Monthly Archives: February 2014

Cynulliad Cenedlaethol Cymru – Llawlyfr Ymgysylltu â’r Cyhoedd

Craffu

Mae’n deg dweud i Virginia a minnau dreulio llawer o amser yn trafod y ffordd y byddem yn rhedeg ein gweithdy, a gallem yn hawdd fod wedi meddwl am ddigon i lenwi diwrnod, felly roedd cyfyngu hyd y gweithdy i awr yn dipyn o her.

Penderfynwyd y dylai’r gweithdai ganolbwyntio ar yr egwyddor o gymryd rhan yn y gwaith craffu, ac ar rannu rhai o’n profiadau gyda’r gynulleidfa. Roeddem yn teimlo hefyd ei bod yn bwysig iawn i bobl gael cyfle i rannu syniadau â’i gilydd yn y gweithdy. Gwnaethom gytuno y dylai ein gweithdai gael eu gweld fel man cychwyn, ac y byddai’r blog hwn yn ffordd dda o lenwi’r bylchau, felly bant â’r cart…

Beth a wnaethom ar y dydd?

Dechreuodd Virginia a mi drwy roi’r cyd-destun i’r hyn y mae’r Cynulliad yn ei wneud o ran craffu, a beth yn union yr ydym yn ei graffu. Un o brif swyddogaethau’r Cynulliad Cenedlaethol yw craffu ar waith Llywodraeth Cymru, gan graffu ar y ddeddfwriaeth a gynigir ganddi, ar y polisïau a bennir ganddi ac ar yr arian sy’n cael ei wario. Buom yn siarad am sut y mae ehangu cyfranogaeth yn y gwaith craffu yn flaenoriaeth i’r Cynulliad. Mae ‘ymgysylltu â phobl Cymru’ yn un o’n blaenoriaethau corfforaethol, ac mae ‘cynyddu’r graddau y mae pobl yng Nghymru, gan gynnwys pobl ifanc, yn ymwneud â gwaith y Cynulliad’ hefyd yn flaenoriaeth gorfforaethol. Felly, dylai pawb sy’n gweithio yn y Cynulliad Cenedlaethol wybod pa mor bwysig a sylfaenol yw’r elfennau hyn yn ein gwaith bob dydd.

Aethom yn ein blaen i sôn am y ffyrdd o graffu sydd gennym, gan gynnwys sesiynau tystiolaeth ffurfiol y Pwyllgorau a dadleuon yn Siambr y Senedd. Soniasom yn fyr am ffyrdd mwy creadigol o gael pobl i gyfrannu, megis gwahodd pobl i ddefnyddio hashnodau Twitter ar gyfer cwestiynau, cynhyrchu pecynnau fideo, a chynnal digwyddiadau, gwe-sgyrsiau, ac arolygon ar-lein a’u tebyg. Ni waeth pa waith ymgynghori a wnawn o ran craffu, mae cynllunio’n elfen gyffredin, a gwnaethom rannu gyda’r gynulleidfa rai o’r prif bethau i’w hystyried ar gyfer craffu yn y Cynulliad.

National Assembly for Wales / Cynulliad Cenedlaethol Cymru

Gallwch weld y cyflwyniad a ddefnyddiwyd gennym ar y dydd yma.

Ar ôl y cyflwyniad, ffurfiwyd pum grŵp ffocws. Gofynnwyd i dri grŵp ystyried y manteision o gymryd rhan ar raddfa ehangach yn y gwaith craffu, a gofynnwyd i’r ddau arall ystyried pa bethau a allai rwystro hynny rhag digwydd. Cafwyd llawer o syniadau diddorol o’r trafodaethau hyn, a gellir eu gweld yma.

Ar y diwedd, gofynnwyd i bobl gynnig un peth y byddent yn ei wneud yn wahanol o ganlyniad i’r gweithdy hwn. Dyma rai o’r ymrwymiadau:

“Byddwn yn chwilio am ymrwymiad ehangach yn y Cyngor ac yn ‘benthyg’ adnoddau o dimau eraill yn amlach”

“Llais y bobl – mynd i’r gymuned i glywed barn pobl”

“Rhoi adborth i’r rhai sy’n cymryd rhan”

Beth nesaf? Rydym i gyd wedi rhannu arfer gorau. Rydym yn gwybod ychydig mwy am yr hyn y mae eraill yn ei wneud i annog cymryd rhan yn y broses graffu, ac mae gennym restr o fanteision, rhwystrau, syniadau am sut y gall pethau gael eu gwneud yn y dyfodol, a hyd yn oed ymrwymiadau gan bobl y byddant yn gwneud pethau’n wahanol.

