Monthly Archives: October 2015

Sut mae cyfryngau cymdeithasol yn gallu helpu aelodau etholedig i gyfathrebu â’u cymuned

Sut all cynghorwyr defnyddio cyfryngau cymdeithasol fel rhan o’u gwaith? Siaradodd Dyfrig Williams gyda’r Cynghorydd Giles Davies, Maer Torfaen.

Edrychodd y gynhadledd #PSDigital ar sut mae gwasanaethau cyhoeddus yn defnyddio cyfryngau cymdeithasol, ac roedd yna lot i feddwl amdano yn sgil y gynhadledd. Siaradodd Ben Black am ei safle hyperlleol ar gyfer Cwmbrân, ac fe wnes i gael y cyfle i siarad ag ef am y ffordd mae’r Cynghorydd Giles Davies, Maer Torfaen, yn defnyddio cyfryngau cymdeithasol i gysylltu â chymuned Abersychan. Os ydych chi am weld beth sy’n digwydd yn yr ardal, edrychwch ar y hashnod #AbersychanWard, a gafodd ei ddechrau gan y Cynghorydd.

Lleol v Cenedlaethol

Cyng. Giles DaviesRoedd y Cynghorydd Davies yn ddigon caredig i drafod ei ddull gyda mi, ac un o’i bwyntiau cyntaf oedd bod gan bobl ddiddordeb yn yr hyn sy’n digwydd ar eu stepen drws yn hytrach na materion blaid genedlaethol a gwleidyddol. Mae’r Cynghorydd Davies wedi bod yn llwyddiannus yn ei gyfathrebu trwy ffocysu yn uniongyrchol ar faterion Abersychan.

Achos mae’n cymryd ymdrech i reoli cyfrifon cyfryngau cymdeithasol, mae’r Cynghorydd Davies wedi penderfynu canolbwyntio ar ddefnyddio Facebook a Twitter. Mae pobl rhwng 16 a 85 oed wedi cysylltu ag ef trwy Facebook, ac mae Twitter wedi bod yn ddefnyddiol achos mae’n llwytho’n gyflymach. Mae’r wasg leol yn ei ddilyn hefyd felly maent yn rhannu ei weithgareddau drwy eu sianeli nhw.

Mae cyfryngau cymdeithasol yn galluogi’r Cynghorydd Davies i ymateb yn gyflym i beth sy’n digwydd yn ei ardal. Os oes ffordd ar gau, mae’n gallu rhannu ble sydd wedi cael ei effeithio yn gyflym gan fod ei ffôn yn ei boced trwy’r amser. Mae’r dulliau yma hefyd yn galluogi iddo fod ar gael ar gyfer sgwrs ar unwaith, sy’n lot fwy cyfleus i aelodau’r gymuned.

Ar-lein v All-lein

Ers dechrau defnyddio cyfryngau cymdeithasol, dyw’r Cynghorydd Davies ddim yn rhedeg cymorthfeydd traddodiadol, gan does yna ddim galw amdanynt. Wedi dweud hyn, dyw hyn ddim wedi stopio ei ymgysylltu all-lein. Mae ef nawr yn cerdded drwy’r fwrdeistref ac yn cyfarfod trigolion i drafod y materion sydd ganddynt. Mae’n defnyddio cyfryngau cymdeithasol i ddweud wrth bobl pryd a ble mae fe ar gael, a hefyd mae’n defnyddio WiFi busnesau lleol i ryngweithio, sy’n golygu mae’n rhoi cyhoeddusrwydd iddynt wrth iddo gyfarfod ag aelodau o’r cyhoedd yno. Wrth gwrdd â phobl mewn caffis, mae’n tynnu sylw at ei gefnogaeth ar gyfer siopa lleol a chymunedau bywiog.

Mae defnydd y Cynghorydd Davies o gyfryngau cymdeithasol yn ei helpu i gyfathrebu beth mae ei gwaith yn cynnwys, ac i ddangos bod nhw’n mynd ati i ymateb i bryderon pobl. Pan mae pobl yn cysylltu â fe am fater, mae’r Cynghorydd Davies yn rhannu ei e-bostiau i’r cyngor ar Facebook fel y gall pobl weld ei fod wedi ymateb i beth maen nhw wedi dweud.

