Monthly Archives: October 2013

Craffu yng Nghynulliad Cenedlaethol Cymru

Craffu

Hoffwn rannu mwy o fanylion gyda chi am un o’r gweithdai i barhau’r gyfres o blogiau gwadd i gefnogi’r Gynhadledd Goleuni ar Graffu 28 Tachwedd yn Stadiwm SWALEC. Mae’n ymwneud â sut mae Cynulliad Cenedlaethol Cymru yn annog mwy o gyfranogiad ym mhwyllgor craffu. Rydym yn teimlo gallai’r dulliau hyn gael eu haddasu i weddu i ymagweddau Llywodraeth Leol a gwasanaethau cyhoeddus eraill yng Nghymru. Peidiwch â becso os dydych chi heb ddewis y gweithdy yma, fe wnawn ni ychwanegu cyflwyniad a throsolwg y gweithdy drwy fideo ar-lein ar ôl y gynhadledd. Darllenwch hwn i weld beth ydych chi’n meddwl.

Ar ddydd Iau 28 Tachwedd, bydd Cynulliad Cenedlaethol Cymru yn cymryd rhan yng Nghynhadledd Graffu Cymru gyfan a gaiff ei threfnu gan Swyddfa Archwilio Cymru yn Stadiwm Swalec, Caerdydd. Cynhelir dau weithdy i drafod y mater o ‘gymryd rhan mewn gwaith craffu’ a gaiff ei arwain gan Kevin Davies, sy’n aelod o adran Gyfathrebu’r Cynulliad, gyda’r nod o annog rhagor o bobl i gymryd rhan mewn gwaith craffu pwyllgorau, a Virginia Hawkins, sydd wedi gweithio yn y Cynulliad ers 10 mlynedd, ac sydd wedi bod yn rhan o bob agwedd ar waith craffu yn ystod y cyfnod hwnnw, gan gynnwys cyfnod fel Clerc pwyllgor, cyfnod yn y Gwasanaeth Ymchwil a chyfnod gyda’r Adran Gyfathrebu.

Cynulliad Cenedlaethol Cymru / National Assembly for Wales

Dros y ddwy flynedd diwethaf, mae’r Cynulliad Cenedlaethol wedi newid y ffordd y mae’n cyfathrebu, er mwyn canolbwyntio llawer mwy ar y gwaith y mae’r Cynulliad yn ei wneud ar y pryd, a siarad â grwpiau penodol o bobl sy’n debygol o ddangos diddordeb mewn pwnc, gan weithredu fel cyfrwng i gael rhagor o bobl i gymryd rhan mewn gwaith craffu. Wrth wneud hynny, rydym yn defnyddio pecyn cymorth mewnol ar-lein, sy’n amlinellu’r ffyrdd y gallwn ymgysylltu â phobl y tu hwnt i ffyrdd traddodiadol o gyfrannu at waith craffu yn y Cynulliad, sef drwy ysgrifennu at y pwyllgor neu drwy gael gwahoddiad i roi tystiolaeth. Gwyddom ei bod yn bosibl nad yw cyfran fawr o bobl yn ymwybodol bod rhai ymchwiliadau yn digwydd hyd yn oed, ac nad yw rhai cynulleidfaoedd yn teimlo’n gyfforddus yn cyfrannu yn y dull hwnnw. Mae’r opsiynau sydd ar gael i bobl yn amrywio rhwng cynadleddau, grwpiau ffocws, cyfweliadau fideo, arolygon ar-lein ac ar bapur, ymysg pethau eraill. Rydym wedi dysgu o brofiad fod pob dull yn amrywio llawer o ran y costau a’r amser sy’n gysylltiedig â hwy, felly er bod rhai awdurdodau lleol yn credu nad yw rhai o’n dulliau ni yn addas iddynt hwy, bydd rhai o’r technegau a ddefnyddir yn ddefnyddiol iawn o ran cynhyrchu ymateb, heb ddefnyddio llawer o arian nac amser.

Yn ystod y sesiwn, hoffem rannu cymaint o’n profiadau â phosibl, ond hoffem wneud hynny o fewn cyd-destun y cyfyngiadau sydd ar ein cyfranogwyr.

Bydd y sesiwn yn dechrau gyda chyflwyniad i’r ffordd y mae Cynulliad Cenedlaethol Cymru yn craffu ar waith Llywodraeth Cymru (oes, mae gwahaniaeth!), gan dynnu sylw at yr agweddau ymarferol a phethau i’w hystyried wrth geisio annog pobl i gymryd rhan mewn gwaith craffu, a’r mathau o rwystrau mewnol ac allanol y mae pobl yn eu hwynebu. Yna, bydd y cyfranogwyr yn cael eu rhannu’n grwpiau gweithdy lle y bydd cyfle i drafod enghreifftiau o’r hyn y maent yn ei wneud ar hyn o bryd i annog pobl i gymryd rhan mewn gwaith craffu, y rhwystrau sydd ganddynt, neu allai fod, yn eu hwynebu a pha gyfleoedd sydd ar gael. Gofynnir i bob grŵp gyflwyno un enghraifft dda o bob un cyn dod i ben gyda sesiwn cwestiwn ac ateb gyda Virginia, Kevin neu’r Aelodau a fydd yn bresennol.

