Monthly Archives: May 2014

Good Practice in Workforce Change – a guide from Audit Scotland

Audit Scotland's Public Sector Workforce good practice guide

Audit Scotland’s Public Sector Workforce good practice guide

The Auditor General for Wales published the Good Scrutiny? Good Question! improvement study yesterday. We thought this would be a great opportunity to share a good practice guide we like from Audit Scotland on workforce planning – aimed in particular at those involved in scrutinising workforce change programmes.

Scrutiny plays an important role in helping public services improve during challenging financial times. This includes scrutinising and challenging workforce plans and workforce change programmes. In particular, effective scrutiny can support good decisions while allocating resources and provide strategic direction on workforce planning. Unfortunately, as Audit Scotland’s guide explains, “this applies in particular to decisions to reduce workforces; without careful planning workforce reductions can lead to a loss of essential skills; reductions in service quality; and increased pressure on, and lack of motivation among, remaining staff.” So, getting it right is important and good scrutiny plays an important role in this.

Of course, the make up of public sector organisations within and between Wales and Scotland can differ significantly. Organisations could take core good practice considerations from this guide and then adapt these to suit their own needs and risks.

Audit Scotland’s document provides guidance on what good looks like in all stage of workforce planning:

  • developing the workforce plan;
  • selecting different approaches to manage workforce numbers and costs;
  • implementing workforce change (including assigning responsibility and reviewing); and
  • scrutiny of workforce plans and change programmes.

These include some useful key steps to follow, principles of good governance in early departure schemes and case studies from Midlothian Council and NHS Lanarkshire.

Particularly of interest to us, considering the publication of the Good Scrutiny? Good Question! study, is the emphasis the guide places on good practice in scrutiny of workforce planning. Part 2 of the document comprises a useful list of questions based on good practice to help “promote review and reflection and, where necessary, provide a basis for improvement”. This complements nicely the Wales Scrutiny Officers Network ‘Outcomes and characteristics for effective local government overview and scrutiny’, in appendix 2 of the Good Scrutiny? Good Question! report.

Here are some examples of the questions:

  • Does the workforce plan support business change programmes? Does the workforce plan link to the organisation’s corporate objectives?
  • Has the affordability of each approach been tested? Is it clear how the approach will help the organisation to make the changes it needs to make?
  • It is clear who has overall responsibility for ensuring that each workforce change programme is delivered on time and according to plan?
  • Are there suitable systems in place to provide board and elected members with assurance on equality and diversity; service, performance and productivity impacts; and staff wellbeing?

So, we thought this was worth sharing as good practice guide to help those engaged in both workforce planning and scrutiny.

There are quite a few other places to look if you’d like more information about workforce planning or scrutiny:

Arfer Da mewn Newid yn y Gweithlu – canllaw gan Audit Scotland

Audit Scotland's Public Sector Workforce good practice guide

Canllaw arfer da Audit Scotland ar y weithlu cyhoeddus

Cyhoeddodd Archwilydd Cyffredinol Cymru yr astudiaeth gwella Craffu Da? Cwestiwn da! ddoe. Meddyliom ni y byddai hyn yn gyfle gwych i rannu canllaw arfer da yr ydym yn hoffi o Audit Scotland ar gynllunio’r gweithlu – a anelir yn benodol at y rhai sy’n ymwneud â chraffu rhaglenni newid gweithlu.

Mae craffu yn chwarae rôl bwysig wrth helpu gwasanaethau cyhoeddus i wella yn ystod cyfnod ariannol heriol. Mae hyn yn cynnwys craffu a herio cynlluniau gweithlu a rhaglenni newid gweithlu. Yn benodol, gall craffu effeithiol gefnogi penderfyniadau da wrth ddyrannu adnoddau a darparu cyfeiriad strategol ar gynllunio’r gweithlu. Yn anffodus, fel mae canllaw Audit Scotland yn esbonio, “mae hyn yn arbennig o berthnasol i benderfyniadau i leihau gweithluoedd; heb gynllunio gofalus gall gostyngiadau gweithlu arwain at golli sgiliau hanfodol; gostyngiadau yn ansawdd y gwasanaeth; a mwy o bwysau ar, a diffyg cymhelliant ymysg, staff sydd ar ôl.” Felly, mae cael pethau’n iawn yn bwysig a mae chraffu da yn chwarae rôl bwysig yn hyn.

Wrth gwrs, gall cyfansoddiad sefydliadau yn y sector cyhoeddus o fewn a rhwng Cymru a’r Alban fod yn sylweddol wahanol. Gallai sefydliadau cymryd ystyriaethau arfer da craidd gan y canllaw hwn ac yna addasu’r rhain i ddiwallu eu hanghenion a risgiau ei hun.

