethau sy’n bwysig i mi. Rydw i’n dechrau fy nhaith ac rwy’n mynd i gadw llygaid ar sut mae hyn yn datblygu. Fel y soniais uchod, does dim un ateb i bawb. Felly os oes gennych awgrymiadau rheoli amser sy’n gweithio i chi, fe wir hoffwn i glywed o chi.

Making services more accessible for people who do not speak English or Welsh

Logo

The Good Practice Exchange Team is running a shared learning seminar focusing on access to services for people who do not speak English or Welsh. So why are we holding this event? Rachel Harries, Wales Audit Office, shares our thinking on this topic…

If someone can’t speak English or Welsh and needs a translator to access your services, would you know what to do?

The 2011 census tells us that more than 80 different languages are spoken in Wales. At that time there were about 20,000 people living in Wales whose main language wasn’t English or Welsh, a proportion of whom said that they couldn’t speak one or other language fluently. People whose main language is not English or Welsh are most likely to live in Cardiff, Swansea, Newport or Wrexham council areas, partly because these are UK Borders Agency dispersal areas for refugees and asylum seekers. But every area of Wales is home to some people who aren’t able to communicate easily in English or Welsh; for example, people who use British Sign Language as their main language and all councils have committed to accepting refugees under the Government’s resettlement programme.

The number of individuals and families affected is relatively small, but they are more likely than the wider population to need to access public services, either because of existing health conditions that may be linked to their sensory loss, or because of traumatic experiences they have undergone before arriving in Wales. Even worse, difficulties in making themselves understood can mean that people aren’t able to access the services they need (and are entitled to) and they may reach crisis point before they come to the attention of the people who can help them.

From our initial research into this subject we know that this is a situation that some public services may face relatively infrequently, so there’s a good chance that some organisations simply haven’t prepared to respond appropriately. But we also know that there is a lot of good work that is already happening in specific areas and organisations. Our seminar on ‘Making services more accessible for people who do not speak English or Welsh’ is a chance to share good work and allow people working in public services to think about realistic, practical steps their organisations can take to put suitable arrangements in place.

The seminar workshops will cover three topics – digital inclusion, housing and health. We knew we wouldn’t be able to cover all the issues that this diverse group of people might face so we had to think about what would be relevant to the greatest number. Housing was an obvious place to start as a roof over your head is such a fundamental need; without this foundation, other services won’t be able to make much of an impact.

Health was another important area as people who can’t speak English or Welsh find it difficult to access healthcare – even though they may be more likely than others to need it. As a result, their health can deteriorate before they get treatment, which is worse for them and potentially much more expensive for the NHS.

Finally, we chose digital inclusion as there are many opportunities for organisations to use new technology to communicate with people who don’t speak – or read – English or Welsh proficiently. The widespread use of smartphones and developments in software designed to increase accessibility means that there are now simple and cost effective solutions available that simply wouldn’t have existed a few years ago.

Because the group of people we’re talking about is so diverse, the seminar itself should be useful to a broad range of people, but in particular we thought it would be useful to public sector and third sector staff who are

  • equalities portfolio holders
  • equalities officers
  • policy leads
  • website accessibility managers
  • staff responsible for developing or delivering services for refugees, asylum seekers and migrants to the UK
  • staff responsible for developing or delivering services for people with sensory loss

If this sounds like you, you can sign up for the seminar for free and find out about some practical and cost effective steps you can take to make sure that the people who need them aren’t shut out of the services you provide.

Gwneud gwasanaethau’n fwy hygyrch i bobl nad ydynt yn siarad Cymraeg na Saesneg

LogoMae Tîm y Gyfnewidfa Arfer Da yn cynnal seminar dysgu a rennir sy’n canolbwyntio ar fynediad i wasanaethau ar gyfer pobl nad ydynt yn siarad Cymraeg na Saesneg. Pam rydym yn cynnal y digwyddiad hwn? Mae Rachel Harries, Swyddfa Archwilio Cymru, yn rhannu ein syniadaeth ar y pwnc hwn…

Os na all rhywun siarad Cymraeg na Saesneg a bod angen cyfieithydd arno i ddefnyddio eich gwasanaethau, a fyddech chi’n gwybod beth i’w wneud?

