Sut mae Cyngor Gwynedd yn meddwl ar ffurf systemau

Mae Cyngor Gwynedd wedi bod yn edrych ar sut allai ddarparu gwasanaethau mwy effeithiol. Siaradodd Dyfrig Williams â Dilwyn Williams, Prif Weithredwr y Cyngor i weld beth allwn ddysgu o’r gwaith yma.

Ffotograff o Dilwyn Williams

Dilwyn Williams, Prif Weithredwr Cyngor Gwynedd

Cyflwynwyd dull meddwl ar ffurf systemau i Dilwyn Williams a Chyngor Gwynedd yng nghynhadledd Cymdeithas Llywodraeth Leol Cymru rai blynyddoedd yn ôl. Mae’r dull yn cael ei ddefnyddio gan sefydliadau gwasanaeth i ganolbwyntio’r meddwl sefydliadol ar beth sy’n bwysig i drigolion a sut allwn gael gwared a rhwystrau systemig sy’n atal staff (sydd yn aml yn gydwybodol) rhag cyflawni hynny. Mae’r dull hefyd yn ceisio newid meddylfryd gorchymyn a rheoli i ddull arfogi wrth ddylunio a rheoli gwaith. Penderfynwyd cynnal seminarau ar y dull i aelodau a swyddogion, ac arweiniodd hyn at wneud gwaith penodol ar ddigartrefedd a chynnal a chadw adeiladau.

Fe wnaeth y seminarau yma gofyn cwestiynau caled am y ffordd roedd Cyngor Gwynedd yn darparu gwasanaethau:

  • Ydy’r gwasanaethau’n wir ffocysu ar anghenion dinasyddion?
  • Sut ellir goresgyn rhai o’r anawsterau sy’n meddwl nad yw’r sefydliad yn gallu perfformio i’r eithaf, megis trefniadau gwaith hanesyddol a gorbwyslais ar risg a chyllidebau?

Gofynnir i staff ystyried bob tro ‘Beth sy’n bwysig i bobl Gwynedd?’ a phenderfynwyd mesur hynny yn hytrach na’r canlyniadau traddodiadol. Wrth ofyn i ddefnyddwyr gwasanaethau sgorio gwasanaeth y gorffennol bu’r Cyngor yn defnyddio’r ffaith fod y cyfartaledd sgôr yn symud o 7 i 8 yn brawf o berfformiad da ond bellach tra bod y sgôr yn rhoi syniad o lefel gymharol o berfformiad, y cwestiwn pam nad yw’n 10 yw’r cwestiwn sylfaenol y gofynnir i bawb ystyried ac a yw’r rheswm hwnnw yn rhywbeth y gallwn wneud rhywbeth amdano. Mae hyn yn gorfodi newid mewn diwylliant a meddylfryd newydd, drwy symud o weld rheoli perfformiad yn llai o broses cymharu rhifau i fod yn fwy o gyfundrefn edrych am gyfleoedd gwella. Fel dywedodd Dilwyn, ‘Y pam sy’n bwysig – pam dim 10? Dyma’r cyfle i wella.’

Prosiectau peilot

Fe lwyddodd y prosiect cynnal a chadw, ac mae nawr ganddynt fesurau gwahanol nag o’r blaen. Daeth yn glir o’r gwaith paratoadol mai’r mesurau pwysig i ddefnyddwyr y gwasanaeth oedd cyflymder gwneud y gwaith a bodlonrwydd gyda’r gwaith a sut y gwnaethpwyd ef. Mae’r lefel o fodlonrwydd yn cynnig cyfle clir am welliant trwy ofyn y cwestiwn ‘Pam nad yw’n 10?’

Ar yr un pryd a gwella’r gwasanaeth, arweiniodd hyn i’r Cyngor safio arian trwy stopio anfon arolygwyr allan i edrych a nodi beth oedd angen ei wneud. Nawr dywedir wrth gontractwyr i fynd yno a thrwsio beth sydd angen ei wneud ar sail perthynas o ymddiried, ac os yw’r contractwyr yn bradychu’r ymddiriedaeth yna, yna’n amlwg mae yna oblygiadau i hynny.

Ni wnaeth y prosiect digartrefedd gweithio cystal efallai, ond nid oherwydd ymdrechion y timau fu’n ymwneud ag ef ond yn fwy efallai oherwydd methiant arweinyddiaeth. Ond fe ddysgodd y Cyngor lot mwy o beth wnaeth ddim gweithio drwy hynny ac amlygwyd pwysigrwydd arweinyddiaeth dda.

Sut rhoddwyd y dysgu ar waith

Deilliodd Strategaeth Ffordd Gwynedd o’r 2 prosiect peilot, sy’n cymryd beth ddysgodd y Cyngor o brofiad Vanguard a’i roi ar waith yng nghyd-destun y diwylliant lleol. Mae Ffordd Gwynedd yn ymddangos ar agenda cyfarfod y Penaethiaid Gwasanaeth pob mis, gan fod perchnogaeth Uwch Arweinyddiaeth yn hollbwysig. Nawr pan mae ymyraethau yn cymryd lle, mae’r gwaith yn dechrau gyda’r pennaeth ac mae sesiwn briffio yn cael ei chynnal gydag arweinydd y gwaith.