Mae dogfen Audit Scotland yn rhoi arweiniad ar sut mae arfer da yn edrych yn mhob cam o gynllunio gweithlu:

  • datblygu’r cynllun gweithlu;
  • dewis gwahanol ddulliau o reoli niferoedd y gweithlu a chostau;
  • gweithredu newid yn y gweithlu (gan gynnwys pennu cyfrifoldeb ac adolygu); a
  • chraffu cynlluniau gweithlu a rhaglenni newid.

Mae’r rhain yn cynnwys rhai camau allweddol defnyddiol i’w dilyn, egwyddorion llywodraethu da mewn cynlluniau ymadael yn gynnar ac astudiaethau achos gan Cyngor Midlothian a’r GIG Lanarkshire.

Yn arbennig o ddiddordeb i ni, gan ystyried cyhoeddiad yr astudiaeth gwella Craffu Da? Cwestiwn da!, yw’r pwyslais y mae’r canllaw yn rhoi ar arfer da wrth graffu cynllunio gweithlu. Mae Rhan 2 o’r ddogfen yn cynnwys rhestr ddefnyddiol o gwestiynau sy’n seiliedig ar arfer da i helpu “hyrwyddo adolygu a myfyrio a, lle bo angen, darparu sail ar gyfer gwelliant”. Mae hyn yn ategu’n glws ‘Canlyniadau a nodweddion ar gyfer trosolwg a chraffu effeithiol llywodraeth leol effeithiol’ Rhwydwaith Swyddogion Craffu Cymru, yn atodiad 2 o’r adroddiad Craffu Da? Cwestiwn da!

Dyma rhai esiamplau o’r cwestiynau:

  • A yw’r cynllun gweithlu yn cefnogi rhaglenni newid busnes? A yw’r cynllun gweithlu yn cysylltu ag amcanion corfforaethol y sefydliad?
  • A yw fforddiadwyedd bob dull wedi ei brofi? A yw’n glir sut y bydd y dull hwn yn helpu’r sefydliad i wneud y newidiadau y mae angen iddo ei wneud?
  • Ydy hi’n amlwg pwy sydd â chyfrifoldeb cyffredinol am sicrhau bod pob rhaglen newid gweithlu yn cael ei ddarparu ar amser ac yn unol â chynllunio?
  • A oes systemau addas wedi’u gosod i ddarparu sicrwydd i’r bwrdd ac aelodau etholedig ar gydraddoldeb ac amrywiaeth; effeithiau ar gwasanaeth, perfformiad a chynhyrchiant; a lles staff?

Felly, meddyliom ni roedd hi’n werth rhannu canllaw arfer da yma i helpu’r rhai sy’n ymwneud â chynllunio gweithlu a chraffu.

Mae yna dipyn o lefydd eraill i edrych os hoffech ragor o wybodaeth am gynllunio gweithlu neu graffu:

Asset Transfer: What we can learn from Birmingham City Council

Land and Asset Transfer

When we’re looking for examples to share at our Good Practice Exchange events, we often come across some fantastic examples that we’d love to share, but that the potential speaker can’t make due to a clash in their diary. This happened when we were organising the Land and Asset Transfer Shared Learning Events, when we heard about some interesting work by Birmingham City Council.

The project has now come to an end, but it’s great to read in their blog that the approach has led to a consistent approach to asset transfer in Birmingham for all voluntary and community groups.

There are lots of really useful resources on the website, including a tool that aims to capture the social value of the transferral of an asset to the community, which is used to calculate a rent rebate for leases agreed under the Council’s Community Asset Transfer Protocol. You can also find the guidance here.

Llun o set Flickr Trsoglwyddo Asedau Cymunedol / Picture from Community Asset Transfer Flickr Set

Llun gan @podnosh o set Flickr Trsoglwyddo Asedau Cymunedol / Picture by @podnosh from the Community Asset Transfer Flickr Set

When an asset is transferred, it’s important that the arrangement is suitable for both parties. At the seminar we heard how some Town and Community Councils are being asked to take on assets, and how the right financial conditions need to be in place to ensure that the transfer is successful. It’s great then that in this case, the initial document agreed by both parties is appended to the lease and is the basis for its reviews.

It’s also important that organisations bear in mind the social value of an asset. I think it’s fantastic that community participation is part of the Proposed Activities and Use Assessment, because after the ink has dried on the deal, the community will play a massive part in whether it’s successful.

Working across organisational boundaries also fits in under the Agency Service Usage section, which measures the use of the building by other agencies. In this case, the tool works on the basis of a flat rate of £10 for every meter square of space rented by the organisation.