Dywed cyfrifiad 2011 wrthym fod mwy nag 80 o ieithoedd gwahanol yn cael eu siarad yng Nghymru. Bryd hynny roedd tua 20,000 o bobl yn byw yng Nghymru nad Cymraeg na Saesneg oedd eu prif iaith, y dywedodd cyfran ohonynt na allent siarad y naill iaith na’r llall yn rhugl. Mae pobl nad Cymraeg na Saesneg yw eu prif iaith yn fwyaf tebygol o fyw yn ardaloedd cynghorau Caerdydd, Abertawe, Casnewydd neu Wrecsam, yn rhannol am mai dyma ardaloedd gwasgaru Asiantaeth Ffiniau’r DU ar gyfer ffoaduriaid a cheiswyr lloches. Ond mae pob rhan o Gymru yn gartref i rai pobl na allant gyfathrebu’n hawdd yn Gymraeg na Saesneg; er enghraifft, pobl sy’n defnyddio Iaith Arwyddion Prydain fel eu prif iaith ac mae pob cyngor wedi ymrwymo i dderbyn ffoaduriaid o dan raglen adsefydlu’r Llywodraeth.

Mae nifer yr unigolion a’r teuluoedd yr effeithir arnynt yn gymharol fach, ond mae’n fwy tebygol y bydd angen iddynt ddefnyddio gwasanaethau cyhoeddus o gymharu â’r boblogaeth ehangach, naill ai oherwydd cyflyrau iechyd sy’n bodoli eisoes a all fod yn gysylltiedig â nam ar eu synhwyrau, neu oherwydd profiadau trawmatig a gawsant cyn cyrraedd Cymru. Yn waeth fyth, gall anawsterau o ran sicrhau eu bod yn cael eu deall olygu na all pobl gael gafael ar y gwasanaethau sydd eu hangen arnynt (ac y mae ganddynt hawl i’w cael) a gallant droi’n argyfwng cyn iddynt ddod i sylw’r bobl a all eu helpu.

Ar sail ein hymchwil gychwynnol i’r pwnc hwn gwyddom mai’n gymharol anaml y bydd rhai gwasanaethau cyhoeddus yn wynebu hyn, felly mae’n dra thebygol nad yw rhai sefydliadau wedi paratoi i ymateb yn briodol. Ond gwyddom hefyd fod llawer o waith da eisoes yn cael ei wneud mewn meysydd a sefydliadau penodol. Mae ein seminar ‘Gwneud gwasanaethau’n fwy hygyrch i bobl nad ydynt yn siarad Cymraeg na Saesneg’ yn gyfle i rannu gwaith da a galluogi pobl sy’n gweithio mewn gwasanaethau cyhoeddus i ystyried camau ymarferol, realistig y gall eu sefydliadau eu cymryd er mwyn rhoi trefniadau addas ar waith.

Bydd gweithdai’r seminar yn ymdrin â thri phwnc – cynhwysiant digidol, tai ac iechyd. Gwyddem na fyddem yn gallu ymdrin â phob problem y gallai’r grŵp amrywiol hwn o bobl ei hwynebu, felly roedd yn rhaid i ni feddwl am yr hyn a fyddai’n berthnasol i’r nifer fwyaf o bobl. Roedd tai yn lle amlwg i ddechrau gan fod to uwch eich pen yn angen mor sylfaenol; heb y sylfaen hon, ni fydd gwasanaethau eraill yn gallu cael llawer o effaith.

Roedd iechyd yn faes pwysig arall gan fod pobl na allant siarad Cymraeg na Saesneg yn ei chael hi’n anodd cael gafael ar ofal iechyd – er ei bod yn fwy tebygol y bydd ei angen arnynt o gymharu ag eraill. O ganlyniad, gall eu gofal iechyd waethygu cyn iddynt gael triniaeth, sy’n waeth iddyn nhw ac a allai fod yn llawer drutach i’r GIG.