Mae’r Cynghorydd Davies hefyd yn gallu arddangos y gwahaniaeth mae’n gwneud i’r gymuned drwy rannu ei waith codi sbwriel pan mae fe allan yn cerdded. Trwy ymateb i sylwadau ar yr erthygl, mae fe hefyd yn gallu helpu pobl i ddelio â materion rheoli gwastraff.

Tryloywder

Mae tryloywder y Cynghorydd Davies yn ei alluogi i adeiladu ymddiriedaeth y gymuned ynddo. Mae hyn wedi cynnwys cyhoeddi ei dreuliau ar-lein, a wnaeth cael ymateb cefnogol. Mae’n gallu cael adborth ar syniadau ar helpu’r gymuned, fel Siambr Fasnach, a hyd yn oed gwahodd pobl i wirio ei fersiwn drafft o’i Adroddiad Blynyddol. Mae’n werth darllen y sylwadau o dan yr erthygl i weld sut mae’r gymuned yn teimlo amdano.

Ar y cyfan roeddwn i’n meddwl roedd y ffordd mae’r Cynghorydd Davies yn defnyddio cyfryngau cymdeithasol yn arbennig. Fel rhywun sy’n defnyddio cyfryngau cymdeithasol fy hun, rydw i wedi gweld eu potensial i newid sut mae aelodau etholedig yn rhyngweithio â phobl yn eu cymuned. Mae’n wych gweld sut mae’r Cynghorydd Davies wedi gwneud y gorau o’r cyfleoedd mae cyfryngau cymdeithasol yn rhoi iddo er mwyn cyfathrebu’n well â phobl Abersychan.

Standing up for your health….literally

We spend a lot of time sitting at our desks at work. Could standing at our desks help us to be healthier at work? Sophie Knott of the Wales Audit Office gave it a go for a week.

How long do you spend sitting down per day? I sit down A LOT. On the average weekday, I reckon it works out at around 12 hours. Add that to the eight hours I spend lying down asleep, and it makes me feel pretty depressed!

What do I know? I’m not a doctor

Well, it turns out it’s been worrying a few members of the health profession too. A recent study of 50,000 people in Norway found a link between higher levels of sitting and premature death. Even Public Health England are getting involved, co-commissioning a study that recommended that office workers should spend a minimum of two hours on their feet at work, to try and reduce chronic diseases and ultimately live longer.

Blue Peter – eat your heart out

I decided to give standing up at work a go. I don’t have any real health concerns at the moment, but I’d quite like it to stay that way. Two hours a day seemed more than doable. Of course, I’m not the first person to want to stand up in the workplace and there are a plethora of desk options if you have a spare £300+. I wanted to spend £0. I gathered various cardboard boxes, box files and paper and placed them under my monitor, keyboard and mouse until I had everything at a comfortable height.

The transformation was surprisingly easy:

Sophie Knott's adapted deskThe standing up on the other hand was not so easy. After the first 30 minutes, my back hurt and my legs wanted to sit down. I persevered for an hour then gave myself a well-deserved rest. I did another hour later in the day, enduring a bit more physical resistance and a lot of amusement from colleagues.

The next day, I did two more hours, and the next day, two more. Five days in, I’d clocked up ten hours of standing, my back and legs were fine, my workmates hardly batted an eyelid, and I even had a few considering trying it out themselves.

Six weeks later…

I have to admit that three weeks of annual leave and a couple of days of jet lag put paid to the standing for a while. Also, this was very much an unofficial trial, and a few concerned colleagues have queried whether I’m standing correctly and have everything at the right height.

I agree that I don’t want to unwittingly make things worse for myself, and there is no real way of knowing if I am doing myself any significant good. But science tells us that being sedentary is bad, and I’m enjoying my experience to date. Ok, creating your own sit/stand desk might not be as easy for everyone as grabbing a few boxes, and I am now looking into some official equipment so I can do it properly. I’ve been pleasantly surprised at the reaction from some of the senior colleagues in my workplace, and I know it wouldn’t be the same everywhere. But I’d like to think that more of us can take our health into our own hands, and vote with our feet.