Drwy ddefnyddio #scrutiny13, cefais ddau ymateb pan ofynnais beth oedd cyfranogwyr am i’r blog gynorthwyo ag ef:

  • Addasu dulliau gweithio
  • Pwy i’w gynnwys a sut i adnabod ‘cynulleidfaoedd’

Mae addasu dulliau yn rhywbeth a grybwyllwyd gennyf yn gryno yn y cyflwyniad. Rydym wedi canfod ei bod yn well gan wahanol gynulleidfaoedd ddulliau gwahanol, ac nid yw pob dull yn addas at bob pwnc. Mae teilwra eich dull o weithredu yn hanfodol. Gan nad yw’r tîm yr wyf i’n ei reoli yn gweithio gydag un math o gynulleidfa yn unig, mae’n hanfodol ein bod yn ceisio cyngor ac arweiniad gan y rhai sydd yn gweithio gydag un gynulleidfa yn unig.  Lawer gwaith, mae’r arbenigedd hwn i’w gael mewn awdurdodau lleol, neu mewn sefydliadau a grwpiau cynrychiadol. Maent yn fan cychwyn gwych ar gyfer profi eich syniadau am ddulliau ymgysylltu, a hefyd ar gyfer cynnal arolygon ac ati ar ffurf cynllun peilot, i sicrhau bod yr iaith a ddefnyddir yn briodol, a bod y cwestiynau yr ydym yn eu gofyn yn berthnasol.

Mae’r trafodaethau cychwynnol hyn yn ein gwneud yn ymwybodol o faterion y mae angen eu hystyried wrth gynllunio’r gwaith hwn, fel y pethau a ganlyn:

  • Ymgysylltu â Sipsiwn a Theithwyr. Maent yn debygol o fod â lefelau isel o ran llythrennedd, felly ni ddylai’r dulliau a ddefnyddir ddibynnu ar ddarllen ymlaen llaw gan y cyfranogwyr
  • Ymgynghori ar bynciau sensitif. Golyga hyn y byddwch efallai am ddefnyddio senarios bach gyda’r grwpiau ffocws (hynny yw, creu senario a gofyn i bobl wneud sylwadau amdano yn hytrach na gofyn iddynt gyfeirio at amgylchiadau personol na fyddant yn gysurus yn eu trafod efallai).
  • Ymgysylltu â busnesau bach a chanolig eu maint; mae’n bosibl na fydd ganddynt lawer o amser, sy’n golygu ei bod yn anodd eu cael i deithio i ddigwyddiad ar adeg benodol.

Rwyf yn argymell hyn yn gryf fel rhan o’r broses gynllunio. Unwaith y byddwch wedi pennu eich amcanion a nodi pwy yr ydych am ei gynnwys yn y gwaith craffu, siaradwch â phobl sy’n gweithio gyda’r gynulleidfa bob dydd fel y gallwch ddysgu o’u profiadau ac fel y gallant eich rhoi chi ar ben ffordd.

Mae nodi eich ‘cynulleidfaoedd’ yn dibynnu’n helaeth ar bwnc eich prosiect craffu. Yng nghyd-destun y Cynulliad, rydym yn adnabod y rhai y mae polisi, gwariant neu ddeddfwriaeth yn effeithio arnynt ac yn eu rhannu’n ddwy garfan: y rhai yr ydym yn disgwyl clywed ganddynt, a’r rhai nad ydym yn disgwyl clywed ganddynt. Ar yr ail garfan yr ydym ni’n canolbwyntio,  yn enwedig os ydynt yn llai abl i gysylltu â ni. Gan ddibynnu ar y grwpiau yr ydych wedi eu nodi, efallai y bydd angen i chi ddefnyddio amrywiaeth o ddulliau.

Y gwir amdani yw bod angen adnoddau i ddenu mwy o bobl i gymryd rhan yn y broses graffu—pobl, arbenigedd a chyfleusterau—ond efallai nid cymaint ag y byddech yn ei feddwl.

Efallai y gallech ddechrau trwy edrych ar y tasgau y mae’r bobl sy’n ymwneud â’r gwaith craffu yn eich sefydliadau yn ymgymryd â hwy a’u hadolygu, gan weld a ellir rhoi tasgau eraill yn eu lle a all arwain at gynnwys y cyhoedd yn ehangach yn eich prosiect craffu.

Rwyf wedi cynnwys fersiwn PDF o’n pecyn cymorth ymgysylltu yn y blog hwn. Dyma’r tro cyntaf i ni ei gyhoeddi y tu allan i’r sefydliad—fe ddechreuodd fel adnodd ar-lein i staff, ac mae’n cael ei ddefnyddio hyd heddiw. Mae’n cael ei ddiweddaru bob wythnos (byddwn yn diweddaru’r fersiwn PDF o dro i dro yn ogystal). Mae’r dulliau yn y pecyn cymorth yn amrywio’n fawr; mae rhai yn defnyddio llawer o adnoddau, ac mae eraill yn defnyddio fawr ddim (er enghraifft, mae gwe-sgyrsiau’n costio’r nesaf peth i ddim, a gellir eu trefnu mewn byr o dro unwaith y mae’r cyfrifon wedi cael eu creu).