Yn olaf, dewiswyd cynhwysiant digidol gan fod llawer o gyfleoedd i sefydliadau ddefnyddio technoleg newydd i gyfathrebu â phobl nad ydynt yn siarad – nac yn darllen – Cymraeg na Saesneg yn rhugl. Mae’r defnydd eang o ffonau clyfar a datblygiadau o ran meddalwedd y bwriedir iddynt wella hygyrchedd yn golygu bod atebion syml a chosteffeithiol bellach ar gael na fyddent wedi bodoli ychydig flynyddoedd yn ôl.

Gan fod y grŵp o bobl rydym yn siarad amdanynt mor amrywiol, dylai’r seminar ei hun fod yn ddefnyddiol i ystod eang o bobl, ond yn benodol roeddem o’r farn y byddai’n ddefnyddiol i staff yn y sector cyhoeddus a’r trydydd sector sy’n perthyn i’r categorïau canlynol:

  • deiliaid portffolios cydraddoldebau
  • swyddogion cydraddoldebau
  • arweinwyr polisi
  • rheolwyr hygyrchedd gwefan
  • staff sy’n gyfrifol am ddatblygu neu ddarparu gwasanaethau i ffoaduriaid, ceiswyr lloches a mudwyr i’r DU
  • staff sy’n gyfrifol am ddatblygu neu ddarparu gwasanaethau i bobl â nam ar eu synhwyrau

Os ydych yn credu eich bod chi’n ateb un o’r disgrifiadau uchod, gallwch gofrestru ar gyfer y seminar am ddim a dysgu am rai camau ymarferol a chosteffeithiol y gallwch eu cymryd er mwyn sicrhau nad yw’r bobl sydd eu hangen yn cael eu hatal rhag defnyddio’r gwasanaethau a ddarperir gennych.

How do we encourage buy-in to a multi-agency approach from partners?

Simon Pickthall from Vanguard Consulting led a workshop on how to redesign services across different organisations at our event on Designing effective services for frequent users. In this post, Simon looks at how we can work together to improve the services that people receive.

A photo of Simon Pickthall from Vanguard Consulting

Simon Pickthall from Vanguard Consulting

This question is a very common one. Often, people have been trying for years to encourage partners to work together to tackle common difficulties. However, these efforts are often very frustrating, and time-consuming, despite most people recognising it is a sensible idea. In addition, solutions and approaches that have vast academic support over many years are often not taken forward by organisations.

There is a key reason why trying to persuade others to do something different is very difficult – our assumption is that we need to persuade people through rational means.

Examples of rational approaches are reports, meetings, classroom sessions, slideshows, workshops, conversations, etc. They involve talking to another person and trying to persuade them to do something, or stop doing something. These approaches are extremely common in multi-agency discussions, where schedules of meetings are used to take forward thoughts and plans.

The difficulty with rational approaches is that you are either preaching to the converted – making them feel patronised, or annoying people who don’t agree with you. If somebody does not agree, no argument, quantity of data, or research will change their mind. I am sure we have all experienced this during our lives.

An alternative approach is to be coercive – ‘do this or you will receive punishment, more hassle, etc.’. Equally, ‘do this and you will get a reward’ is a form of coercion.

The difficulty with coercion, is that people will only do what they need to do to avoid the punishment or get the reward. You have not changed their viewpoint or created commitment to change. As such, progress can be extremely slow, with very little momentum.

An alternative, more effective way of helping people agree to work together, is for them to share, what we call, a normative experience. A normative experience can be described as experiencing something directly for yourself. For example, running through a series of case files from various organisations showing what it feels like for a person to go through our systems. Visiting people in their home to ask them about their experiences of our various systems is also powerful. For those interested in the origins of this approach, it’s worth reading ‘The Planning of Change‘.

The advantage of normative change is that people tend to have an emotional reaction to what they see and experience. This sticks with them, and produces a powerful commitment to change. As such, the priority of the multi-agency approach becomes higher, as the individuals wish to solve the problems they have witnessed.