Gobeithio y bydd y cyfranogwyr yn gadael y sesiwn wedi rhannu arferion gorau gyda chyfoedion, wedi dysgu ffyrdd newydd o annog pobl i gymryd rhan mewn gwaith craffu ac wedi cael lleddfu rhai o’r pryderon sy’n ymwneud â hynny, gyda’r wybodaeth am enghreifftiau ymarferol y gallant eu defnyddio fel craffwyr ar lefel leol.

Ymestyn Allan, Tynnu i Mewn

Yn parhau y gyfres o blogau o flaen y Gynhadledd Craffu ar 28 Tachwedd, mae Cyng. Andrew Jenkins o Bwrdeistref Sirol Castell-Nedd Port Talbot yn rhannu ei sylwadau ar y bwysigrwydd o  ymgysylltu â’r cyhoedd i helpu ei rol fel gynghorydd

Cllr andrew jenkins

Partneriaeth rhwng yr etholedig a’r etholwyr – dyna yw cynrychiolaeth ddemocrataidd.

Dydw i ddim yn meddwl bod unrhyw un sy’n rhan o lywodraeth leol neu’r sector cyhoeddus ehangach yng Nghymru o dan unrhyw argraff na fydd y sefyllfa yn unrhyw beth ond anodd dros y blynyddoedd sydd i ddod. Gyda chyllidebau’n crebachu, mwy o alw am rai gwasanaethau ac economi sy’n adfer ond ar raddfa araf iawn, fe fydd hi’n flynyddoedd lawer cyn y bydd llawer o’n cymunedau yn elwa’n llawn, ac yn y cyfamser bydd yna ddigon o drafod anodd a phenderfyniadau amhosib i’w gwneud.

Yn y cyd-destun anodd hwn, mae pobl hefyd yn ddrwgdybus iawn o wleidyddion a llawer o’n cyrff cyhoeddus, yn rhannol oherwydd eu methiannau mynych dros y degawd diwethaf i gyfathrebu ac ymgysylltu â phobl ledled Cymru. Mae tuedd i ddulliau traddodiadol cynghorwyr o ymgysylltu – cylchlythyron, cymorthfeydd, cyfarfodydd cyhoeddus ac ati – golli adrannau mawr o’r boblogaeth neu dydyn nhw ddim yn hwyluso ac annog cyfathrebu dwy ffordd.

Mae hyn wedi ategu’r cysyniad sydd gan bobl fod llywodraethau lleol ar wahân i’r cymunedau y maen nhw’n eu llywodraethu, ac nad oes gan y cymunedau hynny fawr o ddylanwad ar y penderfyniadau sy’n effeithio arnynt.

Mae’r twf aruthrol yn nefnydd pobl o’r we ar draws y wlad wedi newid y ffordd mae’r cyhoedd yn ymgysylltu â gwleidyddiaeth, ac felly mae angen i wleidyddion ar bob lefel addasu’r ffordd maen nhw’n ymgysylltu â’r cyhoedd. Ym 1993 dim ond 0.5% o boblogaeth y DU oedd ar-lein, gyda’r niferoedd yn 2013 yn nes at 86%. Mae dros 70% o’r boblogaeth yn defnyddio’r rhyngrwyd yn ddyddiol, a bydd y ffigurau hyn yn parhau i godi yn ystod y blynyddoedd sydd i ddod.

Mae’n rhaid i nifer o fusnesau a sefydliadau addasu i adlewyrchu’r byd sydd ohoni, gan adeiladu’r hyn rwy’n ei alw’n ‘wydnwch digidol’, sef y gallu i addasu a manteisio ar y cynnydd hwn ym  maes ar-lein. Mae’n rhaid i’r rhai sydd wedi’u hethol wneud yr un peth. Os yw mwyafrif poblogaeth Cymru yn prynu nwyddau a gwasanaethau ar-lein ac yn siarad â phobl ym mhedwar ban byd yn y dull hwn, onid yw’n  anghredadwy braidd na all llawer siarad â’u cynrychiolydd etholiadol a dod o hyd i wybodaeth am eu hynt a’u helynt ar-lein?

Fel rhan o’m strategaeth ymgysylltu â’r cyhoedd ar-lein (mae hynny’n swnio’n llawer mwy trefnus nag yw e mewn gwirionedd!) mae gen i wefan sy’n cysylltu â’m cyfrifon facebook a twitter fel y galla’i ddiweddaru’r tri phlatfform, a hynny gydag un clic. Mae hefyd yn rhoi tri phlatfform gwahanol i bobl allu cysylltu â fi, darllen fy marn a chael gwybodaeth am yr hyn dwi’n ei wneud i’w gwasanaethu. Mae’n cymryd amser i ddatblygu hyn, ac rwy’n dal i drio gweithio allan beth sy’n gweithio a beth sydd ddim yn gweithio, a sut i dargedu’r hyn dwi am ei ddweud er mwyn ymgysylltu’n well â thrigolion fy ward.

Mae’r ymgysylltu ar-lein hwn yn ategu gweithgareddau traddodiadol, all-lein yn hytrach na chymryd eu lle, ac ni ddylai’r un cynghorydd feddwl y bydd creu presenoldeb ar-lein effeithiol yn cymryd lle ymgysylltu wyneb yn wyneb, hen ffasiwn. Dyw hynny ddim yn wir nawr, ac ni fydd yn wir yn y dyfodol.

