Monthly Archives: November 2015

Dadfentora 3: Meddylfryd digidol ac ymddiriedaeth staff

Mae Dyfrig Williams yn edrych nôl dros drafodaeth gyda Kelly Doonan o Gyngor Sir Dyfnaint yn y blogbost diweddaraf mewn cyfres ar Ddadfentora LocalGovDigital.

Pan mae’r Archwilydd Cyffredinol Cymru yn agor ein seminarau dysgu ar y cyd, mae’n annog cymryd risgiau sydd wedi’u rheoli’n dda, gan na fydd gwasanaethau cyhoeddus yn gallu parhau yn eu ffurf bresennol.

Mae Phil Rumens wedi ysgrifennu blogbost grêt ar y pum cam o drawsnewid digidol. Mae hyn yn dangos y gwerth ychwanegol o feddwl am wasanaethau o ran darpariaeth ddigidol. Rydw i wedi bod yn feddwl amdano’r cysyniad yma’n ddiweddar, felly wnaeth fy nhrafodaeth Dadfentora i gyda Kelly Doonan o Gyngor Sir Dyfnaint cymryd lle ar yr amser perffaith.

Agwedd digidol Dyfnaint

Mae Kelly wedi ysgrifennu blogbost gwych sy’n amlinellu pam y dylai ni cyhoeddi gwybodaeth ar-lein mewn ffordd wahanol i gyfryngau print traddodiadol. Mae hi hefyd wedi rhoi enghraifft wych o sut maen nhw wedi rhoi’r syniad yma ar waith ar ôl iddynt gael ei ofyn i greu cyfeiriadur bapur o wasanaethau lleol ar gyfer cyn-filwyr.

Penderfynodd y Tîm Cyfathrebu doedden nhw ddim yn gallu cefnogi hwn achos byddai’n dyddio bron ar unwaith. Mae fe hefyd yn anodd mesur effeithiolrwydd y cyfeiriadur, doedd dim cyllideb i’w ailargraffu neu ei chynnal a doedden nhw ddim wedi cynllunio ffordd o gael y cyfeiriadur i gyn-filwyr.

Llun o wefan arfaethedig Cyngor Sir Dyfnaint ar gyfer cyn milwyr

Llun o wefan arfaethedig Cyngor Sir Dyfnaint ar gyfer cyn milwyr

Roedd e’n braf clywed sut wnaeth y cyngor edrych ar sut allan nhw roi cymorth i’r prosiect yn hytrach na’i rhwystro. Edrychodd y tîm ar sut gallan nhw greu cynnyrch ar-lein gwell ar gyfer cyn-filwyr yn Nyfnaint (neu bobl sydd ar fin fod yn gyn-filwyr ac sy’n edrych i ddod i Ddyfnaint).

Fe wnaeth Kelly cyfarfod â gweithwyr proffesiynol sy’n gweithio gyda chyn-filwyr i drafod y posibiliadau, a diwygiwyd y cynllun o adborth Partneriaeth Lles y Lluoedd Arfog. Yna cynhaliwyd sesiwn gyda chyn-filwyr i ffeindio allan beth oedden nhw eisiau gwybod, sut byddan nhw’n chwilio amdano fe a sut oedden nhw eisiau’r gwefan i edrych. Fe wnaeth Kelly creu map o’r wefan a’r cynnwys, tra roedd dylunydd yn creu’r ffrâm gwifren.

Bydd fersiwn cyntaf y safle yn mynd yn fyw ar 8 Rhagfyr. Yn sydyn mae argraffiad o gyfeiriadur tymor byr wedi datblygu i fod yn gynnyrch sy’n diwallu anghenion defnyddwyr ac yn cael effaith tymor hir – gwych!

Beth wnes i rannu?

Fe wnaeth Kelly crybwyll y gwerth ychwanegol y gallai’r tîm gyfathrebu adio i waith cyfathrebu Cyngor Dyfnaint. Siaradais i am gyflwyniad yr Athro Ros Searle yn ein digwyddiad dysgu ar y cyd ar ymddiriedaeth staff. Roedd un o bwyntiau Ros ar sut all cyfathrebu mewnol da cadw ac adeiladu ymddiriedaeth o fewn gwasanaethau cyhoeddus.