Mae’n bwysig nodi mai pethau sy’n gweithio i ni yw’r rhain. Efallai na fydd rhai o’r dulliau hyn yn briodol nac yn realistig ar gyfer eich sefydliad neu’ch prosiect chi, ond byddwn yn eich annog, serch hynny, i edrych drwy’r pecyn i weld beth a allai weithio i chi.

#accessallareas i Heddlu Gwent

Mae monitro ein cyfrif Twitter @GoodPracticeWAO yn weithgaredd dyddiol i bob aelod o’r tîm, gyda’r nod o rannu cynnwys diddorol mor eang â phosib.

Ar 31 Hydref 2013, fy nhro i oedd hi. Yn gynnar yn y prynhawn, daeth cwpl o negeseuon trydar gan Heddlu Gwent i’m sylw, gyda’r hashnod anarferol #whougonnacall. Fe ddechreuais ddilyn yr hashnod gyda diddordeb brwd. Ychydig ddyddiau yn ddiweddarach fe ges i sgwrs ffôn ag Emma Chapron, Rheolwr Cyfathrebu Marchnata Heddlu Gwent, i ddysgu mwy am eu cyfres o ymgyrchoedd Twitter sy’n hyrwyddo eu gwasanaethau cefnogi.

Dyma beth oedd gan Emma i’w ddweud am yr ymgyrch.

GwentPolice RGB Crest

 Pwy ydym ni?

Dros y blynyddoedd diwethaf, mae nifer y bobl sy’n dilyn cyfrifon Twitter a Facebook Heddlu Gwent wedi cynyddu. Ym mis Ionawr 2014, roedd gennym 39,800 o ddilynwyr ar Facebook a 19,900 o ddilynwyr ar Twitter. Mae’r rhan fwyaf o’n gohebiaeth yn canolbwyntio ar ddiweddariadau gan y 23 o dimau plismona ardal yng Ngwent, yn ogystal ag apeliadau am wybodaeth a newyddion am ddigwyddiadau. Mewn gwirionedd, dim ond braslun o’r hyn y mae Heddlu Gwent yn gorfod ymdrin ag ef a geir gennym – nid yw ein gwasanaethau cymorth yn cael llawer o sylw, a gall ymddangos fel mai dim ond problemau parcio ac ymddygiad gwrthgymdeithasol sy’n mynd â’n sylw!

Rydym yn ymwybodol hefyd bod ein tudalen Facebook yn cyrraedd cynulleidfa ehangach fyth ac, yn aml, mae ein rhyngweithio â’r gynulleidfa hon yn fwy cyson a manwl o gymharu â’n rhyngweithio â’n cynulleidfa ar Twitter.

Felly, aethom ati i geisio cyflawni’r amcanion canlynol:

  1. Cynyddu nifer y bobl sy’n dilyn cyfrif Twitter Heddlu Gwent.
  2. Gwella dealltwriaeth o sut mae adrannau llai gweledol yr heddlu’n gweithredu a’r hyn y maent yn ei wneud.
  3. Ymgysylltu mwy â’n dilynwyr yn y cyfryngau cymdeithasu.

Sut aethom ni ati?

Cawsom y syniad o gynnal nifer o ddiwrnodau targed ar Twitter o’r enw #accessallareas gyda’r nod o ganolbwyntio ar feysydd plismona nad ydym yn sôn amdanynt yn rheolaidd. Ar y diwrnodau hyn, dim ond negeseuon am ddigwyddiadau pwysig oedd yn cael eu hanfon i Twitter a Facebook.

Roeddem ni bob amser yn dechrau gyda gohebiaeth fewnol – gan sicrhau mai ein swyddogion a’n staff oedd y cyntaf i wybod am y diwrnodau hyn.

Yna, roeddem yn hyrwyddo’r digwyddiadau ymlaen llaw i’n dilynwyr ar Twitter a Facebook, asiantaethau partner a’r cyfryngau. Byddai llawer o’n partneriaid yn ail-drydar ein negeseuon er mwyn ein helpu i hyrwyddo’r diwrnodau i gynulleidfaoedd ehangach fyth.

Roedd prif ffocws y diweddariadau ar ein cyfrif Twitter, ond rhoddwyd hefyd grynodebau o’r gweithgarwch ar Facebook gydol y digwyddiadau.