Gyda chyllidebau’n crebachu a bod angen i bob cynghorydd wneud penderfyniadau anodd am ddarpariaeth gwasanaethau, swyddi a lles cymunedol yng nghyd-destun ehangach diffyg ffydd cynyddol y cyhoedd mewn gwleidyddion, mae’n amlwg bod angen i ni edrych ar ffyrdd newydd o ymgysylltu’n well ac o hwyluso craffu gan y cyhoedd. Mae hyn yn fwy na meithrin ymddiriedaeth o’r newydd rhwng y cyhoedd a’r gwleidydd – mae hwyluso cyfathrebu rhwng y naill a’r llall yn grymuso’r naill a’r llall hefyd. Mae’n rhoi gwybodaeth i’r cyhoedd am yr hyn sy’n cael ei wneud ar eu rhan ac yn eu galluogi i ddylanwadu ar y rhai sy’n gwneud y penderfyniadau hynny. O safbwynt gwleidyddion, mae’n rhoi’r wybodaeth sydd ei hangen arnynt er mwyn gofyn cwestiynau gwell a gwneud gwell penderfyniadau.

Partneriaeth rhwng yr etholedig a’r etholwyr – dyna yw cynrychiolaeth, a gall y cyfryngau cymdeithasu roi hwb i’r bartneriaeth hon.

Twitter: @CllrJenkins

Facebook Cllr Andrew Jenkins

Cllr. Andrew Jenkins (cllr.a.jenkins@neath-porttalbot.gov.uk)

The Rule of 1%. Why it matters to your online community.

Effective use of Information Technology

Llun o Victor Meldrew o wefan y BBC / Picture of Victor Meldrew from the BBC website

Llun o Victor Meldrew o wefan y BBC / Picture of Victor Meldrew from the BBC website

I have to be careful here and try to avoid sounding like a curmudgeon.

A few words of caution for anyone about to launch an online community;

Beware!

  • Most people will not participate (even if they say they will),
  • Many of those that participate initially, will stop after a few months (weeks probably),
  • You will be left with a core of ‘die hard’ enthusiasts (talking to each other), and
  • An (increasingly disillusioned) ‘community facilitator’ working at
    full stretch to keep the community alive.

Sorry if that sounds very negative, but it is a fair reflection of the reality in some of the online communities I’ve experienced It’s also part of the 1% rule of Internet culture.

The 1% rule or the 90–9–1 principle is a hypothesis that more people will lurk in a virtual community than will participate. It’s been around since the mid 2000’s and has been likened to the 80/20 rule (Pareto principle), where 20% of a group will deliver 80% of the activity.

For online communities the 1% rule states:

  • 1% of people will actually create content;
  • 9% of people edit, modify or comment on that content; and
  • 90% of people will view the content without contributing.

Based upon my experience this feels about right and seems to be a very plausible hypothesis. It could also apply to some of the offline physical communities I’ve also experienced.

I appreciate that this sounds awful. Why would anyone bother with an online community with participation rates like that?

Well, there are many positives that can come from an online community, and some have much higher participation rates than 1% (it is after all an average figure from across the internet).

The good news is that you can boost your participation rates, and there are lots of helpful resources (many of them online) which will help you achieve this.

One of the key activities I would suggest is to ask why? Why do we need this online community?

To answer this question it is worth thinking about why people would participate in an online community, and designing the community to meet these needs. Lots of the online advice suggests six main reasons for participation. If you can provide an answer that is specific to your potential community members, you are probably heading in the right direction. Just ask, “will our online community satisfy members need for?”

  1. Anticipated reciprocity (you will get something in return),
  2. Reputation (it will make you look good),
  3. A sense of achievement,
  4. Altruism (doing good for others),
  5. A sense of belonging (the community provides this), and
  6. Emotional connection.

One of the key messages in much of the advice about online communities is that participation rates will decline after an initial peak. The secret to keeping the community alive is about making sure that activity bounces back to a sustainable level that makes it worth the investment, again, lots of advice about this online.

Finally, I did hear of an example a successful online community that had 1,700 members, discussing the finer details performance management. This community was held up as an example of success and ‘how things could be’. When I asked the Community Manager what was the secret of success they said, “the hard core of about 20 people who are always online, posting questions and commenting on what others have to say”.

I wasn’t aware of the rule of 1% at the time, but 20 active people in a community of 1700 feels quite close to the rule of 1% to me (1.2% actually).

3 things I’ve learnt:

  • Online communities are not ‘resource free’. In most cases somebody needs to facilitate the community and help to keep things ‘ticking over’.
  • Most people in online communities do not actively participate. The rule of 1% probably applies, even to your online community.
  • There will be an initial burst of activity when the community is formed. This will drop off over time. Unless something is done to invigorate the community, there is a danger it could become dormant.

This post is based upon two posts that were written on my personal blog in May and June 2012. http://whatsthepont.com/  Links below:

http://whatsthepont.com/2012/05/17/the-rule-of-1-is-dead-well-not-quite-round-these-parts/

http://whatsthepont.com/2012/06/26/getting-beyond-the-1-rule-intrinsic-motivation-and-online-communities/

Chris

Rheol 1%. Pam mae’n bwysig i’ch cymuned ar-lein.