Yn ôl adroddiad CIPD ar ymddiriedaeth, mae uwch reolwyr yn rhy optimistaidd o ran ymddiriedaeth gweithwyr rheng flaen ynddynt, gan nad yw 34% o staff yn ymddiried yn eu huwch reolwyr. Mae’r broblem yn arbennig o ddifrifol mewn sefydliadau sy’n fwy o faint, ac yn enwedig sefydliadau hierarchaidd ble mae staff yn meddwl bod yna gofod rhwng rheolwyr a’u staff. Mae cyfathrebu mewnol yn bwysig iawn i sicrhau nad yw diffyg ymddiriedaeth yn troi’n ymddygiad gwrthgynhyrchiol fel dwyn a thwyll. Gan fod 37% o foddhad swydd yn dod o ymddiriedaeth, mae staff sy’n gweithio i sefydliad sydd gydag ymddiriedaeth uchel yn fwy tebygol o roi mwy o ymdrech, ac yn cydweithio, recriwtio a pherfformio’n well.

Mae ymddiriedaeth hefyd yn gysylltiedig ag arloesedd. I fynd yn ôl at bwynt yr Archwilydd Cyffredinol, bydd staff yn barod i gymryd risgiau sydd wedi’u reoli’n dda os dydyn nhw ddim yn meddwl bydd eu rheolwyr yn eu cefnogi? Mae ymddiriedaeth yn allweddol ar gyfer y math o arloesi sydd angen arnom mewn cyfnod ble mae adnoddau’n dirywio.

Bara Brith Camp

Byddai’n rhannu’r negeseuon allweddol o’r digwyddiad Ymddiriedaeth Staff yn Bara Brith Camp, sy’n ddigwyddiad am ddim o’r Satori Lab er mwyn rhoi lle i barhau’r sgyrsiau a ddechreuwyd yn GovCamp Cymru. Os wnaethoch chi golli’r anghynhadledd, rydym wedi cynhyrchu Storify a fideo i grynhoi’r diwrnod.

Rwy’n gobeithio gweld chi yna – rwy’n edrych ymlaen at drafod gyda mynychwyr sut y gallwn ni helpu i wella lefelau ymddiriedaeth mewn gwasanaethau cyhoeddus yng Nghymru, ac i hybu lefelau o gynhyrchiant ac arloesedd yn y broses.

Unmentoring 3: Digital thinking and staff trust

In the latest of a series of posts on LocalGovDigital’s Unmentoring, Dyfrig Williams reflects on a discussion with Kelly Doonan of Devon County Council.

When the Auditor General for Wales opens our shared learning seminars, he advocates well managed risk taking, as public services will not be able to continue in their current form.

In a recent blogpost, Phil Rumens examined the five stages of digital transformation. This really shows the added value of thinking about services in terms of digital provision. With that concept in mind, my latest Unmentoring discussion with Kelly Doonan of Devon County Council was timed perfectly.

Devon’s attitude to digital

Kelly’s written a great blogpost that outlines why publishing information online should be approached differently to traditional print media. She also gave a great example of how they’d put this thinking into action when they were asked to create a paper directory of local services for veterans.

The Communications Team didn’t support it because it would date almost immediately. It’s also difficult to measure its effectiveness, there was no budget to reprint or maintain it and there was no planned way of getting the directories to the veterans.

A screenshot of the proposed Devon County Council Veterans Site

A screenshot of the proposed Devon County Council Veterans Site

What I love is that rather than hinder the project, the team looked at how they could enable a better online product that could be accessed by veterans in Devon or those that haven’t been discharged yet, but are planning to come to Devon.

Kelly met with professionals who work with veterans to discuss it, and the Armed Forces Wellbeing Partnership revised and improved the plan from their feedback. They then held a discovery session with veterans to find out what they wanted to know, how they would search for it and how they would want a website to look. Kelly then created a sitemap, started writing content and the designer created the wireframe.

