Mynd i’r Afael â Chynllunio Gwasanaeth Digidol

Ffotograff o Amy Richards yn arwain gweithdy Y Lab yn Llanrwst

Amy Richards yn arwain gweithdy Y Lab yn Llanrwst

Sut all gwasanaethau cyhoeddus dechrau i ddylunio gwasanaethau digidol? Isod mae Jess Hoare ac Amy Richards o Y Lab yn edrych dros y pethau allweddol sydd i’w hystyried wrth i chi dechrau ar eich siwrne o Ddylunio Gwasanaethau Digidol.

Ychydig o wythnosau yn ôl, cafodd Y Lab wahoddiad gan Swyddfa Archwilio Cymru i gynnal gweithdy yn ystod un o’i Seminarau Digidol. Roedd y seminarau hyn yn ddigwyddiadau bywiog gyda rhai cwestiynau gwirioneddol wych yn cael eu codi yn ystod y sesiwn panel. Dyma un o’r rhai diddorol:

Beth yw’r prif feysydd allweddol ar gyfer unrhyw sefydliad sy’n ystyried ailgynllunio gwasanaethau?

Yn ein barn ni efallai y byddai’n ddefnyddiol myfyrio ar y drafodaeth a gafwyd yn dilyn y cwestiwn a chynnig rhywfaint o gyngor ymarferol. Drwy waith y Gronfa Arloesedd Digidol, rydym wedi canolbwyntio ar fynd i’r afael â thri phrif faes: sgiliau, diwylliant, ac adnoddau.

Mae pob un o’r categorïau hyn yn gysylltiedig â themâu ehangach sgiliau, diwylliant ac adnoddau. I gadw hyn yn gryno, rydym wedi crynhoi rhai o’r prif bwyntiau a godwyd yn ein gweithdai:

Sgiliau

  • Mynd i’r afael â hanfodion cynllunio gwasanaeth. Dylid bob amser dechrau gydag anghenion defnyddwyr. Mae llawer wedi cael ei ysgrifennu ynghylch sut i fynd ati i wneud hyn. Fel man cychwyn, byddwn i’n argymell edrych ar rai o’r adnoddau gwych a rennir gan Wasanaeth Digidol y Llywodraeth.
  • Os ydych am alluogi cynllunio gwasanaeth digidol, byddwch yn gwbl onest o ran pwy o fewn eich sefydliad sydd fwyaf cymwys i arwain hynny. Pwy sy’n dda o ran profiad y defnyddiwr? Pwy sydd â diddordeb mewn gwneud mwy o ymchwil ymysg defnyddwyr? Pwy sydd wedi mapio’r gwasanaethau a gynigir gan eich sefydliad yn fwyaf diweddar? Dewch â nhw ynghyd mewn ystafell.
  • Mae angen i chi allu adeiladu tîm rhyngddisgyblaethol hyblyg a all weithio’n rhyngweithiol. Nid yw’n digwydd dros nos, ond mae’n bwysig dechrau gyda thîm sy’n deall yr hyn y maent yn gweithio tuag ato.

Diwylliant

  • Peidiwch â recriwtio pobl dalentog yn unig, datblygwch y rhai sydd gyda chi eisoes;
  • byddwch yn glir o ran datblygu gyrfa, diwylliant y cwmni, a chyfleoedd hyfforddi/datblygu;
  • caniatewch i syniadau gael eu herio a’u hyrwyddo;
  • sicrhewch fod eich arweinyddiaeth wedi ymrwymo i newid diwylliannol ac yn cefnogi risg.

Adnoddau

Ffotograff o Jess Hoare yn cymryd rhan yn nhrafodaeth panel Caerdydd

Jess Hoare yn cymryd rhan yn nhrafodaeth panel seminar Caerdydd

Rydym wedi cynnwys Proses Arloesi Y Lab a gafodd ei chreu er mwyn helpu sefydliadau i ddatrys heriau drwy ddefnyddio dulliau cynllunio. Mae’r broses wedi’i rhannu’n dri cham, Darganfod, Creu a Gwerthuso. Sail ein proses yw os ydych yn deall y broblem yn well, y bydd gennych well ddealltwriaeth o anghenion defnyddwyr, y byddwch yn lleihau’r risg o fethu ac y bydd gennych ddatrysiad mwy effeithlon ac effeithiol.