Defnydd effeithiol o Dechnoleg Gwybodaeth

Llun o Victor Meldrew o wefan y BBC / Picture of Victor Meldrew from the BBC website

Llun o Victor Meldrew o wefan y BBC / Picture of Victor Meldrew from the BBC website

Mae’n rhaid i mi fod yn ofalus yma a cheisio osgoi swnio’n ddiflas.

Dyma ychydig o eiriau o rybudd i unrhyw un sydd ar fin lansio cymuned ar-lein;

Byddwch yn ofalus!

  • Ni fydd y rhan fwyaf o bobl yn cymryd rhan (hyd yn oed os ydynt yn dweud mai nhw’n mynd i),
  • Bydd llawer o bobl sy’n cymryd rhan i ddechrau yn stopio ar ôl ychydig o fisoedd (wythnosau yn ôl pob tebyg ),
  • Craidd o bobl â diddordeb bydd ar ôl, sef y ‘die hards’ (yn siarad â’i gilydd), a
  • Bydd yr ‘hwylusydd cymunedol’ (sydd wedi’i dadrithio’n fwyfwy)                                          yn gweithio i’r eithaf i gadw’r gymuned yn fyw.

Sori os yw hynny’n swnio’n negyddol iawn, ond mae’n adlewyrchiad teg o’r realiti mewn rhai o’r cymunedau ar-lein rydw i wedi bod yn rhan o. Mae fe hefyd yn rhan o’r rheol 1% o ddiwylliant y rhyngrwyd.

Mae’r rheol 1%, neu’r egwyddor 90-9-1, yn ddamcaniaeth ble mae mwy o bobl yn debygol o wylio beth sy’n digwydd mewn cymuned rithiol yn hytrach na chyfranogi‘n uniongyrchol. Mae’r damcaniaeth wedi bod o gwmpas ers canol y blynyddoedd 2000, ac mae fe wedi cael ei gymharu i’r rheol 80/20 (Egwyddor Pareto), lle bydd 20% o grŵp yn cyflawni 80% o’r gweithgaredd.

Ar gyfer cymunedau ar-lein mae’r 1% rheol yn datgan:

  • Mai 1% sy’n creu cynnwys mewn gwirionedd;
  • 9 % o bobl sydd yn golygu, addasu neu roi sylwadau ar y cynnwys; a
  • Bydd 90 % o bobl yn gweld y cynnwys heb gyfrannu.

Mae hyn yn teimlo’n iawn wrth i fi feddwl dros fy mhrofiadau i, ac mae’n ymddangos i fod yn ddamcaniaeth gredadwy iawn. Gallai hefyd fod yn berthnasol i rai o’r cymunedau corfforol all-lein rydw i wedi bod yn rhan o hefyd.

Rwy’n sylweddoli bod hyn yn swnio’n ofnadwy. Pam byddai unrhyw un yn trafferthu â chymuned ar-lein gyda chyfraddau cyfranogi fel ‘na ?

Wel, mae yna lawer o bethau cadarnhaol a all ddod o gymuned ar-lein, ac mae gan rai ohonynt gyfraddau cyfranogiad llawer uwch na 1% (wedi’r cyfan dyma’r ffigwr cyfartalog ar draws y rhyngrwyd).

Y newyddion da yw gallech chi roi hwb i’ch cyfraddau cyfranogiad, ac mae llawer o adnoddau defnyddiol ( gyda llawer ohonynt ar-lein) gallai helpu chi i gyflawni hyn .

Un o’r gweithgareddau allweddol a byddwn yn awgrymu yw gofyn ‘pam’? Pam mae angen y gymuned ar-lein?

I ateb y cwestiwn yma, mae’n werth meddwl amdano pam byddai pobl yn cymryd rhan mewn cymuned ar-lein, a dylunio’r gymuned i ddiwallu’r anghenion yma. Mae llawer o’r cyngor ar-lein yn awgrymu chwe phrif reswm dros gymryd rhan. Os gallwch roi ateb sy’n benodol ar gyfer aelodau potensial eich cymuned, mae’n debyg eich bod chi’n mynd i’r cyfeiriad cywir. Dim ond gofyn, “bydd ein cymuned ar-lein yn cwrdd ag anghenion ein haelodau ni i gael?”

  1. Y dwyochredd a ragwelir (byddwch yn cael rhywbeth yn ôl) ,
  2. Enw da (bydd e’n gwneud i chi edrych yn dda),
  3. Teimlad o gyflawniad,
  4. Anhunanoldeb (gwneud da er budd eraill),
  5. Teimlad o berthyn i rywbeth (mae’r gymuned yn rhoi hyn), a
  6. Cysylltiad emosiynol.

Un o’r negeseuon allweddol mewn llawer o’r cyngor am gymunedau ar-lein yw bydd cyfraddau cyfranogiad yn dirywio ar ôl brig cychwynnol. Mae’r gyfrinach i gadw’r gymuned yn fyw yn ymwneud â sicrhau bod gweithgaredd yn bownsio ‘nôl i lefel gynaliadwy sy’n gwneud e’n werth y buddsoddiad, ac unwaith eto , mae yna lawer o gyngor ar-lein ar hyn.