#behindbars

BEHINDBARS_Edited

Canolbwyntiodd ein digwyddiad cyntaf ym mis Mai 2013 ar ein dwy Ddalfa yng ngorsafoedd heddlu Ystrad Mynach a Chanol Casnewydd. Penderfynwyd dechrau gyda’r Ddalfa gan na fydd y rhan fwyaf o’r cyhoedd byth yn gweld y tu mewn i gell, diolch byth, heblaw ar y teledu. Felly, aethom ati i ganolbwyntio ar yr hyn y byddem ni am ei wybod – sut mae cell yn edrych, pa fwyd mae carcharorion yn ei gael, am ba hyd y gallwn ni gadw rhywun yn y ddalfa, a yw pawb yn cael prawf cyffuriau ac ati. Lleolwyd un swyddog cyfathrebu ym mhob dalfa rhwng 7am a 7pm – buont yn trydar manylion cryno am bawb a gadwyd yn y ddalfa yn ystod y cyfnod hwnnw, ynghyd â negeseuon a luniwyd ymlaen llaw ynglŷn â sut mae’r unedau’n gweithio, gan ddefnyddio’r hashnod #behindbars.

#trafficcops

TRAFFICCOPS_lowercase

Ar gyfer ein hail ddigwyddiad ym mis Mehefin 2013, aethom ni allan gyda’n tîm plismona’r ffyrdd. Unwaith eto, roedd gennym restr o negeseuon a luniwyd ymlaen llaw ynglŷn â’r pethau roeddem ni’n ei gredu y byddai gan y cyhoedd ddiddordeb ynddynt. Yna, aethom allan gyda char patrol rhwng 8am a 5pm – gan drydar yn fyw am unrhyw ddigwyddiadau yr ymatebwyd iddynt. Yn anffodus, bu’n ddiwrnod tawel, felly doedd ein negeseuon ddim mor ddiddorol ag yr oeddem ni wedi ei obeithio.

#whougonnacall

facebookcover_851x315_fcr

Yn nigwyddiad olaf y flwyddyn, aethom ati i ddilyn Canolfan Gyfathrebu’r Heddlu (lle rydym yn derbyn galwadau 101 a 999) ar Galan Gaeaf – un o nosweithiau prysuraf y flwyddyn i’r ganolfan. Unwaith eto, roeddem wedi paratoi amryw o negeseuon ynglŷn â sut mae’r ganolfan yn gweithio a nifer y galwadau y mae’n ymateb iddynt. Gan ein bod yn gwybod y byddai’n noson brysur, penderfynwyd ei rhannu’n ddwy ran. Rhwng 3pm a 6pm, postiwyd negeseuon a oedd wedi eu llunio ymlaen llaw – aethom ati i gynnwys teitlau ffilmiau arswyd yn ein negeseuon er mwyn eu cadw’n amserol! Yna, rhwng 6pm a hanner nos, postiwyd negeseuon ynglŷn â phob galwad a oedd yn ymwneud â Chalan Gaeaf, o wyau a thân gwyllt yn cael eu taflu i bartïon tŷ a oedd wedi mynd dros ben llestri.

Beth wnaethom ni ei gyflawni?

Yn ystod ein digwyddiad Twitter diwethaf, #whougonnacall ar Galan Gaeaf, derbyniwyd dros 1,600 o ddilynwyr newydd o fewn yr wythnos a chafodd ein negeseuon eu haildrydar gan bron i 2,000 o bobl a’u nodi fel hoff negeseuon gan 900 o bobl. Hwn oedd y digwyddiad mwyaf llwyddiannus o’r tri o bell ffordd – roeddem ni wedi dysgu gwersi o’r diwrnodau blaenorol ac wedi gofalu ein bod ni’n canolbwyntio mwy ar y cyhoedd. Rydym ni wedi llwyddo i gadw’r rhan fwyaf o’r dilynwyr hyn.

Cawsom lefelau uchel o ryngweithio ar y noson, gyda llawer o bobl yn cysylltu â ni i ddweud eu bod nhw’n methu â chredu rhai o’r galwadau rydym ni’n gorfod ymdrin â nhw. A dyna oedd ein nod – dangos i’r cyhoedd bethau na fyddent yn eu gweld fel arfer.

Cafodd y digwyddiad lawer o sylw yn y cyfryngau, gan gynnwys ar BBC Radio Wales, www.walesonline.com, Western Mail, Gwent Gazette, Rhymney Valley Express a phapurau newydd lleol eraill.

Pa wersi wnaethon ni eu dysgu?

Cafwyd sawl gwers werthfawr.

–          Mae ein dilynwyr yn y cyfryngau cymdeithasu wrthi’n bennaf gyda’r nos. Er na allwn ni staffio hyn yn rheolaidd, mae’n gallu bod yn ddefnyddiol newid ein patrymau gwaith ar gyfer y digwyddiadau hyn i sicrhau ein bod yn ymgysylltu â chynulleidfa mor eang â phosibl.

–          Mae hiwmor yn bwysig! Er nad yw hiwmor bob amser yn briodol gyda rhai o’r pynciau rydym ni’n sôn amdanynt, roedd sylw tafod mewn boch neu hashnod ffraeth yn annog pobl i rannu ein negeseuon, o’u defnyddio’n ddoeth.