Many aspects of the toolkit could be adapted for use in Wales too. Here, the Communities First programme is based on the Welsh Index of Multiple Deprivation, and it’s interesting to see how this toolkit scores the location based on whether the asset is based in deprived wards according to the Index of Multiple Deprivation.

So all in all this toolkit provides a lot of food for thought, and if you have used it, are looking to use it or might adapt it, we’d love to hear from you. You can also watch an analysis of the approach to Community Asset Transfer in the area at Birmingham City Council Webcasting.

Dyfrig

Trosglwyddo Asedau: Beth allwn ni ddysgu oddi o Gyngor Dinas Birmingham

Trosglwyddo Tir ac Eiddo

Pan mae’r Gyfnewidfa Arfer Da yn chwilio am enghreifftiau i rannu yn ein digwyddiadau, yn aml byddwn yn dod ar draws prosiectau gwych hoffwn ni rhannu, ond dydyn ni ddim yn gallu arddangos e achos dyw’r bobl ddim ar gael ar ddyddiadau’r seminar. Dyma beth ddigwyddodd yn ein Seminar Dysgu a Rennir ar Drosglwyddo Tir ac Eiddo, lle wnaethon ni clywed am waith diddorol gan Gyngor Dinas Birmingham.

Mae’r prosiect wedi dod i ben, ond mae’n wych i ddarllen yn ei blog nhw bod y dull hwn wedi arwain ato ddull cyson o drosglwyddo asedau ar gyfer yr holl grwpiau gwirfoddol a chymunedol yn Birmingham.

Mae llawer o adnoddau defnyddiol iawn ar gael ar y wefan, gan gynnwys dogfen sy’n helpu cyfrifo’r gwerth cymdeithasol o drosglwyddo ased i’r gymuned. Mae’n cael ei ddefnyddio i gyfrifo ad-daliad rhent ar gyfer prydlesi o dan Brotocol Trosglwyddo Asedau Cymunedol y Cyngor. Gallwch hefyd ddod o hyd i’r canllawiau yma.

Llun o set Flickr Trsoglwyddo Asedau Cymunedol / Picture from Community Asset Transfer Flickr Set

Llun gan @podnosh o set Flickr Trsoglwyddo Asedau Cymunedol / Picture by @podnosh from Community Asset Transfer Flickr Set

Wrth drosglwyddo ased i gorff arall neu i’r gymuned, mae’n rhaid mai dyma’r opsiwn synhwyrol. Fe wnaethon ni clywed yn y seminar bod rhai Cynghorau Tref a Chymuned yn cael eu gofyn i gymryd arno asedau, ond rhaid i’r amgylchiadau ariannol fod yn iawn er mwyn i’r trosglwyddiad fod yn llwyddiannus. Yn yr achos hwn, mae’n wych bod y ddogfen gychwynnol a gytunwyd gan y ddau barti yn rhan o’r brydles a’i bod yn cael ei ddefnyddio fel sail i’r adolygiadau.

Rhaid hefyd cysidro gwerth cymdeithasol ased. Fi’n meddwl bod e’n wych bod cyfranogiad y gymuned yn rhan o’r asesiad ar gyfer defnydd a gweithgareddau arfaethedig, achos ar ôl i’r inc sychu ar y cytundeb, bydd y gymuned yn chwarae rhan enfawr mewn llwyddiant y prosiect.

Mae cydweithio hefyd yn ffitio mewn o dan adran Defnyddio Gwasanaeth yr Asiantaeth, sy’n mesur y defnydd a wneir o’r adeilad gan asiantaethau eraill. Yn yr achos hwn, mae’r llawlyfr yn gweithio ar y sail o £10 am bob metr sgwâr o ofod sy’n cael ei rhentu gan y mudiad.
Gallai llawer o agweddau’r pecyn cymorth cael ei haddasu i’w defnyddio yng Nghymru hefyd. Mae rhaglen Cymunedau yn Gyntaf yn seiliedig ar y Mynegai Amddifadedd Lluosog Cymru, ac mae’n ddiddorol gweld sut mae system sgorio’r pecyn cymorth yn edrych os yw’r ased mewn ward difreintiedig yn ôl Mynegai Amddifadedd Lluosog.

Gallwch wylio dadansoddiad o’r dull yma ato Drosglwyddo Asedau Cymunedol ar Gwe-ddarllediad Cyngor Dinas Birmingham.

Felly ar y cyfan , mae lot i feddwl amdano yn y pecyn cymorth yma, ac os ydych chi wedi defnyddio fe, yn edrych i ddefnyddio fe neu ei addasu, byddai’n grêt i glywed o chi.

Dyfrig