Yn olaf, fe wnes i glywed am enghraifft o gymuned ar-lein lwyddiannus ar y mân fanylion o reoli perfformiad gyda 1,700 o aelodau. Cafodd y gymuned yma ei ddal i fyny fel enghraifft o lwyddiant a ‘sut gallai pethau fod’ . Pan ofynnais i’r Rheolwr Cymunedol beth oedd cyfrinach y llwyddiant, dywedodd “y craidd caled o tua 20 o bobl sydd ar-lein trwy’r amser, yn gofyn cwestiynau a rhoi sylwadau ar yr hyn sydd gan eraill i’w ddweud” .

Doeddwn i ddim yn ymwybodol o’r rheol 1% ar y pryd, ond mae 20 o bobl yn weithgar mewn cymuned o 1,700 yn teimlo’n eithaf agos i’r rheol 1% i mi (1.2% mewn gwirionedd).

3 peth rydw i wedi dysgu:

  • Dyw cymunedau ar-lein ddim yn ‘adnodd rhad ac am ddim’. Rhaid cael rhywun i hwyluso’r gymuned ac i helpu cadw pethau’n ‘ ticio drosodd’ yn y rhan fwyaf o achosion.
  • Nid yw’r rhan fwyaf o bobl mewn cymunedau ar-lein yn mynd ati i gymryd rhan. Ym mhob tebygolrwydd mae’r rheol 1% yn berthnasol , hyd yn oed i’ch cymuned ar-lein .
  • Bydd gweithgarwch cychwynnol pan fydd y gymuned yn cael ei ffurfio. Bydd hyn yn lleihau dros gyfnod o amser. Os does dim byd yn cael ei wneud i fywiogi’r gymuned, mae yna berygl gallai fynd yn segur.

Mae’r blogbost yma yn seiliedig ar ddwy wnes i ysgrifennu ar fy mlog personol ym mis Mai a Mehefin 2012. http://whatsthepont.com/ Dolenni isod:

http://whatsthepont.com/2012/05/17/the-rule-of-1-is-dead-well-not-quite-round-these-parts/

http://whatsthepont.com/2012/06/26/getting-beyond-the-1-rule-intrinsic-motivation-and-online-communities/

Chris

Pupils and supply teachers can help improve covered lessons – if they are asked

22. Covering Teachers' AbsenceA guest blog from our colleagues.

The release of the recent reports by both Estyn and ourselves (The Wales Audit Office) into arrangements for covering teachers’ absence in Wales not only got a lot of interest but also sparked off some flashbacks to our own school days.

The Daily Post summed this up best in their Editorial (Absent Teachers cost more than cash, 17 Sept) which painted a picture of the ‘bonus’ free lesson where the inexperienced stand-in teacher was drafted in to ‘baby sit’ the class. Many of us might remember lessons where they did little more than ‘get on quietly’ because the stand-in was ill-prepared to pick up where the regular teacher had left off.

Both reports offer advice on tackling this issue, which is seen to be hampering pupil’s progress in Wales, and there are some great examples from the reports of how some schools are meeting the problem head-on – the best examples of which go beyond simply changing monitoring arrangements and look inward for solutions.

The first example to really jump out involves going straight to the source and gathering pupil’s views. This looks to be a good step towards really measuring the impact of absence on the pupils themselves. Surveying ‘service users’ is something common place in other sectors but perhaps not as well used in developing education policy and arrangements. As take up of the recent Sport Wales survey into children’s participation in sport (09 October) showed not only is there an appetite among pupils to share their views (110,000 pupil responses throughout Wales) but they can also produce some great insight.

Further to this there is also it seems a need to bring supply staff into this conversation and involve them in helping to improve the level and quality of the lessons that are covered.

There are a number of recommendations throughout the two reports that focus on training and performance management for cover staff. For instance, these include involving supply staff in performance management arrangements, making sure they receive essential information on health and safety and safeguarding and importantly providing on-going professional development opportunities for them.

While there will obviously be some common issues between all schools in Wales, there is a great deal of merit in canvassing opinion and suggestions on a school by school basis. By involving both pupil’s and supply teachers in the planning of these services there is a move towards a more robust approach to making covered lessons better. The ultimate aim is to create better-prepared systems that are able to maintain the quality of lessons and minimise the impact teacher absence has on attainment and what better place to start than involving those it affects most – A lesson that applies to any public service that utilises temporary staff.

Gall disgyblion ac athrawon cyflenwi helpu gwella gwersi a gyflenwir – os gofynnir iddynt

22. Covering Teachers' AbsenceBlog gwadd gan ein cyd-weithwyr.

Cafodd cyhoeddiad adroddiadau diweddar gan Estyn a ninnau (Swyddfa Archwilio Cymru) mewn i drefniadau cyflenwi ar gyfer absenoldeb athrawon yng Nghymru llawer o ddiddordeb a hefyd achosodd i ni feddwl yn ôl i’n dyddiau ysgol ni.

Dwedodd y Daily Post hwn orau yn ei erthygl olygyddol (Athrawon Absennol yn costio mwy nag arian, 17 Medi), a greodd llun o’r wers rydd ‘bonws’ lle mae’r athro gyflenwi dibrofiad yn cael ei dynnu / ei thynnu i mewn i ‘warchod’ y dosbarth. Efallai fod llawer ohonom ni yn cofio’r gwersi lle ni wnaethom lawer mwy na ‘parhau yn dawel’ oherwydd roedd yr athrawon gyflenwi ddim wedi eu paratoi i ddilyn ymlaen o ble orffennodd yr athro neu athrawes.