Sefyll dros eich iechyd … yn llythrennol

Rydym yn treulio llawer o amser yn eistedd ar bwys ein desgiau yn y gweithle. A all sefyll wrth ein desgiau helpu ni i fod yn iachach yn y gwaith? Fe wnaeth Sophie Knott o Swyddfa Archwilio Cymru rhoi cynnig arni am wythnos.

Faint o amser ydych chi’n ei dreulio’n eistedd bob dydd? Rydw i’n eistedd LLAWER IAWN. Ar ddiwrnod arferol yn ystod yr wythnos, rydw i’n credu ’mod i’n eistedd am ryw 12 awr. Ychwanegwch hynny at yr wyth awr rydw i’n eu treulio’n gorwedd i lawr yn cysgu, ac rydw i’n teimlo’n eithaf digalon!

Be wn i? Dydw i ddim yn feddyg

Wel mae’n debyg bod hyn wedi bod yn poeni sawl aelod o’r proffesiwn iechyd hefyd. Canfu astudiaeth ddiweddar o 50,000 o bobl yn Norwy gyswllt rhwng lefelau uchel o eistedd a marwolaeth gynamserol. Mae hyd yn oed Public Health England wedi dechrau rhoi sylw i’r broblem, gan gomisiynu astudiaeth ar y cyd sy’n argymell y dylai gweithwyr swyddfa dreulio dwy awr o leiaf ar eu traed yn y gwaith, er mwyn ceisio lleihau afiechydon cronig ac, yn y pen draw, byw yn hirach.

Dyddiau da Blue Peter

Fe wnes i benderfynu rhoi cynnig ar sefyll yn y gwaith. Does gen i ddim pryderon mawr am fy iechyd i ar hyn o bryd, ond fe hoffwn i bethau aros felly hefyd. Roedd dwy awr y diwrnod i weld yn bosib. Wrth gwrs, nid fi yw’r person cyntaf i fod eisiau sefyll yn y gweithle ac mae digon o opsiynau o ran desg ar gael, os oes gennych chi £300+ i’w sbario. Doeddwn i ddim eisiau gwario £0. Fe gasglais i focsys cardfwrdd, ffeiliau bocs a phapur a’u gosod o dan fy sgrin, fy allweddell a’r llygoden nes bod popeth ar uchder cyfforddus i mi.

Roedd y newid yn rhyfeddol o hawdd:

Desg Sophie Knott, a gafodd ei addasu

Doedd y sefyll, ar y llaw arall, ddim hanner mor hawdd. Ar ôl y 30 munud cyntaf, roedd fy nghefn i’n brifo ac roedd fy nghoesau i eisiau eistedd. Fe wnes i ddyfalbarhau am awr ac wedyn cael seibiant roeddwn i wedi’i lawn haeddu. Fe wnes i awr arall yn nes ymlaen yn ystod y dydd, gan ddioddef ychydig bach mwy yn gorfforol, er mawr ddifyrrwch i’m cydweithwyr.

Y diwrnod canlynol, fe wnes i ddwy awr arall, a’r diwrnod wedyn, dwy arall. Ar ôl pum diwrnod, roeddwn i wedi sefyll am ddeg awr ac roedd fy nghefn a ’nghoesau i’n iawn. Doedd fy nghydweithwyr i ddim yn sylwi erbyn hynny ac mae rhai ohonyn nhw wedi ystyried rhoi cynnig ar sefyll eu hunain.

Chwe wythnos yn ddiweddarach …

Mae’n rhaid i mi gyfaddef bod tair wythnos o wyliau a diwrnod neu ddau o flinder ar ôl hedfan wedi dod â’r sefyll i ben am y tro. Hefyd, roedd hwn yn arbrawf answyddogol iawn ac roedd rhai cydweithwyr pryderus yn cwestiynu a oeddwn i’n sefyll mewn ffordd gywir ac a oedd popeth ar uchder addas i mi.

