Datblygu personas ar gyfer gwasanaeth sy’n canolbwyntio ar y defnyddiwr

Sut all personas helpu i sicrhau bod prosiectau yn canolbwyntio ar y defnyddiwr? Isod mae Dyfrig Williams yn adlewyrchu ar sut maen nhw wedi bod yn rhan o’i waith ar fynd i’r afael â data yn effeithiol.

Llun o bersonas staff Archwilio Perfformiad

Rydw i wedi bod yn gweithio ar arbrawf i gasglu data ar gyfer archwilwyr fel y gallwn weithio’n fwy effeithlon fel rhan o fy ngwaith ar brosiect Archwilio Sydd ar Flaen y Gad.

Rydw i wedi blogio o’r blaen ar fy niddordeb mewn darparu gwasanaethau cyhoeddus digidol achos y ffocws di-baid ar angen y defnyddiwr. Dyw hwn ddim yn safbwynt sy’n newydd i mi – roedd e’n amlwg yn fy nghwaith yn fy swydd flaenorol ar gynnwys dinasyddion i sicrhau bod adnoddau’n cael eu targedu’n effeithiol.

Nawr rwy’n dechrau ar ran ymarferol fy gwaith ar ôl 4 mis o brosiect 6 mis. Ond yn fy hen rôl fe wnes i glywed tro ar ôl tro bod gwasanaethau’n cael eu darparu at hen ragdybiaethau pan nad yw staff yn cael yr amser i ymgysylltu â phobl mewn modd priodol. Doeddwn i ddim eisiau gwneud yr un camgymeriad yn fy ngwaith, felly datblygais personas ar gyfer y prif ddefnyddwyr o ddata mewn timau archwilio er mwyn sicrhau ein bod ni’n canolbwyntio ar adeiladu rhywbeth y byddai pobl yn wir ddefnyddio.

Mae personas yn gynrychioliadau o wahanol fathau o gwsmeriaid neu ddefnyddwyr. Maen nhw’n helpu ni i ateb y cwestiwn o “Pwy ydyn ni’n cynllunio ein gwaith ar gyfer?” Maen nhw’n helpu i alinio strategaeth a nodau i grwpiau o ddefnyddwyr penodol. Gan ein bod ni’n profi’r gwaith yma gyda’r Tîm Archwilio Perfformiad Iechyd, datblygais personas a oedd yn amrywio o Swyddogion Cefnogi Perfformiad i fyny i Reolwyr Archwilio, a hefyd aelod o’r Tîm Technegol Archwilio Ariannol ac Archwilydd Ariannol sy’n gweithio gyda’r byrddau iechyd.

Ble i ddechrau?

Roeddwn i’n edrych mlaen i ddechrau fy ngwaith ar y personas er mwyn gweld sut mae fy meddylfryd ymgysylltu yn ffitio gydag arferion digidol cyfredol. Fe wnaeth fy nghydweithiwr Louise Foster-Key, Swyddog Cyfathrebu Digidol Swyddfa Archwilio Cymru, rhoi ychydig o awgrymiadau i mi o’i waith ar fewnrwyd Swyddfa Archwilio Cymru, ac fe wnes i hefyd edrych ar arfer da ehangach. Mae yna blogbost da ar personas defnyddwyr ar Flog Digidol y Swyddfa Ystadegau Gwladol, ond yn y diwedd fe wnes i benderfynu defnyddio Canllaw Gwasanaeth Digidol y Llywodraeth (GDS) ar Storiau Defnyddwyr fel seilwaith i’m gwaith. Ceisiais ddefnyddio Trello, ond gan fy mod i’n gwneud y gwaith yma ar ben fy hun (a dim ond prosiect bach ydyw) doedd e ddim mor ddefnyddiol ag on i’n ddisgwyl. Felly defnyddiais Xtensio, gwefan sy’n cynnig gwasnaeth a wnaeth Louise awgrymu i mi.

Penderfynais aros gyda fformat GDS ar gyfer strwythur y gwaith, a chafodd y personas ei roi at ei gilydd trwy gyfweliadau a negeseuon e-bost gyda staff mewn rolau allweddol:

  1. Fel rhywun sy’n… (Pwy yw’r defnyddiwr? Ychydig o eiriau am y person sy’n ceisio mynd i’r afael a’r data)
  2. Rydw i angen / Rydw i eisiau / Rwy’n disgwyl … (Beth mae’r defnyddiwr eisiau gwneud?)
  3. Fel bod … (Pam mae’r defnyddiwr eisiau gwneud hyn?)
  4. Mae’r gwaith wedi gorffen pan… (dyma feini prawf y GDS, sef rhestr o ganlyniadau sy’n cael ei ddefnyddio fel rhestr wirio i gadarnhau bod y gwasanaeth wedi gwneud ei waith ac mae’n cwrdd ag anghenion y defnyddiwr)

Ydy’r ymarfer wedi bod yn ddefnyddiol?

Mae gen i ddealltwriaeth gwell o waith archwilwyr ar ôl siarad gyda staff sydd yn y rolau a gafodd eu mapio. Bydd hyn yn ddefnyddiol i mi ymhell tu hwnt i brosiect Archwilio Sydd ar Flaen y Gad, yn enwedig wrth i mi edrych ar sut y gall y Gyfnewidfa Arfer Da gweithio’n fwy effeithiol gyda thimau archwilio, yn enwedig y Tîm Archwilio Iechyd, a wirfoddolodd i weithio gyda ni ar y darn o waith yma.

Prif ddefnydd y personas fydd i wirio pwrpas ein gwaith ac i sicrhau bod ein arbrawf yn cyfateb i’r hyn mae ein harchwilwyr yn dymuno ac yn disgwyl. Nawr maen nhw wedi ein helpu ni i redeg drwy arbrofion damcaniaethol, byddwn yn defnyddio’r personas i stopio ni rhag crwydro’n bell o’r weledigaeth yma.

Bydd eu meddyliau hefyd yn hynod o ddefnyddiol ar gyfer fy rhan i o’r adroddiad terfynol. Gan mai ni yw awduron yr adroddiad, mae’r holl bŵer yn ein dwylo ni – ni sy’n rhoi’r argymhellion ar gyfer blaenoriaethau’r dyfodol. Bydd y gwaith yma’n sicrhau bod fy argymhellion i wedi’u seilio ar waith dydd i ddydd ein staff.

Mae’r personas terfynol bellach ar-lein ac maen nhw wedi cael eu rhannu’n ddwy ran achos cyfyngiadau’r fersiwn rhad ac am ddim o Xtensio. Mae’r set gyntaf o personas yn seiliedig ar rolau Archwilio Perfformiad, ac mae’r ail set yn cynnwys personas sy’n seiliedig ar rolau’r Tîm Technegol ac Archwilio Ariannol.

Mae’r personas yn rhoi lefel o ddisgwyliad i ni ar gyfer ein gwaith. Os yw’r gwaith yn fethiant, maen nhw’n rhoi meini prawf i ni archwilio ein cynnyrch a ddarpariaeth yn erbyn. Ar ochr arall y geiniog, os mae’r gwaith yn llwyddiant fel ni’n gobeithio, mae gennym gyfle i weld os all personas rhoi ffocws glir i ni mewn agweddau arall o’n gwaith wrth i ni ceisio sicrhau bod gwasanaethau cyhoeddus yn wir yn rhoi gwerth am arian cyhoeddus.

One thought on “Datblygu personas ar gyfer gwasanaeth sy’n canolbwyntio ar y defnyddiwr

Leave a Reply / Gadael ymateb

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s