Therefore, commitment to the obstacles to multi-agency approaches are tackled more swiftly. Of course, it is important that those with the authority to tackle the obstacles in each organisation undertake the normative experience, and you have a proven Method to undertake the changes that are needed once everybody has agreed. It is no good taking people on a normative experience without a Method to solve the problems they discover. The website below is a great start in exploring Method. In addition, the book Responsibility and Public Services by Richard Davis is a clear and informative blueprint in taking this work forward.

Given this, you may wish to reflect on your strategy for encouraging multi-agency buy-in. You may want to explore moving from attempting to persuade people rationally, to designing normative experiences for the leaders involved. This may have a dramatic effect on the pace of change.

Change Thinking – Change Lives

Simon Pickthall worked in the public sector in Wales for many years before forming Vanguard Consulting Wales in 2007, working with the renowned management thinker, Professor John Seddon. Simon has been fortunate to have worked with many leaders to help them understand their organisations using the Vanguard Method – and improve them as a consequence. Simon was privileged enough to work on the Munro Review of Child Protection, and is committed to helping the public, private and third sectors transform public services in Wales.

Simon.pickthall@vanguardwales.co.uk
07951 481878
www.vanguard-method.com

Sut allwn annog partneriaid i gefnogi dull gweithredu amlasiantaeth?

Arweiniodd Simon Pickthall o Vanguard Consulting weithdy yn ein digwyddiad ar Ddylunio gwasanaethau effeithiol ar gyfer aml-ddefnyddwyr. Isod mae Simon yn edrych ar sut y gallwn weithio gyda’n gilydd i wella’r gwasanaethau y mae pobl yn eu derbyn.

Llun o Simon Pickthall o Vanguard Consulting

Simon Pickthall o Vanguard Consulting

Mae’r cwestiwn yn un cyffredin. Mae pobl wedi bod yn ceisio annog partneriaid ers blynyddoedd i gydweithio er mwyn mynd i’r afael ag anawsterau cyffredin. Fodd bynnag, yn aml mae’r ymdrechion hyn yn rhwystredig iawn, ac yn llafurus, er gwaetha’r ffaith bod y rhan fwyaf o bobl yn cydnabod ei fod yn syniad synhwyrol. Yn ogystal, nid yw datrysiadau a dulliau gweithredu sydd â llu o gefnogaeth academaidd dros nifer o flynyddoedd yn cael eu gweithredu gan sefydliadau.

Mae rheswm amlwg pam bod ceisio perswadio eraill i wneud rhywbeth gwahanol yn anodd iawn – ein tybiaeth yw bod angen i ni berswadio pobl drwy ddulliau rhesymegol.

Enghreifftiau o ddulliau rhesymegol yw adroddiadau, cyfarfodydd, sesiynau ystafell ddosbarth, sioeau sleidiau, gweithdai, sgyrsiau ac ati. Maent yn cynnwys siarad â pherson arall a cheisio ei berswadio i wneud rhywbeth, neu i roi’r gorau i wneud rhywbeth. Mae’r dulliau gweithredu hyn yn hynod o gyffredin mewn trafodaethau amlasiantaeth, lle defnyddir amserlenni cyfarfodydd i ddatblygu syniadau a chynlluniau.

Y drafferth gyda dulliau gweithredu rhesymegol yw eich bod naill ai’n pregethu i’r cadwedig – gan wneud iddynt deimlo eu bod yn cael eu trin yn nawddoglyd, neu’n codi gwrychyn y rhai nad ydynt yn cytuno â chi. Os bydd rhywun yn anghytuno, ni fydd unrhyw ddadl, data nac ymchwil yn newid ei feddwl. Rwy’n siŵr ein bod i gyd wedi profi hyn yn ystod ein bywydau.

Dull gweithredu amgen yw bod yn gymhellol – ‘gwnewch hyn neu cewch eich cosbi, mwy o drafferth, ac ati’. Yn yr un modd, mae ‘gwnewch hyn a chewch eich gwobrwyo’ yn ddull cymhellol.

Y drafferth gyda’r dull cymhellol yw y bydd pobl ond yn gwneud yr hyn sy’n rhaid iddynt ei wneud er mwyn osgoi’r gosb neu gael y wobr. Nid ydych wedi newid eu safbwynt nac wedi creu ymrwymiad i newid. Fel y cyfryw, gall cynnydd fod yn araf tu hwnt, heb fawr ddim momentwm.