–          Pwysigrwydd ceisio ymateb i bob sylw/cwestiwn os yn bosibl. Roedd ein tudalen Twitter yn brysur tu hwnt yn ystod y digwyddiad #whougonnacall, ond roedd hi’n ymddangos bod y bobl hynny y llwyddon ni i ymateb iddynt wir yn gwerthfawrogi’r ymdrech.

–          Pwysigrwydd dim ond postio negeseuon am bethau y credwch y bydd gan y cyhoedd ddiddordeb ynddynt. Nid ymarfer ticio bocs mohono.

–          Pwysigrwydd cynllunio pethau’n ofalus a gofalu fod gennych chi ddigon o staff i fonitro ac ymateb i’r negeseuon.

–          Rhoi cymaint o gyhoeddusrwydd â phosibl i’r digwyddiad ymlaen llaw a gofyn i’ch partneriaid ledaenu’r negeseuon.

–          Cydgysylltu eich digwyddiadau gyda chyfnodau gweithredol prysur, yn enwedig os ydych chi’n trydar yn fyw am yr hyn mae’ch sefydliad yn ei wneud. Dywedodd Tîm Plismona’r Ffyrdd eu bod nhw’n methu â chredu pa mor dawel oedd pethau ar y diwrnod y dewison ni eu dilyn nhw! Fodd bynnag, roeddem ni’n gwybod bod Calan Gaeaf bob amser yn ddiwrnod prysur i Ganolfan Gyfathrebu’r Heddlu, felly roeddem ni’n siŵr o lwyddo.

#accessallareas to Gwent Police

Monitoring our @GoodPracticeWAO Twitter account is a daily activity for each team member,  with the aim of sharing interesting content as widely as possibly.

On 31 October 2013, it was my turn.  Early on in the afternoon, a couple of tweets from Gwent Police caught my eye with unusual hasthag of #whougonnacall. I started following the hashtag with great interest. I followed up with a telephone chat with Emma Chapron, Marketing Communications Manager with Gwent Police a few days later and learnt of their series of twitter campagins to promote their support servcies.

Here’s what Emma had to say about their Twitter campaign

#accessallareas to Gwent Police

GwentPolice RGB Crest

Who are we?

Over the last few years, the number of followers to the Gwent Police Twitter and Facebook accounts has grown. As of January 2014, we are now speaking on a daily basis to 39,800 followers on Facebook and 19,900 followers on Twitter. The majority of our communication focuses on updates from the 23 neighbourhood policing teams in Gwent, as well as appeals for information and news about incidents. In reality we are only providing a snapshot of what Gwent Police deals with – our support services are rarely mentioned, and sometimes it can seem as though all we ever deal with is parking issues and anti-social behaviour!

We are also aware that our Facebook page reaches a larger audience and our interaction with this audience is often more frequent and in depth, when compared to our Twitter audience.

So we set out with a couple of objectives:

1. Increase the number of followers on our Gwent Police Twitter account.

2. Improve understanding of how less visible departments of the police operate, and what they do.

3. Improve engagement with our social media followers.

What did we do?

We came up with the idea to run a number of targeted days on Twitter called #accessallareas which aimed to focus on areas of policing that we don’t communicate about on a regular basis. We suspended our usual Tweeting and Facebooking for these days, with the exception of communicating about any major incidents.

We always started with internal communications – making sure that our officers and staff were the first to know about our planned events.

We promoted the events ahead of time to our Twitter and Facebook followers, partner agencies and the media. Lots of partners retweeted our messages to help promote the days to even wider audiences.

The main focus for the updates was on our Twitter account, but we also provided summaries of the activity on Facebook throughout the events as well.

#behindbars

Our first event in May 2013 focussed on our two Custody Units in Ystrad Mynach and Newport Central police stations. We started with Custody as the vast majority of the public will thankfully never see the inside of a cell apart from on television. So we focussed on things that we’d want to know – what does the inside of a cell actually look like, what food do detainees get given, how long can we hold someone in custody, does everyone get drug tested etc. We based one communications officer in each custody unit from 7am to 7pm – they tweeted brief details about every person who was booked into these units during that time, as well as the planned tweets about how the units operate, all under the hashtag #behindbars.

#trafficcops

TRAFFICCOPS_lowercaseFor our second event in June 2013, we went out with our roads policing team. Again we put together a list of pre-planned tweets about the types of things we thought the public would be interested in. We then went out with a patrol car between 8am and 5pm for the day – tweeting live about any incidents they responded to. Unfortunately it was a quiet day, which meant our feed wasn’t as busy or interesting as we hoped it would be.

#whougonnacall

facebookcover_851x315_fcr

Our third and final event of the year followed our Force Communications Suite (where we receive 101 and 999 calls) on Halloween – one of the busiest nights of the year for the suite. Again we prepared a number of tweets about how the suite works, and the volume of calls that it deals with. As we knew it would be a busy night, we decided to separate it into two parts. Between 3pm and 6pm, we sent out our pre-prepared tweets – we tied horror film titles into these tweets to keep our messages seasonal! Then from 6pm to midnight, we tweeted about every Halloween related call that we received, from the throwing of eggs and fireworks to house parties that had got out of hand.