Mae’r ddau adroddiad yn cynnig cyngor ar sut i ddelio â’r mater, sydd yn ymddangos i fod yn effeithio cynnydd disgyblion yng Nghymru ac mae rhai syniadau ardderchog o’r adroddiadau o sut mae rhai ysgolion yn cwrdd â’r broblem – mae’r esiamplau gorau yn mynd yn bellach ni dim ond monitro trefniadau ac yn edrych yn fewnol am ddatrysiadau.

Mae’r esiampl gyntaf i neidio allan yn cynnwys mynd yn syth i wraidd y broblem a chasglu barnau disgyblion. Mae hwn yn edrych fel cam da cyntaf tuag at fesur effaith yr absenoldeb ar y disgyblion eu hunain. Mae arolygu ‘defnyddwyr gwasanaeth’ yn rhywbeth arferol mewn sectorau eraill ond efallai ddim yn cael ei ddefnyddio cymaint wrth ddatblygu polisïau a threfniadau addysg. Fel dangosodd y nifer a gymerodd rhan yn arolwg diweddar Chwaraeon Cymru mewn i gyfranogaeth plant mewn chwaraeon (09 Hydref), nid yn unig oes yna flas gyda disgyblion i rannu eu barnau (110,000 atebion gan ddisgyblion trwy gydol Cymru) ond maen nhw’n gallu cynnig mewnwelediad ardderchog.

Yn ogystal, mae’n ymddangos fel bod angen dod â staff cyflenwi mewn i’r drafodaeth a gofyn iddynt gymryd rhan yn gwella lefel ac ansawdd y gwersi a gyflenwir.

Mae nifer o awgrymiadau trwy gydol y ddau adroddiad sy’n ffocysu ar hyfforddiant a rheoli perfformiad i staff cyflenwi. Er enghraifft, mae’r rhain yn cynnwys annog staff cyflenwi  i gymryd rhan mewn trefniadau rheoli perfformiad, sicrhau eu bod yn derbyn gwybodaeth angenrheidiol ar iechyd a diogelwch a diogelu ac, yn bwysig, darparu cyfleodd datblygu proffesiynol rheolaidd.

Er bydd rhai materion yn gyffredin rhwng yr holl ysgolion yng Nghymru, mae llawer o fudd mewn cynfasu barnau ac awgrymiadau pob un ysgol. Trwy annog disgyblion ac athrawon cyflenwi i gymryd rhan yn cynllunio’r gwasanaethau yma, mae yna symudiad tuag at ddull mwy cryf o wneud gwersi a gyflenwir yn well. Y bwriad yw creu systemau sydd wedi paratoi’n well i sicrhau ansawdd y gwersi a lleihau effaith absenoldeb athrawon ar gyrhaeddiad disgyblion a lle gwell i ddechrau na gyda rheini sy’n cael eu heffeithio fwyaf – gwers sy’n berthnasol i unrhyw wasanaeth cyhoeddus sy’n defnyddio staff dros dro.

Arloesi, rheoleiddio ac ymgysylltu: tair rôl newydd i graffu?

Craffu

Dave McKenna

Blog gan Dave McKenna, Rheolwr Craffu, Dinas a Sir Abertawe.

Wedi tyfu ac yn ceisio darganfod ei ffordd; mae’n teimlo fel bod craffu llywodraeth leol wrth y groesffordd. Roedd y byd cafodd craffu ei eni iddi yn wahanol iawn ac mae angen i graffu addasu i’r amgylchiadau heriol sydd o’i gwmpas heddiw. Ond sut ddylai newid? Dwi eisiau cyfeirio at dair rôl newydd fel ffyrdd posib o fynd; rheini yw’r rolau arloesedd, rheoleiddio ac ymgysylltu.

Tyfu i fynnu mewn Byd sy’n Newid

Yn ystod y cyfnod yn arwain i fynnu at beth sy’n addo i fod yn gynhadledd craffu cyntaf mawr hynod o arwyddocaol yng Nghymru, mae’n amser da i feddwl am sut allai craffu edrych yn y dyfodol. Dwi’n hoffi’r thema ‘i gyd wedi tyfu i fynnu’, wedi’r cyfan, mae craffu llywodraeth gyhoeddus, a gafodd ei eni o’r Ddeddf Llywodraeth Leol 2000 nawr yn ei arddegau. Ond gawn ni beidio anghofio bod pobl yn eu harddegau ddim wedi tyfu i fynnu yn hollol eto; efallai yn fwy annibynnol a chyfrifol mewn rhai ffyrdd, ond heb ymddiriedolaeth hollol yn eraill.

Mae craffu wedi dod yn bell iawn mewn 13 mlynedd ac mae llawer o esiamplau ardderchog o graffu yn gwneud gwahaniaeth. Ond, hyd yn oed os bod craffu wedi aeddfedu fel swyddogaeth (a dydw i ddim yn siŵr ei fod), dylai’r ffaith bod byd heddiw mor wahanol i’r un a gafodd craffu ei eni iddi achosi i ni adlewyrchu.