The first iteration of the site will go live on 8 December. All of a sudden a one-off print run has developed into a product that meets user needs and has a longer term effect – fantastic stuff!

What did I share?

Kelly mentioned the added value that the embedded comms team in Devon Council could provide to communications work. I mentioned Professor Ros Searle’s presentation at our shared learning event on staff trust. One of Ros’ points was on how internal communication can preserve and build trust within public services.

According to a CIPD report on trust, senior managers are overly optimistic in terms of how much frontline workers trust them, as 34% of staff don’t trust their senior managers. The problem is particularly acute in larger organisations, and especially hierarchical organisations where there is a perceived distance between managers and their staff. Internal communication is really important to ensure that lack of trust doesn’t degenerate into counterproductive behaviour such as theft and fraud. In fact with 37% of job satisfaction coming from trust, a high trusting organisation is likely to have staff that put in more effort, with improved co-operation, recruitment and better performance.

Trust is also linked to innovation. To go back to the Auditor General’s point, will staff be prepared to take well managed risks if they don’t feel they will be backed and trusted by their managers? For the kind of innovation we need in a time of declining resources, trust is key.

Bara Brith Camp

I’ll be sharing the key messages from the Staff Trust event at Bara Brith Camp, which is a free event that’s been organised by The Satori Lab to provide a space to progress conversations from GovCamp Cymru. If you missed the unconference, we’ve produced a Storify and the below video to summarise the day.

So I’ll hopefully see you there – I’m looking forward to finding out from attendees how we can help to improve trust levels in Welsh public services, and to boost levels of productivity and innovation in the process.

Who knew that Faster Closure of Local Government Accounts would benefit front line service provision?

How can faster closure of local government accounts improve public services? Ena Lloyd examines what we can learn from English Local Authorities.

Faster closure of local government accountsCurrently, Local Government Accounts have to be signed off by 30 September in Wales. The Treasury in Whitehall would like to enable the Whole of Government Accounts to be made available by that date, and so there is every likelihood that the sign off date is going to move forward to 30 July in a few years’ time.

I’ve been chatting to a number of Local Authorities across England where they have already brought the date forward of Faster Closure of Local Government accounts, to hear their thoughts on their approaches. There seem to be three themes emerging from the discussions:

Technology

The reality is, technology has evolved, and by now it’s reasonable to expect that most financial processes are automated. So, at worst, ‘ faster closure’ can be seen as an opportunity to review current financial systems. Supporting financial teams to work smarter, not harder. Also it’s a great opportunity to pause and reflect to think about building in resilience into the process too.

The Band Aid Approach

The opening thoughts seemed to have a clear theme: there is no hiding from the fact that change is tough. Especially, when financial colleagues have been used to the same processes and worked to the same timescales for a number of years. It’s understandable. I can hear the argument that, if it’s not broken…………..

The idea of change was worse than the reality. That may sound rather a glib comment to make. Many reflected on the fact many financial colleagues spent more than half of their working year on ‘closing down the accounts’. The impact of this on colleagues left them feeling as if they were working in the past and in a kind of bubble too.

The benefit of ‘faster closure’ for financial staff is that they spend far less time focusing on the past, and, given that I work for the Wales Audit Office, I say the next bit with a smile on my face, the external audit is over much quicker. The relationship with the external auditor has changed in that they are involved much more in year, sharing their thinking and potential changes. Adopting a ‘no surprises approach’.

Benefits Realisation

Probably the biggest benefit of ‘faster closure’ is the improved service financial colleagues now provide front line services. They are able to devote far more time to budget setting and monitoring. More importantly, by engaging at a much earlier stage with Service Managers about what management information they need to run their service, can only be of benefit to public services.

And isn’t that what it’s all about at the end of the day?

Pwy oedd yn gwybod bod Cau Cyfrifon Llywodraeth Leol yn Gynt o fudd i ddarparu gwasanaethau rheng flaen?