Ffordd arall, fwy effeithiol o helpu pobl i gytuno i gydweithio, yw iddynt rannu’r hyn a elwir yn brofiad normadol. Gellir disgrifio profiad normadol fel profi rhywbeth yn uniongyrchol eich hun. Er enghraifft, rhedeg drwy gyfres o ffeiliau achos o amrywiol sefydliadau i ddangos sut brofiad ydyw i berson fynd drwy ein systemau. Mae ymweld â phobl yn eu cartrefi i ofyn iddynt am eu profiadau wrth ddefnyddio ein gwahanol systemau hefyd yn bwerus. I’r rhai sydd â diddordeb yn nharddiad y dull hwn o weithredu, mae’n werth darllen The Planning of Change.

Mantais newid normadol yw bod pobl yn dueddol o brofi ymateb emosiynol i’r hyn maent yn ei weld a’i brofi. Mae’n aros gyda nhw, ac yn creu ymrwymiad pwerus i newid. Fel y cyfryw, mae blaenoriaeth dull gweithredu amlasiantaeth yn codi, wrth i unigolion ddymuno datrys y problemau maent wedi bod yn dyst iddynt.

Felly, eir i’r afael â’r rhwystrau i ddulliau gweithredu amlasiantaeth yn gynt. Wrth gwrs, mae’n bwysig bod y rhai sydd â’r awdurdod i fynd i’r afael â’r rhwystrau hyn ymhob sefydliad yn ymgymryd â’r profiad normadol, a bod gennych Ddull profedig o ymgymryd â’r newidiadau sydd eu hangen unwaith y bydd pawb yn gytûn. Nid oes diben mynd â phobl ar brofiad normadol heb Ddull o ddatrys y problemau y maent yn eu canfod. Mae’r wefan isod yn fan gwych i ddechrau ystyried Dull. Yn ogystal, mae’r llyfr Responsibility and Public Services gan Richard Davis yn lasbrint clir a llawn gwybodaeth ar gyfer mynd â’r gwaith hwn yn ei flaen.

O ystyried hyn, efallai yr hoffech fyfyrio ar eich strategaeth ar gyfer annog cefnogi dull gweithredu amlasiantaeth. Efallai yr hoffech ystyried symud o geisio perswadio pobl mewn ffordd resymegol, i gynllunio profiadau normadol ar gyfer yr arweinwyr cysylltiedig. Gall hyn gael effaith ddramatig ar gyflymder y newid.

Newid Meddylfryd – Newid Bywydau

Gweithiodd Simon Pickthall yn y sector cyhoeddus yng Nghymru am sawl blwyddyn cyn ffurfio Vanguard Consulting Wales yn 2007, gan weithio gyda’r Athro John Seddon, sy’n enwog am fod yn feddyliwr rheoli. Mae Simon wedi bod yn ffodus i weithio gyda llawer o arweinwyr er mwyn eu helpu i ddeall eu sefydliadau gan ddefnyddio Dull Vanguard – a’u gwella o ganlyniad i hynny. Roedd Simon yn ddigon ffodus i weithio ar Adolygiad Munro o drefniadau Gwarchod Plant, ac mae’n ymrwymedig i helpu’r sector cyhoeddus, y sector preifat a’r trydydd sector i drawsnewid gwasanaethau cyhoeddus yng Nghymru.

Simon.pickthall@vanguardwales.co.uk
07951 481878
www.vanguard-method.com

How Queensland Audit Office uses data analysis to improve its auditing

What can we learn from the way that the Queensland Audit Office uses data analytics in their audits? Dyfrig Williams had an early morning phone conversation to find out.

As I previously mentioned on my post on the Wales’ Audit Office’s Cutting Edge Audit project, I’m looking to identify ways of making better use of data and technology in order to transform the way that we work. I’d come across this article on how Queensland Audit Office are using audit data analytics to gain greater insight, and through my well-travelled colleague Tom Haslam I managed to organise an early morning conversation between myself and my colleagues (Steve Lisle and Nigel Blewitt) and Daniele Bird, the Assistant Auditor-General for Performance Audit in Queensland, Ben Jiang the Assistant Director for Audit Analytics and David Toma, their Assistant Director for Performance Audit Services.