Rydw i’n cytuno nad ydw i eisiau gwneud pethau’n waeth i mi fy hun a does dim ffordd o wybod mewn gwirionedd a ydw i’n gwneud lles o gwbl. Ond mae gwyddoniaeth yn dweud wrthym ni fod eistedd yn llonydd yn beth drwg i ni ac rydw i wedi mwynhau fy mhrofiad hyd yma. Dydi creu eich desg eistedd/sefyll ddim mor hawdd i bawb â chydio mewn ychydig o focsys a nawr rydw i’n mynd i edrych ar offer swyddogol er mwyn gwneud hyn yn iawn. Rydw i wedi cael fy siomi ar yr ochr orau gan adwaith rhai o fy uwch gydweithwyr yn y gweithle ac rydw i’n gwybod na fyddai hynny’n wir ym mhob man. Ond fe hoffwn i feddwl bod posib i fwy ohonom ni fod yn gyfrifol am ein hiechyd ein hunain, a phleidleisio gyda’n traed.

Accounting against the Clock

Faster Closure of accounts in Wales – are we all up for the challenge?

Accounting

The Good Practice Exchange will shortly be holding two Faster Closing seminars in Cardiff and North Wales. John Herniman from our Senior Leadership Team shares his views on Faster Closing and what it means for Wales.

We’ve heard a lot in recent months about the faster closing of accounts. In England, both Oldham and Westminster Councils beat their previous records for closing their accounts, doing so by the end of May. Closer to home, Torfaen County Borough Council closed its 2014/15 accounts in record time, 10 weeks ahead of the deadline. There is also the continued pressure to speed up the publication of the annual Whole of Government Accounts into which Local Government bodies accounts are consolidated.

As we all know, the current deadlines for the production and audit of Local Government bodies’ accounts are 30 June and 30 September respectively. The Welsh Government has recently consulted on bringing these dates forward to 31 May and 31 July over the next few years. Whilst the earlier deadlines may seem like a distant challenge not to be concerned about just yet, the scale of the changes required for practitioners and auditors alike means that planning needs to start now.

What are the benefits?

As daunting as it might seem, we know that there are many benefits of faster closure. These include, but are not limited to, improving the timeliness of reporting to stakeholders and having earlier assurance over the previous year’s position before embarking on major financial decisions for the future. The private sector and other parts of the public sector all close their accounts earlier so the question for me is ‘Where do we start?’

Faster Closure in Wales

Our Good Practice Exchange seminars in October and November will give us insight into how particular organisations started their journey. These seminars are not going to be focused on detailed processes but rather the organisational and cultural changes needed to start the journey. Further seminars and workshops will be held over the coming years exploring the more detailed aspects of faster closing.

The organisations involved will share with us their approaches and most importantly, the lessons learnt from achieving earlier closure of accounts. For me personally, hearing about the challenges that they faced at the early stages and how they overcame them will be of particular interest

A new challenge

There is no doubt that the faster closing agenda will bring major challenges for both practitioners and auditors as we work together to develop and learn from new ways of working. I remember the last time the closure dates were brought forward, from the end of December to September. Back then that sounded impossible but it quickly became the norm with the tighter deadlines being achieved.

Faster closure is a learning curve for all of us; insights from Torfaen, Oldham, Kent and Westminster will provide us all with a chance to be working from the same page so that we have a good starting point as we embark on their faster closing journey.

Cyfrifyddu yn erbyn y Cloc

Cau cyfrifon yn gynt yng Nghymru – a ydym i gyd yn barod am yr her?

Cyfrifyddu

Bydd y Gyfnewidfa Arfer Da yn cynnal dwy seminar Cau yn Gynt yng Nghaerdydd a gogledd Cymru cyn bo hir. John Herniman o’n Uwch Dîm Arwain sy’n rhannu ei farn ar Gau yn Gynt a’r hyn y mae’n ei olygu i Gymru.