What did we achieve?

During our last #whougonnacall Twitter event on Halloween, we received over 1600 new followers within the week, almost 2000 retweets and 900 favourites. This was by far the most successful of the three events – we had learnt lessons from the previous days and made sure that this one was more public focussed. We have managed to maintain the majority of these followers.

We had high levels of interaction on the night, with lots of residents contacting us to say they couldn’t believe some of the calls that we have to deal with. This met our objective to show the public things that they wouldn’t usually see.

We received wide media coverage for the event including on BBC Radio Wales, www.walesonline.com, Western Mail, Gwent Gazette, Rhymney Valley Express and other local papers.

What lessons did we learn?

We learnt a few really valuable lessons along the way.

–          Our social media followers are most active in the evening. Whilst we can’t staff this on a regular basis, it is useful to change our working patterns for these events, to ensure we are engaging with as wide an audience as possible.

–          Humour goes a long way! Whilst this isn’t always appropriate with some of the subjects that we are communicating about, in the right setting a tongue in cheek comment or (hopefully) witty hashtag encouraged people to share our tweets.

–          Respond to all comments / questions if possible. Our Twitter page went into slight meltdown during our #whougonnacall event, but those people that we managed to respond to seemed to really appreciate it.

–          Only tweet about things that you think the public will be interested in. It’s not a tick box exercise.

–          Plan logistics carefully and make sure you have enough staff working to monitor and respond to the messages.

–          Publicise the events as much as possible beforehand – both on and off channel – and look to your partners to help spread the messages.

–          Co-ordinate your events with busy operational periods, particularly if you are tweeting live about what your organisation is doing. Our Roads Policing Team said they couldn’t believe how quiet it was on the day we chose to follow them! We knew however that Halloween is always busy for the Force Communications Suite, so it was a sure bet.

Dyfodol Hysbysebu Hysbysiadau Cyhoeddus yng Nghymru: Rhan III

Dyma’r diweddaf yn y gyfres ynghlyn a dyfodol hysbysbu hysbysiadau Cyhoeddus yng Nhgymru gan Alastair Blair p the Potent Mix.

Dyma linc i

Rhan 1

Rhan II

potent mix logoAlastair Blair

Gyda thwf y rhyngrwyd a thranc papurau newydd o ganlyniad (byddaf yn sôn mwy am hyn mewn blog arall cyn hir), roedd rhaid i gyhoeddwyr papurau newydd ystyried sut i ymateb. Newidiodd fawr ddim ar y dechrau. Yn raddol, dechreuodd y maes recriwtio, y peiriant arian sy’n sail i lawer o bapurau newydd lleol, ddirywio, yn rhannol oherwydd bod y cyhoeddwyr wedi bod yn rhy araf yn datblygu eu harlwy ar-lein i ategu’r cyfrwng print traddodiadol. Yn sgil twf hysbysfyrddau swyddi, gyda Monster ar flaen y gad ar y cychwyn, sylweddolodd sefydliadau’r sector cyhoeddus y byddai’n syniad da datblygu eu pyrth eu hunain, gan osgoi’r gwariant enfawr ar hysbysebion recriwtio mewn papurau newydd. Ar wahân i Monster, ac Indeed erbyn hyn hefyd, mae’n werth nodi bod y rhan fwyaf o hysbysfyrddau swyddi’n cael eu cyhoeddi gan gyhoeddwr ‘prif ffrwd’ gyda phortffolio print mawr.

Cydnabyddir yn gyffredinol bod y sector cyhoeddus yn araf yn newid. Dyma oedd yn rhannol gyfrifol am arafwch yr ymateb gan y cyhoeddwyr i dwf y rhyngrwyd: roedden nhw’n dal i gael hysbysebion print a refeniw sylweddol o’r sector cyhoeddus. Erbyn hyn, fodd bynnag, mae’r rhan fwyaf o Gynghorau a rhannau mawr o’r sectorau addysg ac iechyd yn y DU yn defnyddio eu hysbysfyrddau swyddi eu hunain. Mae rhai o’r rhain yn llwyddiannus iawn, megis NHSjobs a myjobscotland (enillodd hwn wobr Ddigidol Sector Cyhoeddus y DU am Wasanaethau a Rennir ddwy flynedd yn ôl), a daeth y llwyddiant hwn law yn llaw â’r dirywiad yn refeniw hysbysebion papurau newydd. Dim ond mater o amser oedd hi cyn i rywun gyflwyno’r syniad o wneud yr un fath gyda hysbysiadau cyhoeddus.