What is the Queensland Audit Office doing?

Back in 2014, they decided to look at opportunities to use more sophisticated data visualisation tools in order to get a better insight into their audited bodies. They trialled and tested Qlikview, which can be accessed via the web or desktop software. They set up a data analytics team in 2015, all of whom were former auditors branching out into the world of data analytics. The team undertook initial training, but their development from there was centred on self-learning. The team first planned to work on Performance Audit. However the focus moved to Financial Audit, as the recurring datasets meant they could work more efficiently and effectively, compared to the very different types of datasets that are needed for each performance study.

The importance of relationships

Our seminars on early closure of accounts in 2015 and 2016 have made it clear to me that both the auditor and the audited body have to work together closely in order for audit to work more effectively. Whilst the Queensland Audit Office had built processes and automatic systems to collect data, they still faced questions from clients about security and what they were going to do with the data. They built an internal Frequently Asked Questions page so that audit team leaders could re-assure organisations and build trust, and they also took the burden of change away from the audited bodies by enabling them to dump the unformatted data with the office. The analytics team did the work to transform and clean up the data, and they’re now able to offer unique insights as they gather data from such a wide range of bodies. They can quickly identify and access an overview of issues, as well as benchmark clients’ performance and show how they compare to their peers (which you can see in the slide below). They also use the tools to undertake exercises like Benford’s Analysis, which clearly identifies outliers. This is particularly useful in identifying fraud.

A graph showing lots of dots togther and a clear outlier on the value of bad debt

How Queensland Audit Office gains insight to the value of bad debt

Performance Audit

The Data Analytics Team is now also supporting Performance Audit staff. The team is using text mining, for example to see what teachers are identifying as development goals. This has enabled them to produce Wordclouds and text summaries of the top 10 statements. They also use these tools to sweep the text of Hansards.

The team is also looking at how it can help staff to choose performance audit topics. It’s running sentiment analysis tools on Twitter feeds in order to support the strategic planning process. This helps them to understand the issues that are out there in the wider world and what people are saying about them. Although the technology has been built for Twitter, it could also be used for networks like LinkedIn, which would enable auditors to access different users and perspectives. They’ve also built social media analysis tools that rank tweets. It grades them and enables auditors to focus resources on important messages.

Creating a positive working environment

Daniele, Ben and David acknowledged the importance of leadership from the top in creating the right environment for the work of the Data Analysis Team to flourish. They’ve received high level support from the previous Auditor General and the current Acting Auditor General. This is something that we’ve seen from our own Auditor General in the development of the Cutting Edge Audit project, and hopefully the findings from our own work can help to provide a base for us to develop our own ways of working. It was really interesting to hear how the organisation is continuously looking to develop their work to build on current practices. They’re currently looking at whether moving from Qlikview to Qlik Sense could provide further advantages.

The work of the Data Analytics Team has achieved efficiencies, mainly around saving time that can be reinvested in future work, but they’re also looking to save more to do more. The rapidly changing environment and limited public finances presents a challenge for every public service. Queensland Audit Office have faced that challenge head on and are working in a different way to provide a better service. Not only that, but their staff’s work is now more meaningful and interesting, and auditors are further developing their critical thinking skills. I’ll be thinking about our Good Practice Exchange principles as we reflect on our conversation with the Queensland Audit Office, so that we think about how we might adapt this approach in order to ensure that our work, like the services we audit, are delivering the best possible outcomes for the people of Wales.

Sut mae Swyddfa Archwilio Queensland yn dadansoddi data i archwilio’n fwy effeithiol

Beth allwn ni ddysgu o’r ffordd mae Swyddfa Archwilio Queensland yn dadansoddi ei data ar gyfer eu harchwiliadau? Cafodd Dyfrig Williams sgwrs ffôn yn hynod o gynnar yn y bore er mwyn darganfod mwy.