Mae darganfod yn cynnwys cwestiynau sy’n eich helpu i ddeall y broblem yn llwyr, i gael darlun mwy clir o’r hyn sydd angen i chi ei ddatrys a gofyn rhai cwestiynau hanfodol i chi eich hun ynglŷn â’r adnoddau sydd eu hangen arnoch er mwyn mesur llwyddiant y prosiect.

Dyma’r cam yn y broses lle gwneir rhai tybiaethau ynglŷn ag anghenion y defnyddwyr a dyma lle y bydd ymchwil ymysg defnyddwyr yn berthnasol. Mae’n llawer gwell cyfaddef nad ydych yn gwybod popeth na dechrau gwneud tybiaethau ynglŷn â beth yw anghenion y defnyddiwr, a’i chael yn anghywir. Mae ein hadnoddau ymchwil yn caniatáu i chi ychwanegu rhagor o fanylion cyn i chi ddechrau meddwl am ddatrysiadau. Gall mapio siwrnai a phersonâu defnyddwyr roi dealltwriaeth werthfawr i chi o hyn.

Creu Syniadau…

Mae gennych well dealltwriaeth o’r broblem ac anghenion defnyddwyr, rydych wedi ysgrifennu briff (heb sylweddoli) felly nawr rydych wedi cyrraedd y rhan ddifyr. Mae ein hadran creu yn union fel mae’n swnio, rydym yn eich annog i eistedd i lawr fel tîm a dechrau meddwl am syniadau gan fyfyrio’n barhaus ar eich canfyddiadau o’r cam ‘Darganfod’ i sicrhau bod eich datrysiadau’n berthnasol ac i ddewis pa rai y dylech eu trosglwyddo i’r cam nesaf a dechrau creu prototeipiau.

Gwerthuso (drwy brototeipio a phrofi)

Ymddengys mai prototeipio yw’r rhan y mae gan y rhan fwyaf o bobl ei hofn, dyma’r rhan o’n proses lle caiff syniadau eu profi go iawn a lle gellir dod o hyd i wendidau. Mae glasbrintiau gwasanaeth, creu byrddau stori a phrototeipio ar bapur yn hollbwysig a gellir eu rhoi gerbron defnyddwyr gwasanaeth, eu profi a’u mireinio er mwyn lleihau’r risg o fethiant yn yr hirdymor. Mae’n llawer gwell methu nawr, na methu pan fyddwch wedi gwneud y ‘buddsoddiad’ mawr hwnnw. Gwerthuswch eich syniadau a’ch datrysiadau yn erbyn eich canfyddiadau yn yr adran ‘Darganfod’. Ai dyma’r datrysiad gorau posibl? Os nad dyma’r datrysiad gorau, rhowch ef o’r neilltu a dechreuwch eto – allwch chi ddim troi syniad gwael yn un da.

Sylwadau terfynol…

Gall arloesi fod yn waith blêr, mae’n anodd ac yn aml mae’n llawn heriau i’w goresgyn. Roedd y gwaith a wnaed gan y rhai a weithiodd gyda ni ar y Gronfa Arloesedd Digidol yn sylweddol. Roedd yna frwdfrydedd ac awydd gwirioneddol i ymateb i’r heriau yn ymarferol drwy ddulliau arloesi strwythuredig a chydweithredu traws-sector. Yn yr achosion mwyaf llwyddiannus, gallwn weld sut mae ymwneud â’r Gronfa Arloesedd Digidol wedi cael effaith ehangach ar y sefydliad, gan gyflwyno ffyrdd newydd o weithio a datblygu sgyrsiau ynglŷn â’r potensial ar gyfer dulliau arloesi digidol.

Mae perthnasoldeb gweithio yn y ffordd hon wedi cyfoethogi’r syniadau, y gweithdai a’r sgyrsiau a gafwyd ers i ni ddechrau ein gwaith ar y Gronfa Arloesedd Digidol. Roedd yr awydd a’r brwdfrydedd hwn am ddulliau newydd o ymdrin â heriau yn sicr wedi’u hategu yn y gweithdai y gwnaethom eu cynnal gyda Swyddfa Archwilio Cymru ac rydym yn edrych ymlaen at y seminarau nesaf yn y gyfres.

Leave a Reply / Gadael ymateb

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s