Gan ei fod eisoes wedi sefydlu myjobscotland fel enghraifft o borth ar-lein sy’n lleihau gwariant awdurdodau lleol ac yn cynyddu effeithlonrwydd trwy leihau costau cysylltiedig a gweinyddol, y sector llywodraeth leol yn yr Alban yw arweinydd y DU yn y maes hwn. Sawl blwyddyn yn ôl, cafodd yr Improvement Service (IS), cwango sy’n gweithio i gefnogi gwaith y Confederation of Scottish Local Authorities (COSLA), y dasg o drefnu tendr ar gyfer porth i hysbysiadau cyhoeddus. Tua’r un pryd, cafwyd ymgais yn senedd yr Alban i newid y gyfraith sy’n ei gwneud hi’n ofynnol i hysbysiadau cyhoeddus gael eu rhoi mewn papurau newydd. Trafodwyd hyn ym mis Ionawr 2010 a phleidleisiodd y senedd yn erbyn y cynnig. Roedd y diwydiant papurau newydd wedi lobïo’n eang (ac yn llwyddiannus) i geisio dylanwadu ar y canlyniad. Nid yw’n syndod i lawer o’r lobïo hwn ddefnyddio data a ddewiswyd yn benodol i gefnogi’r achos. Yn ogystal, dywedwyd wrth gynrychiolwyr etholedig bod y papurau newydd a) yn cyflogi llawer o bobl leol, b) yn bwysig i ddemocratiaeth leol, ac c) na fyddai’r wybodaeth yn cyrraedd y bobl hynny nad ydynt yn gallu defnyddio’r rhyngrwyd. Wrth gwrs, os yw hyn yn wir, pam mae’r cyhoeddwyr yn buddsoddi’n enfawr yn eu harlwy ar-lein eu hunain?

Er gwaethaf hyn, cyflwynwyd y porth hysbysiadau cyhoeddus newydd, www.tellmescotland.gov.uk, ac aeth yr IS ati i gyflwyno rhaglen hyfforddi fawr i annog Cynghorau’r Alban i ddefnyddio’r porth. O ganlyniad, cyflogodd yr IS thePotentMix i ddarparu hyfforddiant i holl Gynghorau’r Alban i’w cynghori ynglŷn â sut i leihau cynnwys eu hysbysiadau statudol ac anstatudol. O ganlyniad, mae cannoedd ar filoedd o bunnoedd o arian trethdalwyr yn cael eu harbed bob blwyddyn (er y gellid arbed mwy fyth – fel y byddaf yn esbonio mewn blog yn y dyfodol): ffigur sy’n talu am gost y porth a mwy, gan wrthbrofi rhai o’r adroddiadau a’r dadleuon yn senedd yr Alban a oedd yn awgrymu y byddai cost unrhyw ateb digidol yn golygu na fyddai unrhyw arian yn cael ei arbed o gwbl.

Alastair Blair
thepotentMix

 Fy safbwyntiau i yw’r rhain. Os hoffech chi ddysgu sut i arbed arian ar eich hysbysebion hysbysiadau cyhoeddus, ewch i: http://www.thepotentmix.co.uk/services/public-notice-advertising


 

The Future of Public Notice Advertising in Wales: Part III

This is the third and final blog from Alastair Blair from the Potent Mix discussing the future of Public Notices in Wales.  The first two can be read here:

Part 1

Part 2potent mix logoAlastair Blair

With the rise of the internet and the consequent decline of newspaper circulations (of which more in a later blog), newspaper publishers had to consider how to respond.  Nothing much changed at first.  Recruitment, the cash cow that underpinned many local papers, slowly and then rapidly declined, its demise (suicide or murder?) not being helped by the publishers being too slow to develop their own online offer to complement the traditional print channel.  The rise of the job-boards, with Monster in the vanguard initially, led to the public sector eventually realising that it might be a good idea to develop their own portals, thus cutting out its massive expenditure on newspaper recruitment advertising.  It’s worth noting that, apart from Monster, and now Indeed, the vast majority of job-boards are published by a ‘main-stream’ publisher with a large print portfolio.

It is generally acknowledged, by itself as much as anything, that the public sector is slow to change.  This partially caused the slowness of response from the publishers to the rise of the internet: they were still getting substantial amounts of print advertising and revenue from the public sector.  However, across the UK it’s now the case that most Councils, and also large parts of the education and health sectors, make much use of their own job-boards.  Some of these are very successful, such as NHSjobs and myjobscotland (the latter won the UK Public Sector Digital award for Shared Services two years ago) and with their success came a concomitant decline in newspaper rec-ad revenues.  It was only a matter of time before someone came up with the idea of doing the same thing with public notices.