Mae gwaith dwys yn cymryd lle gyda rheolwyr, gan fod nifer ohonynt wedi bod yn gweithio i’r cyngor am amser maith ac wedi eu trwytho mewn diwylliant traddodiadol a’r technegau rheoli sydd wedi dod o’r byd cynhyrchu. Efallai bod rhai wedi bod yn gweithio gyda’r un meddylfryd am 20 mlynedd y aml ar sail yr hyn a welir mewn llyfrau rheoli traddodiadol, ond mae’r byd wedi symud ymlaen. Dechreuwyd grŵp hunan-ddysgu a thrafod i edrych ar nodweddion tîm ar gyfer Ffordd Gwynedd. Yna ar gyfer y dyfodol bwriedir edrych i weld os yw timau’n dangos pob elfen ac os ydyn nhw’n glir am eu pwrpas. Defnyddir mantra meddwl ar ffurf systemau Vanguard, sef pwrpas, mesurau a dull. Rhaid mesur beth sy’n bwysig ac mae’r sefydliad yn gweithio trwyddo hyn ar y foment er mwyn creu diwylliant gwahanol.

Y bwriad yw creu “arbenigwyr” yn y diwylliant ym mhob gwasanaeth ac maent yn gofyn i wasanaethau roi rheolwr ymlaen i’w hyfforddi’n ddyfnach i arwain y gwaith o herio. Mae yna elfen o gynllunio parhad yma, sy’n rhoi’r cyfle i bobl i ennill profiad er mwyn arwain y gwaith yn y dyfodol, gan fod Rheolwyr yn gweithio 3 dydd yr wythnos ar Ffordd Gwynedd a 2 dydd yn ôl yn y gwasanaeth fel bod y profiad hynny yn bwydo i mewn iddo.

O ran staff, gofynnir iddynt ystyried beth maen nhw’n gwneud i roi pobl wrth wraidd gwasanaethau. Oes ganddynt gyfle i drafod hyn yn ei gyfarfodydd tîm? Mae rhai yn teimlo mai lle’r rheolwr efallai yw gwella gwasanaethau a’i rôl nhw yw dilyn yr hyn y mae’r rheolwr yn ei ddweud. Mae Strategaeth Ffordd Gwynedd yn pwysleisio os oes unigolyn yn gwybod am rwystr i gyflawni i bobl Gwynedd yna mae yna ddyletswydd ar bawb i wneud rhywbeth amdano. Mae’r Cyngor yn dangos bod nhw’n herio sut mae gwasanaethau yn cael ei darparu, ac wrth wneud hynny mae’n bwysig does yna ddim diwylliant o fai, gan fod angen i bobl cymryd y cyfle i newid sut maen nhw’n gweithio a rhoi’r diwylliant ar waith. Mae arbrofi gyda threfniadau newydd yn gallu golygu methiant ond dim ond drwy wneud hynny y ceir arloesedd go iawn. Law yn llaw a hyn, gellir dysgu o gwynion a’i defnyddio fel ffordd o ddysgu o fethiant.

Gwersi a ddysgwyd

Un o’r pwyntiau dysgu rhannodd Dilwyn oedd os ydych chi’n dechrau’r gwaith gyda’r meddylfryd o arbed arian, nid ydych chi’n wir yn gallu rhoi pobl yn gyntaf ac ail-ddylunio gwasanaethau er eu budd nhw. Wrth gwrs fedrwch chi ddim anwybyddu’r ochr ariannol ond drwy roi ystyried sut allwch cwrdd ag anghenion bobl yn iawn yn gyntaf a gosod ystyriaethau ariannol dros hynny wedyn, yn aml iawn gellir cwrdd ag anghenion – yn aml yn rhatach.

Hefyd dywedodd Dilwyn fod dilyn proses yn gallu bod yn saffach i unigolion yn enwedig os aiff rhywbeth o’i le gan mai dilyn proses a osodwyd gan rywun arall oeddent. Felly mae’n angenrheidiol i rymuso pobl fel bod nhw’n gallu gwneud pobl yn ganolog i wasanaethau.

Dywedodd Dilwyn fod rhaid i’r bobl ar frig y mudiad meddwl ar ffurf systemau fel bod y ffordd o feddwl yn un strategol sy’n gyson ar draws y mudiad. Mae rhai aelodau yn awyddus i symud yn gyflym achos maen nhw’n gweld canlyniadau positif o’r gwaith, ond mae’n bwysig i gofio bod y gwaith yn ceisio newid diwylliant, ac nid yw hyn yn digwydd dros nos. Hefyd rhaid cadw’r strategaeth yn syml – y mwyaf syml yw’r strategaeth, y mwyaf dealladwy yw i’r holl staff ac agos i’w realiti. Po fwyaf cymhleth yw’r strategaeth, y mwyaf anodd ydyw i’w rhoi ar waith yn y modd a fwriadwyd.

Mae Cyngor Gwynedd nawr yn cynnal cyfres o ddigwyddiadau gyda staff i glywed barn staff am y gwahaniaeth mae’r gwaith wedi gwneud. Sut mae eu gwaith nhw’n cymharu nawr a ble oedden nhw flwyddyn a hanner yn ôl? Rydyn ni’n edrych ymlaen at glywed mwy fel bod ni’n gallu rhannu’r dysgu.

Leave a Reply / Gadael ymateb

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s