Sut all cau cyfrifon llywodraeth leol yn gyflymach helpu i wella gwasanaethau cyhoeddus? Isod mae Ena Lloyd yn edrych ar beth allwn ni ddysgu oddi o Awdurdodau Lleol yn Lloegr.

Cau cyfrifon llywodraeth leol yn gyntAr hyn o bryd, mae Cyfrifon Llywodraeth Leol yn gorfod cael eu cymeradwyo erbyn 30 Medi yng Nghymru. Hoffai’r Trysorlys yn Whitehall alluogi i Gyfrifon y Llywodraeth Gyfan fod ar gael erbyn y dyddiad hwnnw, felly mae’n debygol iawn y bydd y dyddiad cymeradwyo’n cael ei symud ymlaen i 30 Gorffennaf ymhen ychydig flynyddoedd.

Rydw i wedi bod yn sgwrsio gyda nifer o Awdurdodau Lleol ledled Lloegr sydd wedi symud y dyddiad Cau Cyfrifon Llywodraeth Leol yn Gynt ymlaen, i glywed eu barn am eu dulliau gweithredu. Mae tair thema fel pe baent yn dod i’r amlwg yn y trafodaethau:

Technoleg

Y realiti yw bod technoleg wedi esblygu ac, erbyn hyn, mae’n rhesymol disgwyl i bob proses ariannol bron fod yn awtomatig. Felly, ar ei waethaf, gellir edrych ar ‘gau’n gynt’ fel cyfle i adolygu’r systemau ariannol presennol. Cefnogi timau ariannol i weithio’n fwy effeithlon, nid yn galetach. Hefyd mae’n gyfle gwych i oedi ac adlewyrchu, i feddwl am gynnwys cadernid yn y broses hefyd.

Ateb Dros Dro

Roedd thema glir yn perthyn i’r meddyliau agoriadol; does dim cuddio rhag y ffaith bod newid yn anodd. Yn enwedig pan mae cydweithwyr ariannol wedi arfer â’r un prosesau ac wedi gweithio gyda’r un amserlenni ers nifer o flynyddoedd. Mae’n ddealladwy. Rydw i’n gallu clywed y ddadl, os yw’r system yn gweithio’n iawn …

Mae’r syniad o newid yn waeth na’r realiti. Efallai bod y sylw hwn yn swnio braidd yn ddidaro. Cyfeiriodd nifer ohonynt at y ffaith bod llawer o’u cydweithwyr ariannol yn treulio mwy na hanner eu blwyddyn waith ar ‘gau cyfrifon i lawr’. Roedd hyn yn gwneud i gydweithwyr deimlo eu bod yn gweithio yn y gorffennol, ac mewn rhyw fath o swigen hefyd.

Y fantais o ‘gau’n gynt’ i staff ariannol yw eu bod yn treulio llawer llai o amser yn canolbwyntio ar y gorffennol, a chan fy mod i’n gweithio i Swyddfa Archwilio Cymru, fe ddyweda’ i’r frawddeg nesaf yma gyda gwên ar fy wyneb – mae’r archwiliad allanol drosodd yn llawer cynt. Mae’r berthynas gyda’r archwilydd allanol wedi newid gan ei fod yn chwarae mwy o ran drwy gydol y flwyddyn, gan rannu ei farn a’r newidiadau posib. Mabwysiadu dull o weithredu heb unrhyw syndod ar y diwedd.

Gweld y Manteision

Mae’n bur debyg mai’r fantais fwyaf o ‘gau’n gynt’ yw’r gwasanaeth gwell y mae cydweithwyr ariannol yn ei ddarparu i wasanaethau rheng flaen yn awr. Maent yn gallu rhoi llawer mwy o amser i bennu a monitro cyllidebau. Yn bwysicach na hynny, drwy gael gwybod yn llawer cynharach pa wybodaeth mae Rheolwyr Gwasanaethau ei hangen i reoli eu gwasanaeth, mae hyn yn sicr o fudd mawr i wasanaethau cyhoeddus.

Ac onid dyna beth sy’n bwysig yn y pen draw?