Mae adnoddau llai, ynghyd â galw cynyddol am wasanaethau yn creu heriau digynsail i gynghorau lleol a fydd angen ailddyfeisio eu hunain i raddau. Yr un pryd, mae ffyrdd newydd o drefnu gwasanaethau ar draws ffiniau sefydliadau traddodiadol yn creu posau newydd ar gyfer atebolrwydd a democratiaeth. Yng Nghymru rydym yn aros i glywed canlyniadau’r Comisiwn ar Lywodraethu a Darparu Gwasanaethau Cyhoeddus, sy’n disgwyl adrodd cyn diwedd 2013. Bydd hwn yn sicr o newid y byd mae craffu yn byw ynddi hyd yn oed yn fwy.

Am Beth mae Craffu?

Felly, yn y byd llywodraeth leol newidiol a heriol, am beth yn union mae craffu? Nid yn hwn yn gwestiwn newydd wrth gwrs. Nôl yn 2004, enwodd Ashworth a Snape pedwar rôl allweddol ar gyfer craffu o’r canllawiau llywodraeth ar y pryd.1 Rheini oedd:

• dal y gweithredydd yn gyfrifol;
• datblygu ac adolygu polisi;
• rheoli perfformiad a gwerth gorau; a
• craffu allanol.

Mae’r ffaith yr oedd nifer o rolau eraill hefyd yn cael eu trafod ar y pryd yn dweud rhywbeth wrthym am natur gystadleuol a dadleuol craffu sydd, yn fy marn i o leiaf, dal yn fyw. Un o ganfyddiadau allweddol Ashworth a Snape oedd, er bwriad y llywodraeth, taw’r rôl datblygu ac adolygu polisi roedd rhan fwyaf o gynghorau yn hapus i redeg gyda, a taw hwn oedd wedi dyfod, yn weithredol, prif rôl craffu. Rhywbeth maent yn disgrifio fel ‘gwers dda o orfoledd cyd-destun lleol dros ddatrysiadau strwythurol a ragnodir yn ganolog’.

Beth mae’r hanes yma yn awgrymu yw er mwyn i graffu cael rôl ystyrlon, mae rhaid iddo gwrdd ag anghenion nid yn unig llywodraethu cyffredinol, ond y cynghorau lleol sy’n ei gynorthwyo.

Tair Rôl Newydd: Arloesi, Rheoleiddio ac Ymgysylltu

Felly sut dylai craffu adlewyrchu ei bwrpas wrth adeiladu ar beth sydd wedi mynd o’i flaen a chwrdd ag anghenion llywodraeth leol yn y cyd-destun cyfredol? Dwi eisiau cyfeirio at dri pheth.

Arloesi

Dwi i wedi ysgrifennu erthygl o’r blaen ar graffu fel ffynhonnell arloesi . Gan fod arloesi yn dyfod yn fwy a fwy angenrheidiol i lywodraeth leol, mae craffu yn adnodd cyfleus ac ar gael i ddatblygu ffyrdd newydd o wneud pethau. Dwi’n gweld y rôl arloesol fel y canlynydd naturiol i’r rôl datblygu polisi, er efallai bod yr angen yn fwy.

Rheoleiddio

Mae craffu eisoes wedi cael cyfraniad pwysig i wneud i reoli perfformiad a monitro perfformiad yn enwedig.Y cam rhesymol nesaf yw i graffu perfformio llawer o’r un swyddogaethau mae rheoleiddwyr yn gwneud ar y funud; codi pryderon pan mae perfformiad yn wael, uwch-oleuo arfer da a gwneud awgrymiadau am welliant. Yn sicr, mae llawer o hwn yn digwydd yn barod, ond heb yr un faint o bwysau sydd yn dod gydag archwilydd neu rheoleiddiwr allanol. Os gall craffu lenwi’r rôl yma, bydd modd arbed reit ar draws y llywodraeth – yn Lloegr, mae ffurfiau newydd o reoleiddio gan gyfoedion yn cael eu harchwilio yn rhannol am y rheswm yma. Ond, os mae hyn i ddigwydd, bydd angen hyder llywodraeth leol a cenedlaethol ar graffu. Bydd hefyd angen gradd uwch o annibyniaeth arno na sydd ganddo ar y funud.

Ymgysylltu

Mae ymgysylltu â’r cyhoedd eisoes wedi bod yn ddyhead pwysig o’r broses craffu ac agwedd pwysig o’r arfer craffu. Beth dwi’n awgrymu fan hyn yw gallai craffu fod yn bwynt ymgysylltu ar ran yr holl gyngor. Gellir gwneud holl ymgynghori ac ymgysylltu strategol trwy’r broses craffu, yn sicrhau un pwynt cydlynol am y gweithgareddau yma a, efallai, yn fwy pwysig, un fynedfa adnabyddus i’r cyhoedd. Mae llawer o’r sgiliau yma ar gael yn barod yn y timau cynorthwyol craffu a, gan fod craffu yn swyddogaeth a arweinir gan gynghorwyr, mae pasio ymgysylltu trwy craffu yn sicrhau bod cynghorwyr reit wrth ganol ymgynghori ac ymgysylltu strategol. Dwi wedi dweud ‘ymgynghori ac ymgysylltu strategol’ yn ofalus; dwi ddim eisiau awgrymu dylai gwasanaethau’r cyngor stopio ymgynghori ac ymgysylltu â thrigolion fel rhan o’u dydd i ddydd. Un pwynt pwysig arall yw bydd gan gyfryngau digidol a chymdeithasol ran bwysig i chwarae i sicrhau bod ymgysylltu yn effeithiol ac effeithlon.