Fel rydw i wedi dweud o’r blaen yn fy mlogbost ar brosiect Archwilio Sydd ar Flaen y Gad, rwy’n edrych i nodi ffyrdd o wneud defnydd gwell o ddata a thechnoleg i drawsnewid y ffordd rydyn ni’n gweithio. Fe wnes i ddod ar draws yr erthygl hon ar sut mae Swyddfa Archwilio Queensland yn dadansoddi data i gael mewnwelediad gwell iddo. Trwy fy nghydweithiwr Tom Haslam trefnais sgwrs yn gynnar iawn yn y bore rhyngof i a fy nghydweithwyr (Steve Lisle a Nigel Blewitt) a Daniele Bird, yr Archwilydd Cyffredinol Cynorthwyol ar gyfer Archwilio Perfformiad yn Queensland, Ben Jiang, y Cyfarwyddwr Cynorthwyol dros Ddadansoddi Data Archwilio a David Toma, y Cyfarwyddwr Cynorthwyol ar gyfer Gwasanaethau Archwilio Perfformiad.

Beth mae Swyddfa Archwilio Queensland yn gwneud?

Edrychodd y swyddfa ar gyfleoedd i ddefnyddio offer delweddu data mewn ffordd fwy soffistigedig yn ôl yn 2014 er mwyn cael dealltwriaeth well o’r cyrff maen nhw’n archwilio. Fe wnaethon nhw dreialu a phrofi Qlikview, sef meddalwedd sy’n gallu cael ei ddefnyddio trwy’r we neu ar ben desg. Fe wnaethon nhw sefydlu tîm dadansoddi data yn 2015, ble roedd pob un ohonynt yn gyn-archwilwyr. Fe wnaeth y tîm derbyn hyfforddiant i ddechrau, ond ers hynny mae eu datblygiad wedi dod o hunan-ddysgu. Y cynllun ar y dechrau oedd gweithio ar Archwilio Perfformiad. Fodd bynnag, symudodd y ffocws i Archwilio Ariannol gan fod yr un setiau o ddata yn cael ei ddefnyddio tro ar ôl tro, felly roedd yn haws i alluogi gwaith effeithlon ac effeithiol o’i gymharu â’r mathau gwahanol iawn o ddata sydd eu hangen ar gyfer astudiaethau Archwilio Perfformiad.

Y pwysigrwydd o berthnasau

Fe wnaeth ein seminarau yn 2015 a 2016 ar gau cyfrifon yn gynt dangos i mi fod rhaid i’r archwilydd a’r corff sy’n cael ei archwilio i gydweithio’n agos i weithio’n effeithiol. Adeiladodd Swyddfa Archwilio Queensland prosesau a systemau awtomatig i gasglu data, ond roeddwn nhw’n dal i gael cwestiynau o gleientiaid am y diogelwch o beth roedden nhw’n gwneud a beth roedden nhw’n mynd i wneud  gyda’r data. Rhoddir tudalen Cwestiynau a Ofynnir yn Aml at ei gilydd yn fewnol fel y gallai arweinwyr y timau archwilio tawelu meddyliau’r sefydliadau ac adeiladu ymddiriedaeth. Fe wnaethon nhw hefyd cymryd y baich o newid i ffwrdd o’r cyrff drwy eu galluogi i anfon y data heb ei fformatio. Gwnaeth y Tîm Dadansoddi Data y gwaith o drawsnewid a glanhau’r data, ac maen nhw’n awr yn gallu cynnig mewnwelediad unigryw i’r data gan eu bod nhw’n casglu data o gyrff amrywiol. Maen nhw’n gallu ffurfio trosolwg o faterion yn gyflym, ac maen nhw hefyd yn gallu meincnodi perfformiad cleientiaid er mwyn dangos sut maen nhw’n cymharu â’u cyfoedion (cewch gip ar y sleid isod). Maen nhw hefyd yn gallu defnyddio’r meddalwedd i gynnal ymchwiliadau fel Dadansoddiad Benford, sy’n nodi’n glir pwy sydd yn bell o’r norm. Mae hyn yn arbennig o ddefnyddiol wrth nodi twyll.