The local government sector in Scotland, having already established myjobscotland as a text-book example of an online portal which reduces local authority spend whilst improving efficiency by reducing associated costs and administration, is the UK leader in this respect.  Several years ago, the Improvement Service (IS), a quango that works to support the work of the Confederation of Scottish Local Authorities (COSLA), was given the task of organising a tender for a portal for public notices. At much the same time, an attempt was made in the Scottish parliament to change the law requiring public notices to be placed in newspapers.  This was debated in January 2010 and the parliament voted against the proposal.  A huge amount of lobbying had taken place by the newspaper industry to try (successfully) to affect this result.  A lot of this lobbying, unsurprisingly, made use of data which were chosen specifically to support their case.  In addition, again unsurprisingly, elected representatives were told that the papers a) employed lots of local people, b) were important for local democracy, and c) that lots of people who can’t use the internet would be deprived of essential information. This, of course, begs the question of why the publishers were, by now, investing heavily in their own online offering.

Despite this, the new public notice portal, www.tellmescotland.gov.uk, went ahead, and the IS embarked on a major training programme to get the Scottish Councils to make use of the portal.  Subsequently, the IS employed thePotentMix to deliver training to all Scotland’s Councils to advise them on how to reduce the content of their statutory and non-statutory notices.  As a result, hundreds of thousands of tax-payer pounds are being saved each year (although more still could be saved – as I’ll explain in a future blog): a figure which more than covers the cost of the portal, thus refuting some of the reporting of the debate at the Scottish parliament which implied that the cost of any digital solution would mean that there would be no saving.

Alastair Blair
thepotentMix

 The views here are my own.  If you want to learn how you can save money on your public notice advertising, please visit: http://www.thepotentmix.co.uk/services/public-notice-advertising


 

The Future of Public Notice Advertising in Wales: Part II

Continuing in the second of a series of blogs which explores the future of public notices in Wales. The first blog discussed ‘does anyone read public notice adverts in newspapers?’

In this blog, Alastair Blair, from the Potent Mix, discussed the impact of public notices.

potent mix logo

Alastair Blair

In the last blog I posed the general question, ‘does anyone read public notice adverts in newspapers?’.  As newspaper circulations and their associated readerships decline, it follows that fewer people are able to see statutory public notices published within their local weekly.  But, were they reading them anyway?  What does the available hard evidence suggest?  As noted before, most of the work on this has been done in Scotland, but it has huge implications for Wales and the rest of the UK as it’s very unlikely that the conclusions apply only north of border.

I was employed by the Improvement Service (IS) to assist with the development of the new business case for COSLA to put to Holyrood to change the law in Scotland.  I wrote the first draft of this paper which was based on extensive research carried out by the IS and thePotentMix.

Information relating to the number of people who actually read public notice advertisements within the local press is sparse. Research on the effectiveness of general local media advertising was undertaken by the Newspaper Society in 2011 (Living Local) but this grouped public notice advertisements alongside general advertising and did not look at whether public notices specifically are widely read. A study was carried out in 2007 in Camden by the Cabinet Office (‘Informing the public in a multi media age’) suggested that only 1.4% of the population sourced/read notices in the local press.   In addition, a number of small scale surveys have also been carried out by various local publishers, however, their statistical validity and applicability to the wider population are questionable given the relatively small sample sizes used and the fact that samples were usually taken from within newspapers’ existing readership panels and thus unlikely to be representative of the general public (in other words, the sample was of people who were already engaging with the paper).

As part of the Scottish research, we asked a sample of Councils, consisting of two cities (Glasgow, Dundee) and a more rural area (East Ayrshire) to monitor the response to their public notice advertising. The evidence is compelling: in Glasgow, for a month the Planning Department asked everyone who came to their office regarding a planning application what had caused them to do so.  Only 6% of those came in as a result of an advert.   In contrast, 48% came as a result of ‘Neighbourhood Notification’; that is the notices that are posted (by statutory requirement) to neighbours who might be affected by a planning application/development.

Similarly, Dundee City monitored calls to its Call Centre for over 8 weeks: not one was about a public notice advert. East Ayrshire, monitoring Roads notices, only had one response about an advert in a month.  We also had anecdotal evidence from a number of other Councils which supported these more precise studies.

In Wales, there is no such research that I am aware of, but I do know that, anecdotally, Wrexham County Borough Council’s Planning Department cannot recall the last time (in years) anyone responded to one of their advertisements.

Part of the problem may be that these adverts are not easy to read.   Whilst there is much anecdotal evidence which would suggest that the current style, type, point size and in particular language which is used in public notice advertisements are neither ‘user friendly’ nor accessible to those without a planning or legal background, there is at present no empirical evidence to support these claims.  However, it is my experience from training Councils across the UK in public notice advertising content that even their own staff struggle with the legalese used, in which case, what chance has the average member of the public got?

So, if it’s the case that the public possibly struggles to understand these adverts and, moreover, gets this information more from hyper-local posters and notifications than the ads, why should we continue to place these adverts in newspapers?

Alastair Blair
thepotentMix

 

The views here are my own.  If you want to learn how you can save money on your public notice advertising, please visit: http://www.thepotentmix.co.uk/services/public-notice-advertising