Rydym wedi clywed llawer dros y misoedd diwethaf am gau cyfrifon yn gynt. Yn Lloegr, llwyddodd cynghorau Oldham a Westminster i ragori ar eu cofnodion blaenorol ar gyfer cau eu cyfrifon, gan wneud hynny erbyn diwedd mis Mai. Yn nes at adref, gwnaeth Cyngor Bwrdeistref Sirol Torfaen gau ei gyfrifon 2014/15 o fewn yr amser cyflymaf erioed, sef erbyn 8 Gorffennaf, 10 wythnos cyn y terfyn amser. Ceir hefyd y pwysau parhaus i gyflymu cyhoeddi Cyfrifon Llywodraeth Gyfan blynyddol y mae cyfrifon cyrff Llywodraeth Leol yn cael eu cydgrynhoi iddynt.

Fel y gwyddom, y terfynau amser presennol ar gyfer paratoi cyfrifon cyrff Llywodraeth Leol a’u harchwilio yw 30 Mehefin a 30 Medi yn y drefn honno. Yn ddiweddar, mae Llywodraeth Cymru wedi ymgynghori ar symud y dyddiadau hyn ymlaen i 31 Mai a 31 Gorffennaf dros y blynyddoedd nesaf. Er y gall y terfynau amser cynharach ymddangos fel her bell i ffwrdd na ddylem fod yn bryderus amdani eto, mae graddau’r newidiadau sy’n ofynnol i ymarferwyr ac archwilwyr fel ei gilydd yn golygu bod yn rhaid i’r cynllunio ddechrau nawr.

Beth yw’r manteision?

Er y gall hyn ymddangos yn frawychus, gwyddom fod llawer o fanteision ynghlwm wrth gau yn gynt. Mae’r rhain yn cynnwys ond heb fod yn gyfyngedig i wella amseroldeb cyflwyno adroddiadau i randdeiliaid a chael sicrwydd cynharach o ran safle’r flwyddyn flaenorol cyn dechrau ar benderfyniadau ariannol mawr ar gyfer y dyfodol. Mae’r sector preifat a rhannau eraill o’r sector cyhoeddus i gyd yn cau eu cyfrifon yn gynharach felly’r cwestiwn i mi yw ‘Ble rydym yn dechrau?’

Cau yn gynt yng Nghymru

Bydd ein seminarau yn y Gyfnewidfa Arfer Da ym mis Hydref a mis Tachwedd yn rhoi dealltwriaeth inni o sut y gwnaeth sefydliadau penodol gychwyn ar eu taith. Nid yw’r seminarau hyn yn mynd i ganolbwyntio ar brosesau manwl ond yn hytrach y newidiadau sefydliadol a diwylliannol sydd eu hangen i gychwyn ar y daith. Cynhelir seminarau a gweithdai pellach dros y blynyddoedd i ddod a fydd yn trafod agweddau manylach ar gau yn gynt.

Bydd y sefydliadau dan sylw yn rhannu eu dulliau â ni ac, yn bwysicaf oll, y gwersi a ddysgwyd o gau’r cyfrifon yn gynt. I mi yn bersonol, bydd clywed am yr heriau a wynebwyd ganddynt ar y camau cynnar a sut y gwnaethant eu goresgyn o ddiddordeb arbennig

Her newydd

Nid oes amheuaeth y bydd yr agenda cau yn gynt yn cyflwyno heriau mawr i ymarferwyr ac archwilwyr wrth inni weithio gyda’n gilydd i ddatblygu ffyrdd newydd o weithio a dysgu ohonynt. Rwy’n cofio’r tro diwethaf y symudwyd y dyddiadau cau ymlaen, o ddiwedd mis Rhagfyr i fis Medi. Ar y pryd roedd hynny’n swnio’n amhosibl, ond fe ddaeth yn arfer cyffredin yn gyflym iawn gyda’r terfynau amser tynnach yn cael eu cyflawni.

Mae cau yn gynt yn gromlin ddysgu i bob un ohonom; bydd dealltwriaeth o Dorfaen, Kent a Westminster yn gyfle inni gyd weithio o’r un ffynhonnell gyda man cychwyn da wrth inni gychwyn ar y daith tuag at gau yn gynt.