Graff sy'n dangos llawer o ddotiau at ei gilydd ac un sydd glir ymhell i ffwrdd ar werth dyledion drwg

Sut mae Swyddfa Archwilio Queensland yn cael mewnwelediad i werth dyledion drwg

Archwilio Perfformiad

Mae’r Tîm Dadansoddi Data hefyd yn cefnogi staff Archwilio Perfformiad. Mae’r tîm yn defnyddio cloddio testun i archwilio pynciau amrywiol, er enghraifft i weld beth mae athrawon yn nodi fel eu nodau datblygu. Mae hyn wedi galluogi iddynt gynhyrchu Wordclouds a chrynodebau testun o’r 10 datganiad uchaf. Maen nhw hefyd yn defnyddio’r dechneg yma i ysgubo trwy Hansards.

Mae’r tîm hefyd yn edrych ar sut y gall hyn helpu staff i ddewis pynciau i archwilio iddynt. Maen nhw’n dadansoddi teimlad ar Twitter, sy’n bwydo i mewn i’r cynllunio strategol. Mae hyn yn eu helpu nhw i ddeall y materion sydd yn bwysig i’r byd ehangach a beth mae pobl yn dweud amdano’n nhw. Er bod y dechnoleg wedi cael ei hadeiladu ar gyfer Twitter, gallai hefyd gael ei ddefnyddio ar gyfer rhwydweithiau fel LinkedIn, a fyddai’n galluogi archwilwyr i gael gafael ar wahanol ddefnyddwyr a safbwyntiau. Maen nhw hefyd wedi adeiladu offer sy’n graddio pwysigrwydd y trydar. Mae hyn yn galluogi archwilwyr i ganolbwyntio adnoddau ar y negeseuon pwysig.

Creu amgylchedd gwaith cadarnhaol

Fe wnaeth Daniele, Ben a David gydnabyddi’r pwysigrwydd o arweinyddiaeth gref i greu amgylchedd ble mae gwaith y Tîm Dadansoddi Data yn ffynnu. Maen nhw wedi derbyn cefnogaeth o’r lefel uchaf o’r Archwilydd Cyffredinol blaenorol a’r Archwilydd Cyffredinol Dros Dro cyfredol. Mae hyn yn rhywbeth ni’n gweld o’n Harchwilydd Cyffredinol ein hunain yn natblygiad y prosiect Archwilio Sydd ar Flaen y Gad, a gobeithio y gall canfyddiadau ein gwaith ni ein helpu ni i ddarparu sylfaen i ddatblygu ein ffordd o weithio. Roedd e’n ddiddorol i glywed sut mae’r sefydliad yn edrych yn barhaus i ddatblygu eu gwaith ac adeiladu ar arferion presennol. Ar hyn o bryd maen nhw’n edrych i weld os all symud o Qlikview i Qlik Sense rhoi manteision pellach iddynt.

Mae gwaith y Tîm Dadansoddi Data wedi cyflawni arbedion effeithlonrwydd, yn bennaf trwy arbed amser y gellir ei ail-fuddsoddi mewn ei gwaith, ond maen nhw hefyd yn edrych i arbed mwy i wneud mwy. Mae’r amgylchedd ehangach yn newid yn gyflym ac mae cyllid cyhoeddus cyfyngedig yn rhoi her i bob gwasanaeth cyhoeddus. Mae Swyddfa Archwilio Queensland wedi wynebu’r her yma ac maen nhw’n gweithio mewn ffordd wahanol i ddarparu gwasanaeth gwell. Mae gwaith ei staff yn awr yn fwy ystyrlon a diddorol, ac mae archwilwyr yn datblygu sut maen nhw’n meddwl yn feirniadol. Fe fyddai’n defnyddio ein hegwyddorion Cyfnewidfa Arfer Da wrth i ni fyfyrio dros ein sgwrs â Swyddfa Archwilio Queensland, fel ein bod ni’n meddwl am sut rydyn ni’n gallu addasu’r dull gweithredu hwn fel ein bod ein gwaith ni, fel y gwasanaethau rydyn ni’n archwilio, yn cyflawni’r canlyniadau gorau posibl i bobl Cymru.