Beth dwi wedi ceisio meddwl am fan hyn yw’r ffyrdd all craffu darparu’r cyfleustod mwyaf o fewn cynghorau lleol wedi eu had-drefnu wrth sicrhau llywodraethu da. Neu, i’w roi mewn ffordd arall, sut all craffu dyfu i fynnu.

Ymwrthodiad: Rhain yw fy marnau i, nid barnau Dinas a Chyngor Abertawe.

Cyfeirnod

1Ashworth, Rachel and Snape, Stephanie(2004) ‘An Overview of Scrutiny: A Triumph of Context over Structure’, Local Government Studies, 30: 4, 538 — 556

Innovation, regulation and engagement: three new roles for scrutiny?

Scrutiny

Dave McKenna

Guest blog from Dave Mckenna, Scrutiny Manager, City and County of Swansea –

All grown up and trying to make its way; it feels like local government scrutiny is at a crossroads.  The world that scrutiny was born into was very different and scrutiny needs to adapt to the challenging circumstances it finds itself in today.  But how should it change?  I want to point to three new roles as possible ways to go; these are the innovation, regulation and engagement roles.

Growing Up in a Changing World

The build up to what promises to be a very significant first major scrutiny conference in Wales is a good moment to think about what scrutiny could look like in future.  I like the ‘all grown up’ theme, after all, local government scrutiny, born out of the Local Government Act 2000 is now a teenager.  But let’s not forget that teenagers are not quite grown up yet; perhaps more independent and responsible in some ways, but not quite fully trusted in others.

Scrutiny has come a long way in 13 years and there are many excellent examples of scrutiny making a difference.  However, even if scrutiny has fully matured as a function (and I am not sure that it has) then the fact that today’s world is so different from the one that scrutiny was born into should in any case be a cause for reflection.

Shrinking resources coupled with increasing demands for services are creating unprecedented challenges for local councils who will need to reinvent themselves to a large extent.  At the same time new ways of configuring services across traditional organisational boundaries are generating new puzzles for accountability and democracy.  In Wales we are waiting to hear the results of the Commission on Public Service Governance and Delivery due to report before the end of 2013.  No doubt this will change the world that scrutiny lives in even further.

What is Scrutiny For?

So, in this changing and challenging world of local government what exactly is scrutiny for?  This is not a new question of course.  Back in 2004 Ashworth and Snape identified four key roles for scrutiny from the government guidance of the time1.  These were:

  • holding the executive to account;
  • policy development and review;
  • best value and performance management; and
  • external scrutiny

The fact that many other roles were also being talked about at the time tells you something about the contested and debated nature of scrutiny that, in my opinion in any case, is still alive and well.  One of Ashworth and Snape’s key findings was that, despite government intentions, it was the policy development and review roles that councils were most comfortable with running and that this had in practice become the main role of scrutiny.  Something they describe as ‘a salutary lesson of the triumph of local context over centrally prescribed structural solutions’.

What this history suggests is that for scrutiny to have a meaningful role, it must meet the needs not just of governance in a general sense, but of the local councils that support it.

Three New Roles:  Innovation, Regulation and Engagement

So how should scrutiny reflect its intended purpose while building on what has gone before and meeting the needs of local government in the current context?  I want to point at three things.

Innovation

I have posted before about scrutiny being a source of innovation .  While innovation becomes increasingly necessary for local government so scrutiny is a well placed and available resource for developing new ways of doing things.  I see the innovation role as being the natural successor to the policy development role although perhaps the need is greater.

Regulation

Scrutiny has always had an important contribution to make to performance management and to performance monitoring in particular.  The logical next step is for scrutiny to be performing many of the same functions that regulators do now; raising concerns where performance is poor, highlighting good practice and making recommendations for improvement.  Sure, much of this already happens but without the same weight as is carried by an external auditor or regulator.  If scrutiny can fill this role then there are savings to be made across government – in England new forms of peer regulation are being explored partly for this reason.  However, if this is to happen then scrutiny will need the confidence of both local and national government.  It will also need a greater degree of independence than it has now.

Engagement

Public engagement has long been an important aspiration of the scrutiny process and an important aspect of scrutiny practice.  What I am suggesting here is that scrutiny can be the point of engagement for the whole council.  All strategic consultation and engagement could be done through scrutiny ensuring both a single point of coordination for these activities and, perhaps more importantly, a single, recognised point of entry for the public.  Many of the skills are already available in scrutiny support teams and, as scrutiny is a councillor led function, routing engagement through scrutiny ensures that councillors are at the heart of strategic consultation and engagement.  I have carefully said ‘strategic consultation and engagement’; I don’t want to suggest that council services stop consulting and engaging with citizens as a part of their day to day.  One more important point here is that digital and social media will have an important part in play in ensuring that engagement is both effective and efficient.

What I have tried to think about here are the ways in which scrutiny can provide the maximum utility within reconfigured local councils while ensuring that good governance is still well served.  Or, to put it another way, how scrutiny can be all grown up.

Disclaimer:  These are my views, not the views of the City and County of Swansea.

Reference

1Ashworth, Rachel and Snape, Stephanie(2004) ‘An Overview of Scrutiny: A Triumph of Context over Structure’, Local Government Studies, 30: 4, 538 — 556